Все поступившие инвентаризационные материалы  подвергают тщательной проверке. Торговый отдел проверяет состояние товарных запасов, правильность их размещения и хранения, соблюдение сроков реализации, возможности зачета излишков в покрытие выявленных недостач при пересортице товаров и тары и т.п. Бухгалтерия проверят правильность цен, таксировку и подсчет итогов в инвентаризационной описи, о чем на последней ее странице должны быть отметка и подписи лиц, производивших такую проверку. Изучают причины и обстоятельства возникновения недостач и излишков товаров и тары и т.п.

    До  выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии ведут проверку, обработку последнего товарного отчета с приложенными первичными документами, на основании которых производят в регистры соответствующие записи; сверяют данные бухгалтерского натурально-стоимостного и складского учета товаров и тары по аналитическому счету заведующего складом, а также проводят сверку внутреннего перемещения товаров и тары между оптовыми складами, оптовым складом и розничными торговыми предприятиями, находящимися на одном балансе; производят сверку расчетов с основными поставщиками и покупателями и т.п. Данные бухгалтерского учета об остатках товаров и тары на дату инвентаризации должны быть точными и достоверными.

    Результаты  инвентаризации товаров и тары по продовольственным складам бухгалтерия должна вывести не позднее трех дней, а по непродовольственным складам — не позднее пяти дней после окончания инвентаризации. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. По результатам инвентаризации товаров, находящихся на ответственном хранении, принятые для реализации на условиях консигнации, составляют отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляют вручную или с использованием ЭВМ.

    Предварительно  в инвентаризационной описи по каждому наименованию товаров и тары отражают данные бухгалтерского натурально-стоимостного учета на дату инвентаризации. Сличение в инвентаризационной описи фактического наличия с данными бухгалтерского учета по каждому наименованию (номенклатурному номеру) товаров и тары позволяет выявить и записать в сличительную ведомость первоначальный результат: недостачи и излишки товаров и тары, с указанием наименования, характеристики, номенклатурного номера товарно-материальных ценностей, единицы измерения, количества и суммы. Выявленные недостачи товаров и тары должны быть списаны с подотчета заведующего складом, а излишки оприходованы в подотчет заведующего складом с учетом полученных результатов в сличительной ведомости.

    В первую очередь в сличительной ведомости производят взаимньй зачет выявленных излишков и недостач в результате пересортиц товаров и тары. Взаимозачет излишков и недостач производят в исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого материально ответственного лица, по одноименным товарам (таре) одной и той же товарной группе, имеющих сходство по внешнему виду и упакованных в одинаковую тару, в тождественных количествах по наименьшей цене при условии, что недостачи и излишки ценностей явились результатом ошибки (например, просчета).

    По  недостающим после взаимозачета товарам, по которым установлены  нормы естественной убыли, бухгалтер  составляет расчет естественной убыли товаров за межинвентаризационный период. Естественную убыль товаров отражают в сличительной ведомости в пределах фактической недостачи товаров соответствующего наименования и списывают за счет начисленного резерва на естественную убыль, а при его отсутствии или недостатке — на издержки обращения оптовых предприятий по покупным ценам.

    Окончательный результат инвентаризации—окончательные недостачи (излишки) товаров и тары по количеству и сумме, включая суммарные недостачи (излишки) по каждому их наименованию определяют следующим образом: из первоначальной недостачи (первоначальных излишков) товаров вычитают недостачи (излишки), участвующие во взаимозачете пересортиц, и естественную убыль товаров в пределах норм. Окончательные недостачи товаров и тары относят на виновных лиц и взыскивают по продажным ценам (с налогом на добавленную стоимость). Окончательные излишки товаров и тары приходуютв подотчет заведующего складом с отражением внереализационных доходов по покупным ценам.

    Сличительную  ведомость результатов инвентаризации товаров и тары по складу подписывает бухгалтер-составитель, главный бухгалтер предприятия, заведующий складом, председатель инвентаризационной комиссии. Все инвентаризационные материалы (инвентаризационную опись, сличительную ведомость, протокол инвентаризационной комиссии, заключения служб и отделов, письменное объяснение материально ответственных лиц) передают на рассмотрение руководителю оптового предприятия. Решение по результатам инвентаризации руководитель оптового предприятия утверждает приказом, в котором обязательно отмечают относится ли недостача к мелким и подлежит взысканию с виновных лиц или к крупным недостачам с привлечением виновных лиц к ответственности по закону.

    На  основании сличительной ведомости, утвержденной руководителем предприятия, результаты инвентаризации товаров и тары на складе отражают в регистрах стоимостного (журнале-ордере № 1) и натурально-стоимостного учета (карточках складского учета товаров и тары) в том отчетном периоде, в котором инвентаризация была закончена, а также в журнале-ордере № 10 по кредиту счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счета 83 «Доходы будущих периодов», субсчета 3 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

2.8.   НАТУРАЛЬНО-СТОИМОСТНЫЙ УЧЕТ ТОВАРОВ И ТАРЫ. ОТЧЕТНОСТЬ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ

    Возможность ведения натурально-стоимостного учета товарных запасов на оптовых складах обеспечивается документированием каждой хозяйственной операции по поступлению и выбытию товаров и тары. Первичные документы на поступление, реализацию, прочее выбытие товаров и тары содержат необходимую информацию для натурально-стоимостного учета товарных запасов.

    Организация натурально-стоимостного учета товарных запасов зависит от целей и задач их учета, контроля и управления ими, от оснащенности оптового предприятия техническими средствами и программными продуктами. В рыночной экономике сведения о товарных запасах необходимы в целом по предприятию, по отдельным группам и наименованиям для оперативного управления ими, для контроля за их наличием, движением и своевременным пополнением; для обеспечения их сохранности, оценки эффективности их использования и т.п.

    Оптовые предприятия натурально-стоимостный  учет товаров и тары ведут:

    *   по месту его организации: складской и (или) в бухгалтерии;

    *   по способу получения учетных данных: ручной и автоматизированный;

    * по видам: сортовой и партионный (в зависимости от способов хранения товаров по сортам (номенклатурным номерам) или партиями). Один и тот же способ применяется для складского учета и в бухгалтерии.

    Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод предполагает ведение складского учета сортовым или (и) партионным способом только на складе с использованием полученной информации в бухгалтерии после ее проверки. Способ ведения натурально-стоимостного учета товаров предприятия оптовой торговли закрепляют в приказе об учетной политике предприятия. Важнейшими принципами натурально-стоимостного учета товаров и тары, обеспечивающими достоверность и правильность полученной информации, являются:

    *   единство применяемых измерителей  и оценки товаров и тары  при их поступлении и выбытии;

    *   полнота и своевременность отражения  движения товаров и тары. Складской  учет товаров и тары ведет на ООО «Камень» заведующий складом,. При заключении договоров о материальной ответственности на работников склада возлагают обязанность ведения складского учета. Складской учет товаров и тары ведут на ООО «Камень» в натуральных измерителях в товарной книге или на карточках складского учета. Пронумерованную товарную книгу с указанием на последней странице количества страниц за подписью главного бухгалтера оптового предприятия заведующему складом выдают в бухгалтерии. Карточки складского учета регистрируют в специальном реестре с присвоением очередного порядкового номера в момент их открытия и хранят в картотеке.

    При сортовом способе отдельные аналитические счета на каждое наименование товаров по номенклатурным номерам открывают на карточках складского учета или на отдельных страницах товарной книги. По каждому аналитическому счету дают характеристику товара (тары): наименование, номенклатурный номер, протокол согласования цен, прейскурант, единица измерения, сорт, расфасовка, учетная цена, отпускная цена предприятия-изготовителя (импортера) без налога на добавленную стоимость и т. п. Входящие остатки записывают первой строкой на основании инвентаризационной описи на дату последней инвентаризации или переносят остатки на конец из предыдущего отчетного периода. Поступление и выбытие товаров и тары отражают в хронологическом порядке в день совершения операции на основании товарных (товарно-транспортных) накладных, документов на прочее выбытие товаров. После отражения каждой операции по той же строке указывают конечный остаток.

    При партионном способе, как на ООО «Камень» аналитические счета в регистрах складского учета открывают по каждой партии. Кроме того, на каждое наименование и сорт поступивших товаров в партии выписывают ярлык в одном экземпляре и прикрепляют на видное место товара. В складском ярлыке указывают полную характеристику товара, данные приходного документа, наименование поставщика и т.п. При отпуске товаров записи производят по каждой партии.

    На  оптовых предприятиях применяют, как  правило, сортовой способ учета товаров, поступающих от товаропроизводителей и посредников. Партионный способ применяют для учета товаров, ввезенных из-за пределов республики и учитываемых по фиксированным розничным ценам. Натурально-стоимостный учет товаров и тары в бухгалтерии. В бухгалтерии оптового предприятия натурально-стоимостный учет товаров тары могут вести вручную аналогично складскому. В конце месяца или на дату инвентаризации в товарной книге (или карточках) бухгалтер подсчитывает обороты, выводит остатки товаров и тары, сверяет их сданными складского учета и составляет оборотную ведомость по материальным счетам. Итоги по ведомости сверяют с итоговыми данными за отчетный период по поступлению, выбытию товаров и остатками товаров на конец отчетного периода в стоимостном выражении по аналитическому счету склада в ведомости № 1 по счету 41 «Товары».

    Оперативно-бухгалтерский, или сальдовый способ предполагает ведение только складского учета. Бухгалтер при приемке отчета от заведующего складом одновременно проверяет правильность разноски и выведения остатков в карточках складского учета или товарной книге. Правильность остатков товаров и тары бухгалтер подтверждает своей подписью с указанием даты проверки в графе «Отметка бухгалтерии». Натурально-стоимостный учет товаров в бухгалтерии не ведут. На 1 -е число месяца и на день инвентаризации на основании данных складского учета бухгалтер составляет сальдовую ведомость с указанием наименования и номенклатурного номера товаров, учетной цены, количества и стоимости товаров. Общие итоги товаров и тары в сальдовой ведомости сверяют с данными ведомости № 1 по соответствующему счету складу. Сальдовый способ учета значительно сокращает объем учетных работ и исключает дублирование натурально-стоимостного учета в бухгалтерии оптового предприятия записями складского учета.

    При автоматизированной обработке информации как на ООО «Камень» для натурально-стоимостного учета товаров и тары используют базу данных, сформированную при выписке товарных документов на поступление, реализацию и прочее выбытие товаров и тары. В оборотной ведомости натурально-стоимостного учета по каждому номенклатурному номеру показывают входящее сальдо, приход, расход и исходящее сальдо товаров. Формирование отдельных массивов данных по товарам, учитываемым по отпускным, фиксированным розничным ценам и т. п. позволяет получить дополнительную информацию о реализации и остатках этих товаров на конец месяца. Итоги оборотной ведомости аналитического натурально-стоимостного учета товаров и тары по складу сверяют с данными аналитического учета в стоимостном выражении по складу. Необходимость в ведении складского учета на карточках или в товарной книге отпадает.

    Отчетность  материально ответственных лиц—это способ контроля и экономической группировки данных о состоянии и движении хозяйственных средств предприятия, находящихся под материальной ответственностью. Заведующий оптовым складом (оператор ПЭВМ) составляет товарный отчет на основании приходных и расходных товарных документов в двух экземплярах в сроки, установленные руководителем предприятия. Сроки отчетности устанавливают с учетом объема совершаемых хозяйственных операций. На оптовых предприятиях заведующие складами составляют отчеты не реже одного раза в три дня, а при значительном документообороте — ежедневно. Для удобства работы на ПЭВМ практикуют раздельное составление приходных и расходных товарных отчетов.