Учет материально-производственных запасов

Акт о  приемке материалов используется и  для оформления поступивших материальных ценностей при отсутствии сопроводительных документов. Акт составляется комиссией, назначаемой руководителем организации, в двух экземплярах: первый экземпляр передают в бухгалтерию организации как основание для записей на счетах бухгалтерского учета и расчета сумм недостач или излишков; второй экземпляр направляют в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на выявленные при приемке излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы оформляются в день поступления материалов на склад организации. На склад поступают материальные ценности не только от поставщиков, но и из подразделений (цехов) организации от ликвидации основных средств, остатки, не использованные в производстве, отходы, забракованные изделия и т.д. Приход таких материалов на склад должен оформляться приходными накладными на внутреннее перемещение, содержащими те же обязательные реквизиты, что и приходный ордер, с указанием подразделения (цеха), склада, сдающего материалы.

Организация может приобретать материалы  через подотчетных лиц. В этом случае приказом (распоряжением) руководителя утверждается список лиц, которым разрешено приобретать материальные ценности за наличный расчет. Подотчетное лицо обязано передать материалы, приобретенные за счет наличных денег, выданных ему под отчет, на склад организации, где на принятые материалы на основании оправдательных документов, подтверждающих их покупку в магазине (счета и чеки), у других юридических лиц за наличный расчет (квитанции к приходному кассовому ордеру), у населения (акт, справка), составляется приходный ордер. Оправдательные документы прикладываются затем к авансовому отчету подотчетного лица и передаются им в бухгалтерию для отчета об израсходованных суммах.

Материалы, принятые на склад, отражаются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах. Если материал поступает в более крупных единицах измерения (тоннах), а расход — в более мелких (килограммах), то приход осуществляется в той единице измерения, которая принята в организации. В случае поступления материалов в одной единице измерения (например, по весу), а отпуск со склада—в другой (например, поштучно) приход и отпуск отражается в первичных документах, карточках складского учета и соответствующих учетных регистрах одновременно в двух единицах измерения.

Большая часть материалов отпускается со склада на производственные нужды в подразделения (цеха) организации, обслуживание оборудования, хозяйственные нужды. Возможны внутреннее перемещение материалов и в отдельных случаях передача или продажа излишних или ненужных материалов. Хозяйственные операции, связанные с отпуском материала со склада, оформляются первичными документами только лицами, утвержденными приказом (распоряжением) руководителя, списки и образцы подписей которых заранее передаются на склад.

Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада (из кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Отпуск  материалов, потребляемых регулярно  в течение месяца, оформляется  лимитно-заборными картами (форма  № М-8). Их выписывают в двух или трех экземплярах сроком на один месяц соответствующие подразделения организации на каждый склад отдельно. Само название документа свидетельствует, о том, что отпуск по нему допускается в пределах лимита, предварительно устанавливаемого отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) на основе разработанных норм расхода материалов и производственной программы по решению руководителя организации. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передают в подразделение организации — Потребитель материалов, другой — на склад. Третий экземпляр может быть использован (если это устанавливается организацией) для контроля соответствующим подразделением. Верхняя часть лимитно-заборной карты заполняется при ее выписке; нижняя часть заполняется заведующим складом (кладовщиком). После каждого отпуска рассчитывают остаток лимита, и в обоих экземплярах указывают дату и количество отпущенных материалов, подтверждаемые соответствующими подписями. В конце отчетного периода (месяца, квартала) лимитно-заборные карты сдают в бухгалтерию.

При отпуске  материалов сверх установленного лимита оформляется требование-накладная (форма № М-11), в котором проставляют штамп (надпись) «Сверх лимита» с указанием причин сверхлимитного отпуска материалов. Каждый такой расходный документ является свидетельством неэффективного использования материалов, вследствие которого увеличивается себестоимость выпускаемой продукции. Сверхлимитный отпуск материалов проводится только с разрешения руководителя организации.

Для оформления однократного, редко повторяющегося отпуска каких-либо материалов (один раз в месяц, квартал), его замены также используют требования-накладные (форма № М-11). Это разовый документ, основным реквизитом которого является количество затребованных и отпущенных складом материалов.

Накладная (форма № М-15) применяется для  учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории. Выписывают накладные в двух экземплярах. Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов тоже оформляется накладными.

Для сокращения числа первичных документов отпуск материалов со складов (из кладовых) в  производство можно оформлять непосредственно в карточках учета материалов на складе. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не заполняют, а списание проводится на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке их учета, где указывается шифр или наименование затрат.

Помимо  типовых форм первичной учетной  документации для отражения движения материалов организации могут применять  формы первичных документов, разработанных самостоятельно с учетом технологических особенностей производственного цикла или других обстоятельств, но при этом в первичных документах должны быть предусмотрены обязательные реквизиты, утвержденные руководителем организации.

Все первичные документы по приходу и расходу материалов со склада передаются в бухгалтерию по реестрам в сроки, установленные организацией и закрепленные в учетной политике организации (ежедневно, раз в неделю). В бухгалтерии их проверяют. Затем проводится таксировка документов, т.е. количество материалов умножают на их цену и получают сумму по каждой операции и в целом по документу.

Предпосылкой  достоверного отражения материалов является организация их учета непосредственно в местах хранения — на складах, в кладовых. Сначала бухгалтерия оформляет в одном экземпляре карточки учета материалов (форма № М-17) и передает их материально ответственному лицу, которое заносит в них данные по приходу и расходу материалов в местах хранения. Карточку оформляют на каждый номенклатурный номер материала. Верхнюю часть карточки (сведения о материале: сорт, размер, единица измерения, цена за единицу, норма запаса) заполняет ответственный бухгалтер. Нижнюю часть оформляет заведующий складом на основании приходных и расходных первичных документов. Каждой записи в карточке присваивают очередной порядковый номер с начала года, который проставляют на самом первичном документе, являющимся основанием для записи. После каждой записи (прихода, расхода) в карточке заведующий складом выводит остаток материалов на конец рабочего дня. В конце месяца расчетным путем определяют остаток материалов на складе. Этот остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня последней записи операции за текущий месяц.

Одним из основных принципов складского учета материалов является его ведение только в количественном выражении.

Работники бухгалтерии организации обязаны  систематически, но не реже одного раза в неделю (десятидневку), проверять  своевременность и правильность оформления первичных документов и записей в карточках складского учета непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц. Проверка остатков по каждой совершенной и проверенной бухгалтером операции подтверждается его подписью в карточке учета материалов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЁТ МАТЕРИАЛОВ 

2.1 Аналитический учет материалов. 

В практике бухгалтерского учета существуют различные  методы учета материалов, к которым  в первую очередь относится аналитический учет материалов. Аналитический учет обеспечивает контроль за движением и сохранностью материалов как по каждому наименованию, так и по каждому складу и материально ответственному лицу.

Метод учета предусматривает порядок  и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, сверку показателей. Различают следующие основные методы учета материалов, применяющиеся в настоящее время в российских организациях: количественно-суммовой учет, который ведется на основе оборотных ведомостей; оперативно-бухгалтерский (сальдовый) учет; компьютеризованная карточная и безкарточная система учета.

Первый  метод является одним из самых  ранних, он применяется с использованием оборотных ведомостей. Его суть состоит в том, что в бухгалтерии ведут карточки количественно-суммового учета, которые открывают на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов и в которых отражают движение материалов (приход и расход), а на складе учет движения материалов осуществляют только в количественном выражении. В карточках ежемесячно подсчитывают обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерии ежемесячно составляют оборотные ведомости по материалам отдельно по каждому складу (подразделению) и подсчитывают итоговые суммы по каждой странице, группам материалов в разрезе синтетических счетов и субсчетов и общий итог по складу (подразделению). На основании оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость в целом по организации. Отдельно учитывается движение и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяют  с данными синтетического учета материалов и данными карточек складского учета.

Одним из существенных недостатков этого метода является дублирование, поскольку одни и те же данные фиксируются и в бухгалтерии, и на складе.

Возможен  и другой вариант учета, при котором  все приходные и расходные  документы, поступившие в бухгалтерию, группируют в разрезе номенклатурных номеров, а в конце месяца подсчитанные на основе документов итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости. Эти ведомости составляют в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. При этом варианте трудоемкость немного снижается, но учет остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Рассмотренные методы учета движения материалов обязательно  требуют сверки данных бухгалтерского и складского учета производственных запасов.

При сальдовом  методе учета материалов в бухгалтерии  организации движение материалов отражают только в стоимостном выражении, обычно исходя из учетных цен, по соответствующим группам, синтетическим счетам и субсчетам. Отдельно ведут учет движения и остатков транспортно-заготовительных расходов.

На складе осуществляют количественный учет материалов в карточках складского учета. В конце месяца остатки материалов, подсчитанные в карточках учета в количественном выражении, кладовщик переносит в сальдовую ведомость (книгу) остатков материалов, которую открывает бухгалтерия по каждому складу на год. В сальдовой ведомости приводится вся номенклатура материалов по складу в разрезе групп и номенклатурных номеров с указанием единицы измерения и учетной цены. В бухгалтерии остатки таксируют, т.е. количество материала каждого номера умножают на учетную цену. Путем подсчета в сальдовой ведомости определяют сумму остатков материалов по их группам и в целом по складу, а затем и суммовой остаток по всем складам, имеющимся в организации, в целом на основе данных составленной сводной сальдовой ведомости. Данные сальдовых ведомостей и сводных сальдовых ведомостей ежемесячно сверяют с данными синтетического учета материалов в бухгалтерии.

Общим недостатком перечисленных методов  аналитического учета движения материалов является их построение по принципу децентрализации материального учета и возложение на материально ответственных лиц обязанности ведения карточек складского учета, когда основная их задача — контроль за сохранностью материалов, а не ведение документации, поскольку это функция бухгалтерии, в частности аналитический учет движения материальных ценностей.