Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей

    Учет  горюче-смазочных материалов целесообразно  организовать в разрезе следующих субсчетов:

    - субсчет 3-1 "Топливо на складах";

    - субсчет 3-2 "Топливо в баках  транспортных средств";

    - субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

    На  субсчете 10-3-1 "Топливо на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.

    Основанием  для записей по дебету субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

    При этом дебетуются:

    - субсчет 10-3-2 "Топливо в баках  транспортных средств" - на стоимость  отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

    - счета 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства  и хозяйства", 44 "Издержки обращения" - на стоимость отпущенных с нефтескладов (пунктов заправки) смазочных материалов.

    На  субсчете 10-3-2 "Топливо в баках  транспортных средств" учитывается  бензин и дизельное топливо, полученные водителями:

    - в виде талонов;

    - на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

    Субсчет 10-3-3 "Топливо по талонам" предназначен для учета талонов на бензин, дизельное  топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В  то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.

    Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:

    - субсчет 10-3-1-1 "Бензин на складе" - по маркам;

    - субсчет 10-3-1-2 "Дизельное топливо  на складе" - по видам;

    - субсчет 10-3-1-3 "Специальные масла  на складе" - по видам.

    Аналитический учет ведется по отдельным материально  ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

     2.2. Учет поступления ГСМ на предприятие

    Приобретение  ГСМ может производиться предприятием как за наличный расчет так и в безналичной форме.

    В первом случае ГСМ приобретаются  подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика - специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

    По  безналичному расчету горюче-смазочные  материалы приобретают в основном предприятия, имеющие достаточно большой  парк автомашин и собственные резервуары для хранения нефтепродуктов. Взаимоотношения между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов.

    Безналичная оплата может быть как прямой, так  и косвенной.

    Прямая  безналичная оплата - это форма оплаты магнитными и чиповыми картами, с помощью которых производится перевод денежных сумм с карты покупателя на счет АЗС по результатам отпуска топлива.

    Косвенная безналичная оплата представляет собой  форму оплаты нефтепродуктов на АЗС  магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.

    Для приобретения ГСМ по талонам организация  заключает договор купли-продажи  с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).

    Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

    Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов должен обеспечивать ведение  учета по видам ГСМ и местам их нахождения. Учет талонов на ГСМ  целесообразно организовать на счете 10 "Материалы".

    Аналитический учет ведется по видам бензина  и по материально ответственным  лицам.

    Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов, приобретенных по талонам, зависит  от момента перехода права собственности  на ГСМ к покупателю талонов, а  также от вида талонов. Они могут быть литровыми или стоимостными.

    Если  предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива  и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: ГСМ будут  отражаться по цене приобретения.

    Пример 1. Условиями договора с АЗС предусмотрен переход права собственности  на ГСМ в момент оплаты. Приобретены  талоны на 10 л бензина за 200,6 руб. (в том числе НДС - 30,6 руб.), которые  переданы водителям для заправки. На конец месяца в топливных баках бензина не осталось. В учете будут сделаны следующие записи:

    Дебет 60 Кредит 51 - 200,6 руб. - перечислен аванс специализированной организации;

    Дебет 10-3-3 Кредит 60 - 170,0 руб. - отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении;

    Дебет 19 Кредит 60 - 30,6 руб. - отражен НДС по полученным талонам;

    Дебет 68 Кредит 19 - 30,6 руб. - принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ;

    Дебет 71 Кредит 10-3-3 - 170,0 руб. - отражена выдача 70 талонов под отчет водителям;

    Дебет 10-3-2 Кредит 71 - 170,0 руб. - отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС;

    Дебет 20, 23, 26, 44 Кредит 10-3-2 - 170,0 руб. - списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов.

    Для отражения операций по специальным  карточным счетам в бухгалтерском  учете организации используется счет 55 "Специальные счета в  банках", к которому открывается  отдельный субсчет 55-4 "Банковские карты".

    При открытии специального карточного счета в бухгалтерском учете организации используется проводка:

    Дебет 55 "Специальные счета в банках", субсчет 55-4 "Банковские карты", Кредит 51 "Расчетный счет".

    Согласно  Положению N 266-П средства, списанные  со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты.

    Соответственно, оприходование материальных ценностей, оплаченных посредством корпоративной  карты, должно отражаться в учете как погашение задолженности подотчетного лица по списанным суммам.

    Поскольку корпоративная карта позволяет  распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать  аналогично денежным документам, для  отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, предназначен счет 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". В таком случае выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

    В соответствии с Планом счетов для  обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей или с другими счетами - в зависимости от характера произведенных расходов.

    Сумму НДС по ГСМ следует относить на возмещение расчетов с бюджетом на основании счета-фактуры, полученного  от специализированной организации по мере отпуска горюче-смазочных материалов, то есть при их фактическом получении предприятием (заправке в автотранспорт).

    В случае если договором заправки ГСМ  предусмотрено, что право собственности  переходит к покупателю в момент перечисления им платы за топливо и получения пластиковых карт, то стоимость таких пластиковых карт следует отражать на субсчете 10-3 "Топливо" в момент передачи пластиковых карт покупателям. В данном случае в договоре поставки ГСМ должно быть в обязательном порядке указано количество топлива, которое поставщик обязуется отпустить по пластиковым картам. То есть цены на ГСМ в данном случае являются фиксированными и не изменяются по истечении времени.

     2.3. Методы формирования фактической стоимости ГСМ

    Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться на субсчете 10-3 либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным ценам. Последний вариант оценки рекомендуется для средних и крупных организаций, что связано с большим количеством хозяйственных операций и документов, неотфактурованными поставками ценностей и с инфляционными процессами, влияющими на ценообразование, и т.д.

    Если  аналитический учет материальных ценностей  ведется по фактической себестоимости, то на счете 10 "Материалы" отражается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей в оценке по фактической себестоимости. При этом организации на отдельных аналитических счетах могут учитывать раздельно транспортно-заготовительные расходы для их контроля и правильности списания по направлениям использования ценностей.

    Если  же аналитический учет материальных ценностей ведется по планово-учетным  ценам, то их фактическая себестоимость  предварительно накапливается на счете 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", а отклонения (разница между стоимостью ценностей по учетным ценам и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 "Отклонение в стоимости материалов".

    Эти суммы отклонений в последующем  списывают по направлениям использования  материалов пропорционально их стоимости расхода (использования) по учетным ценам.

    Выбор одного из указанных методов учета  ГСМ должен в обязательном порядке  отражаться в учетной политике организации.

     2.4. Списание ГСМ в  производство

    Согласно  Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации организации при формировании своей учетной политики могут самостоятельно выбирать способ исчисления фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, исходя из 4 рекомендованных методов оценки запасов:

    - по себестоимости единицы запасов;

    - по средней себестоимости;

    - по себестоимости первых по  времени закупок - ФИФО;

    При списании ГСМ в состав расходов не может применяться способ списания по себестоимости единицы запасов, так как, согласно п. 17 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, вышеуказанный способ может использоваться только в отношении материально-производственных запасов, которые применяются организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасов, которые не могут обычным образом заменять друг друга.