Учет и аудит запасов организации

     - за счет занижения показателей  сдатчиков продукции;

     - излишне списывается сырье сверх  норм естественной убыли или  заменяется сырье более ценное  на менее ценное и др.

Подобные  нарушения не только приводят к крупным  хищениям денег и материальных ценностей, но и ухудшают качество выпускаемой  продукции. На государственных предприятиях такие злоупотребления встречались  довольно часто. Однако в настоящее  время на акционерных и частных предприятиях продолжают выпускать неучтенную продукцию, поскольку с сумм, полученных от ее реализации не нужно платить налог государству и дивиденды акционерам. Аудитор может столкнуться с такого рода злоупотреблениями при проведении проверки по поручению органа дознания, прокурора, следователя и суда по находящимся в их производстве делам и материалам о нарушении законодательства или по просьбе годового собрания акционеров. Следует подчеркнуть, что это наиболее сложная в аудиторской практике работа.

     На  аудиторской фирме, как правило, работают специалисты в области  учета и контроля. Между тем, для  подтверждения выводов бухгалтерской  ревизии, возникает необходимость  в организации экспертиз и  привлечения различного рода специалистов. Поэтому аудиторские фирмы могут привлекать для своей работы экспертов-специалистов, особенно при проведении аудиторских проверок по поручению следственных и судебных органов.

     Совершенствование учета и контроля наличия и  движения производственных запасов  предприятия на наш взгляд следует производить по следующим направлениям.

     Во-первых, упрощать оформление операций по приходу  и расходу товарно-материальных ценностей. Отпуск материалов в производство, где это целесообразно, можно  оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить и внутреннее перемещение ценностей. Упрощает учет и повышает контроль за использованием материалов отпуск их по  раскройным картам, комплектовочным ведомостям и др. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

     Во-вторых, исходя из требований рыночной экономики, совершенствовать методологию бухгалтерского учета материальных ресурсов. До настоящего времени нет единого мнения о классификации производственных запасов, их оценке в текущем учете, составе отклонений в стоимости материалов и т.д. До настоящего времени среди экономистов отсутствует единое мнение по организации учета тары. Нет единого подхода в начислении износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

     В-третьих, следить за тщательным и своевременным  проведением инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, которые имеют важное значение в сохранности материалов.

     Решение этих и других проблем позволит наладить более действенный и менее  трудоемкий учет и аудит за наличием, движение и использованием материальных ресурсов, а также достичь их экономии.

3.2. Анализ формирования  производственных запасов

     Объем и качество выпускаемой предприятием продукции определяется полнотой и  совместимостью обеспечения его  соответствующими производственными  запасами. Анализ материально-технического обеспечения предприятия следует начинать с изучения плана снабжения. При этом требуется выявить: по всей ли номенклатуре потребляемых материалов, сырья и технических средств имеется план снабжения; правильно ли определена потребность в материальных ресурсах; каковы намеченные источники покрытия потребностей; как доведен плат снабжения до цехов, участков и служб. Вначале проверяются наименования всех видов ценностей, включенных в план снабжения. Максимальным показателем здесь служит полное совпадение номенклатуры потребляемых ценностей с их перечнем, включенным в план снабжения. Минимальное необходимое требование к полноте плана по номенклатуре - это наличие в нем тех видов материальных ресурсов, которые обусловливают объем и ритм производства, а также особо дефицитных и новых, более прогрессивных видов, заменяющих устаревшие и менее эффективные.

     Количественной  характеристикой полноты плана  будет служить процентное отношение  суммы поступления тех ценностей, которые включены в план снабжения.

     На  основе плана снабжения определяется план завода (поставок) как за счет внутрисистемных, так и внешних централизованных фондов. План завода равняется общей  потребности в ресурсах, за исключением  внутренних источников ее покрытия. Исходя из этих данных, приводимых в плане снабжения, следует далее выделить соответствие выделенных фондов плану поставок. С этой целью целесообразно составить баланс обеспеченности предприятия фондами.

     Его можно построить по следующей  примерной форме (Таблица 3.1).

     Таблица 3.1.

     Баланс  обеспеченности предприятия фондами

     Выделенные  фонды следовательно не полностью  обеспечивали потребность в сырье  и материалах, отраженную в плане  поставок. При анализе плана снабжения  следует обратить внимание на ряд  других моментов, например, степень увеличения самозакупок, поступление местного сырья, использование отходов и т.д.

     Планирование  материально-технического снабжения  не исчерпывается составлением плана  по предприятию в целом. Планы  материально- технического обеспечения  должны иметь и производственные подразделения предприятия - его цеха, отделы и участки.

     После детального ознакомления с планом материально-технического обеспечения предприятия аннулируют ход и итоги его выполнения. Детальный анализ обеспеченности предприятия  всеми видами материальных ценностей - весьма трудоемкая и сложная работа, так как подавляющему большинству предприятий для изготовления продукции, ремонтных нужд, обеспечения рабочих инструментом, инвентарем и спецодеждой требуются самые разнообразные виды, марки, сорта и размеры материальных ценностей.

     В ЗАО «ЛЖБИ» используются материалы, сырье, запасные части, инструменты  десятков наименований. Анализировать  выполнение планов поступления по каждому  наименованию, типу, размеру, марке  и виду ценностей очень трудно. Поэтому детальный анализ за год, по кварталам, месяцам чаще всего производится лишь по тем видам ценностей, которые практически определяют рост и совершенствование производства, лимитируют производственную деятельность, являются особо дефицитными или прогрессивными, экономически наиболее выгодными для предприятия. Такой анализ начинается с изучения поступления материальных ресурсов, затем анализируются организационные формы и виды снабжения предприятия в целом, выясняется влияние снабжения на производственную деятельность предприятия и, наконец, исследуются организация, ход и результаты обеспечения цехов, отделов и участков.

     Выполнение  плана по объему поступления ценностей  характеризуется соотношением фактического их поступления за данный период к  количеству по плану, номенклатуре, ассортименту и видам ценностей. При этом в счет реализации плана по номенклатуре засчитывается фактическое поступление не более запланированного.

     Рассмотрим  поступление сырья и основных материалов (Таблица 3.2) в отчетном году.

     Из  этих данных видно, что в целом план (в денежном выражении) поступления сырья и материалов выполнен только на 96% (15 800 * 100% / 16 460), поступления сырья и материалов по отдельным видам превышали план, по другим отставали, что не могло сказаться на ходе производства и на стоимости продукции.

     Анализируя  выполнение плана по качеству поступивших  материалов, выясняют соответствуют  ли поступившие ценности условиям на них, нормам, стандартам.

     Таблица 3.2.

     Поступление сырья и основных материалов 

     Качество  поступивших ценностей определяется по результатам лабораторных исследований, по актам приемки, претензиям к поставщикам, по итогам анализа причин брака в  производстве, по причинам, зависящим  от поставщиков.

     Анализ  пропорциональности обеспечения производства (Таблица 3.3) ведется путем сопоставления удельных весов отдельных поступивших видов ценностей с их удельным весом в плане снабжения по данной группе, виду материальных ресурсов.

     Фактически  инструментов поступило на 20 тысяч  рублей меньше, чем было предусмотрено планом. Кроме того, резко нарушена пропорциональность из поступления в худшую сторону. Так вспомогательного инструмента оказалось в 2 раза больше плана, а основного, режущего лишь 45% общего количества, вместо плановых 60%. Несколько более запланированного поступило и материального инструмента. Нарушение пропорциональности в снабжении инструментами привело к тому, что производство режущего инструмента получило меньше плана на сумму

     Таблица 3.3.

     Анализ  пропорциональности обеспечения

     производства 

     около 1 60 тысяч рублей в то время как  излишек вспомогательного инструмента  выразился в сумме 1 26 тысяч рублей.

     Анализ  материально-технического обеспечения  нельзя ограничивать рамками предприятия  в целом. Объем и ритмичность производства зависят от своевременности и полноты обеспеченности материальными ресурсами непосредственно рабочих мест, участков и цехов. Задача анализа обеспеченности поэтому состоит и в том, чтобы изучить организацию и ход обеспечения необходимыми ресурсами всех звеньев производства. И чем чаще осуществляется такой анализ, чем оперативнее его выводы и предложения, тем большую роль он играет в развитии и совершенствовании хозяйственной деятельности предприятия. При полном анализе снабжения цехов, участков и рабочих мест изучаются формы, источники, объем, своевременность и комплектность обеспечения соответствующих подразделений сырьем, материалами, полуфабрикатами, энергией, паром, инструментом, спецодеждой и другими видами необходимых для них средств производства. Подобный анализ во многом схож с анализом обеспечения производства в целом. Анализ материально-технического обеспечения производства нельзя ограничивать только выявлением показателей, характеризующих выполнение или невыполнение плана, изучать мероприятия, проводимые для устранения причин, которые мешают успешному выполнению плана.