Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке  в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

     Инвентаризации  подлежат также товары, которые еще  не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

     Инвентаризация  товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся  на складах других организаций, заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

     На  счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

• по находящимся в пути товарам - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
• по отгруженным товарам - копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
• по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

     Предварительно  должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

     На  товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и  на отгруженные, но не оплаченные в  срок покупателями, составляются отдельные  акты по форме ИНВ-4. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица.

     В случае перехода права собственности  на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании  балансового счета "Товары отгруженные"), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

     При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное  хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в  которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

     Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи  на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

     В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

     Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия  товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению  бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

     Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

     Инвентаризация  в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем  торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной  торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

     Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.

     Перед началом инвентаризации рабочая  инвентаризационная комиссия обязана:

• опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;
• проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
• убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
• снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;
• получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;
• получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

     Для ускорения проведения инвентаризации рекомендуется использовать товарные ярлыки, которые составляются материально-ответственными лицами на каждый вид товара.

     При инвентаризации штучных товаров  может применяться следующий  порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу. Работники торговой организации  подбирают одноименные товары в  порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.

     Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются  сличительной ведомостью результатов  инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.

     После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

     По  результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров  относится в доход предприятия:

     Дебет 41 "Товары"

     Кредит 91-1 "Прочие доходы".

     Недостача товаров отражается записью:

     Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"  
Кредит 41 "Товары".

     В налоговом учете на основании  подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее  НК РФ):

     Для целей налогообложения расходы  в виде недостачи материальных ценностей  в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники  которых не установлены, принимаются  в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 256 НК РФ, в составе внереализационных средств, не связанных непосредственно с производством и реализацией.

     В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден  уполномоченным органом государственной власти.

     При этом в учете, суммы превышения недостачи  над излишками списываются на финансовые результаты, и делается следующая проводка:

     Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

     Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей".

     После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки товаров.

3. Методические аспекты учета движения товаров в торговой организации

     Для учета товаров и их движения в  Плане счетов бухгалтерского учета  хозяйственно-финансовой деятельности организаций, утвержденном Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, предусматривается счет N 41 "Товары", к которому могут быть открыты субсчета, отражающие специфику двух основных форм реализации товаров - оптом или в розницу:

     - субсчет "Товары на складах";

     - субсчет "Товары в розничной торговле".

     Торговые  предприятия, основной целью которых  является оптовая продажа, ведут  учет товаров по покупным ценам, обеспечивая  получение информации о товарных запасах не только в стоимостном  выражении, но и в количественном.

     Принятие  товаров к учету на основании полученных от поставщиков сопроводительных документов отражают в учете следующими проводками:

     Д-т  сч. 41 "Товары", субсчет "Товары на складах", К-т сч. 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" - на сумму, указанную в счете поставщика;

     Д-т  сч. 19 "НДС по приобретенным ценностям", субсчет "По приобретенным товарам", К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму НДС  от стоимости товаров, указанной  в счете поставщика.

     Для учета поступления товаров на предприятиях розничной торговли используется активный счет 41 "Товары", субсчет "Товары в розничной торговле". Оборот по дебету этого счета показывает общую стоимость товаров, поступивших в торговое предприятие, оборот по кредиту - выбытие товаров; дебетовое сальдо отражает остаток товаров на начало или конец отчетного периода. Учет товаров, принятых на ответственное хранение или на комиссию, ведется на забалансовых счетах 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" или 004 "Товары, принятые на комиссию".

     В розничной торговле товары могут  учитываться по покупным или по продажным  ценам. Избранный предприятием вариант  учетной цены товаров фиксируется  в приказе об учетной политике. В любом случае в учетную цену не включается НДС, уплачиваемый поставщикам при приобретении товаров.

     Если  учет товаров ведется по покупным ценам, то принятие к учету поступивших  от поставщика в магазин товаров  отражается проводкой, аналогичной  той, которая составляется на оптовом  предприятии. Налог на добавленную  стоимость, уплачиваемый поставщикам, фиксируется отдельно на счете 19 "НДС по приобретенным ценностям", при этом может быть использован субсчет "НДС по приобретенным материально-производственным запасам", предложенный Планом счетов, утвержденным Минфином России. Но, на взгляд автора, удобнее ввести дополнительный субсчет "НДС по приобретенным товарам", так как торговые предприятия приобретают также и материалы. Кроме того, целесообразным может быть ведение отдельного субсчета к счету 19 для отражения НДС, уплаченного по услугам производственного характера: