Учет движения материальных ценностей

Перед сдачей складских экземпляров лимитно-заборных карт производится сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров  карт, которые находятся у получателей  материальных ценностей. Проведенная  сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется  оформлять отпуск материалов в  Карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет  возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или  иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись «Сверх лимита».

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – «план – карта». В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться требование – накладная (форма №М-11), накладная (форма №М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

ü   наименование материала;

ü   количество материала, его цена и общая сумма;

ü   назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск  материалов со склада организации в  случае их продажи производится складскими работниками на основании  Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

ü   сторонним организациям на основании договоров и других документов;

ü   хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый  экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12), утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке  грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной  установлен еще совместной Инструкцией  Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса  РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно  пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке  грузы, которые не оформлены товарно-транспортными  накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя  отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

ü   наименование получателя груза;

ü   наименование груза;

ü   количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

ü   род упаковки;

ü   способ погрузки и разгрузки;

ü   время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех  случаях, когда в ТТН «Сведения  о грузе» нет возможности перечислить  все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить  накладную по форме №ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что  в качестве товарного раздела  приложена специализированная форма, без которой ТТН считается  недействительной и не должна применяться  для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также  для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если  на одном автомобиле перевозятся  грузы нескольким получателям, то ТТН  выписывается на каждую партию груза  каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если  же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют  право проверять сведения, указанные  в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый  экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН  вручаются шоферу, из них:

второй  экземпляр сдается грузополучателю  и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий  экземпляр прилагается к счету  за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного  предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для  учета транспортной работы.

При сдаче  груза шофер предъявляет три  экземпляра ТТН грузополучателю, который  удостоверяет в накладной прием  груза своей подписью и печатью  (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного  и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.