Учет движения материальных ценностей

На практике нередки случаи, когда при приеме материальных ценностей материально-ответственным лицом выявляется несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика. В такой ситуации приходный ордер формы №М-4 не составляется, а составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный  акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в  обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых  с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные  подотчетными лицами. Принятие к учету  таких материалов производится в  общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение. Такими документами могут выступать накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет  движения материалов на складе по каждому  сорту, виду и размеру, ведется в  Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Более подробно с вопросами, касающимися материально-производственных запасов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Материально-производственные запасы».

Прием и получение товара.

Выше  мы говорили о том, что к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, наряду с сырьем, материалами, иными активами, принимаются и товары.

Основанием  для отражения операций по поступлению  товаров являются Унифицированные  формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее - Постановление №132).

Согласно  пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в  организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача  товара покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки и перевозки товара. Это  могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать  непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить товаросопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

ü   от места приемки;

ü   от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

ü   от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному - в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если  склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

ü   номер и дата выписки;

ü   наименование поставщика и покупателя;

ü   наименование и краткое описание товара;

ü   количество товара;

ü   цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если  товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться  по количеству мест, массе брутто или  по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если  количество и качество товара соответствуют  данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная  и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров  и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество  составляемых экземпляров акта и  комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются  следующие документы:

- Акт об установленном  расхождении по  количеству и качеству  при приемке товарно-материальных  ценностей (форма  №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

- Акт об установленном  расхождении по  количеству и качеству  при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3), составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите  внимание!

Если  в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

То  есть при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель  торговой организации обязан:

·   приостановить приемку;

·   обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;

·   вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему  не позднее 24-х часов, а в случае несоответствия при приемке скоропортящихся товаров – немедленно.

Для учета  товарно-материальных ценностей в  местах хранения товаров Постановлением №132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11), заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Поступление объектов основных средств.

Основные  средства представляют собой материально-вещественные ценности, используемые в производственном процессе и с течением времени переносящие свою стоимость на продукцию, производимую с их помощью, путем начисления амортизационных начислений.

Правила формирования в бухгалтерском учете  организации информации об основных средствах установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н.

В том  случае, если на склад организации  поступают объекты основных средств, то для их учета применяются иные формы первичной учетной документации.

Постановлением  Госкомстата Российской Федерации  от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету основных средств» (далее - Постановление №7). Государственный комитет по статистике Российской Федерации утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в  эксплуатацию предусмотрены, в частности, следующие документы:

·   Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

·   Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты  утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Акт о приеме–передаче основных средств  состоит из трех разделов.

Первый  раздел заполняется на основании  данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются дата ввода  в эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма  начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется.

Второй  раздел заполняет организация –  получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает  в нем первоначальную стоимость объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений.