Учет денежных средств в кассе организации

  Записи по счету 50 «Касса» производятся на основании отчетов кассира (Приложение 2), приходных и расходных кассовых ордеров (Приложения 3,4).

Процесс бухгалтерского учета кассовых операций в ООО «ПОРТ РЯЗАНЬ» состоит из следующих этапов:

1. составление первичных учетных документов, отражающих осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
2. регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
3. систематизация и обработка первичных учетных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самих первичных учетных документах);
4. отражение в хронологическом порядке в кассовой книге осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;
5. перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

Наконец, учетный процесс  предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем сопоставления  данных бухгалтерского учета с фактическим  остатком наличных денежных средств в кассе организации.

В декабре 2011 года организацией были отражены все хозяйственные  операции, связанные с движением  денежных средств в кассе, после  чего проведена переоценка основных средств и инвентаризация. Бухгалтерские  записи по счету 50 «Касса» представлены в таблице 2.

Аналитический учет денежных средств в кассе организации  ведется в разрезе каждой кассы  всех пристаней, для которых открываются  субсчета второго порядка.

В Приложениях 6,7,8 представлены оборотно-сальдовые ведомости по счету 50.1 «Касса» соответственно за 2009, 2010 и 2011 год. Сальдо на начало и конец  каждого из указанных периодов не превышало установленного лимита кассы. В 2009 году через кассу организации  прошли почти 7-миллионные обороты денег  по дебету и кредиту. В 2010 году наблюдается  спад деятельности, обороты по дебету и кредиту не достигают и 2 миллионов  рублей. В 2011 году обороты почти по 5000000 рублей. При этом в 2009 году большая  часть оборота денежных средств  кассы пошла на оплату заработной платы, а в 2010-2011 годах – большая  доля принадлежит краткосрочным  займам.

Денежные средства на хозяйственные  нужды организации выдаются на срок 60 календарных дней. Лица, получившие деньги под отчет из кассы, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  указанного срока предъявить в бухгалтерию  организации авансовый отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (Приложение 1).

2.3. Лимит кассы организации  в 2011-2012 году

В соответствии с правилами  все предприятия независимо от формы  собственности должны хранить свои денежные средства в учреждениях  банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые  они получены: на выдачу заработной платы, командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая  может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе до 2012 года устанавливался обслуживающим банком всем предприятиям и организациям независимо от формы собственности и деятельности. Сумма на конец дня свыше лимита подлежала сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливался банком по согласованию с предприятием в размере, необходимым для обеспечения нормально работы предприятия. Определялся он исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит наличных утверждают на год. Для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу  на год.

Если у фирмы стандартный  рабочий день, скажем с 9.00 до 19.00, и  отделение банка или почты  расположено не очень далеко, то выручку можно сдавать ежедневно. В подобном случае банк устанавливает  такой лимит, чтобы предприятие  смогло нормально работать с утра следующего дня.

Цель предприятия - отвоевать себе как можно больший лимит. А банк уже решает, можно ли пойти фирме навстречу.

Расчет лимита остатка  кассы составляют в двух экземплярах. Каждый из них подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Далее  их подписи заверяют печатью предприятия. Один экземпляр Расчета остается в бухгалтерии, другой же отвозят  в банк на согласование.

Свои выводы кредитная организация записывала в разделе «Решение учреждения банка». Здесь указывают сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку. Подписывает разрешение руководитель банка. Наказания за то, что фирма не согласовала с банком лимит, законодатели не предусмотрели. Однако в таком случае лимит автоматически приравнивается к нулю. Это означает, что если в кассе на конец рабочего дня останется хотя бы один рубль, то его необходимо сдать в банк. Иначе лимит остатка будет превышен.

ООО «ПОРТ РЯЗАНЬ» имеет  расчетный счет в филиале ООО  КБ «Газэнергопромбанк» в г. Рязани, р/с 40702810400020001652. 11 января 2011 года банком был утвержден лимит кассы  в размере 10000 рублей (организация  испрашивала данную сумму лимита). Расходование выручки из кассы разрешено  на выплату заработной платы и  пособий социального характера. командировочные расходы, покупку  канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря, оплату ГСМ и срочных  работ. Срок сдачи выручки – при  образовании сверхлимитного остатка  в кассу банка в 12.00 (Приложение 9).

С 1 января 2012 года лимит кассы  утверждался руководителем предприятия, но остался неизменным в сумме 10000 рублей.

2.4. Инвентаризация кассы

Согласно Порядка ведения  кассовых операций, а также Положений  по инвентаризации (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина №49 от 13.06.95 г.)), должна регулярно проводиться  инвентаризация кассы в целях  проверки соблюдения правил хранения денежных средств и документов, правильности ведения кассовой документации, выявления  излишков и недостач.

Инвентаризация кассы  – это подсчет знаковых денежных средств и других ценностей в кассе, учитываются все деньги, ценные бумаги, денежных документов (это могут быть авиабилеты, талоны на бензин и пр.).

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия.

В ООО «ПОРТ РЯЗАНЬ»  инвентаризация денежных средств проводится перед сдачей годового отчета. Все  условия определяются приказом руководителя, что прописано в Учетной политике предприятия (Приложение 1).

Приказ о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, определяющим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также состав комиссии; подписывается руководителем; вручается представителю комиссии, регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

Комиссия проводит проверку фактического наличия денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе путем полного пересчета и составляет акты по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

В заголовочную часть акта включена расписка материально ответственного лица.

Акт в 2 экземплярах подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй — материально ответственному лицу. При смене материально ответственного лица акт составляется в 3-х экземплярах.

В заголовочную часть акта включена расписка материально-ответственного лица.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей  в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

В декабре 2011 года была проведена  инвентаризация кассы ООО «ПОРТ  РЯЗАНЬ» и выявлена недостача 500 рублей, списанная на счет 94 «Недостачи от потери или порчи ценностей».

3. РАЗРАБОТКА МЕР ПО  ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ УЧЕТА  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Типичные ошибки и  нарушения в учете кассовых  операций

К типичным ошибкам и нарушениям по учету кассовых операций можно  отнести:

1. В обязательных случаях не проводилась инвентаризация кассы, в том числе:
1. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме случаев проведения инвентаризации после 1 октября;
2. при смене материально ответственных лиц;
3. при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
4. при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусм<span class="Lis