Учет денежных средств в кассе организации

После заключения договора, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором  должны быть выгравированы номер  и сокращенное наименование организации  или ее фирменный знак. Образцы  оттисков пломбира заверяются руководителем  подразделения инкассации. Один экземпляр  заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при передаче им ценностей, а второй в кассовое подразделение кредитной  организации для осуществления  контроля при приеме денег от инкассаторов. [19, с. 204]

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться  сумки, организация предоставляет  в подразделение инкассации. Количество сумок выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумки выставляется порядковый номер. К каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью  кассир организации выписывает препроводительную  ведомость.

Первый экземпляр препроводительной  ведомости вкладывается в сумке; Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении  им сумки; Третий экземпляр (копия препроводительной  ведомости) остается у кассира. Третий экземпляр препроводительной ведомости  с подписью и печатью инкассатора  служит основанием для составления  бухгалтером расходного кассового  ордера (Форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Перед получением ценностей  инкассатор предъявляет кассиру  организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение  ценностей, явочную карточку и сумку. Кассир организации предъявляет  оттиск пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной  ведомости.

Инкассатор принимает  сумку с ценностями с проверкой  целости упаковки, наличия целых  и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости  и передает кассиру организации  порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет  соответствие суммы указанной в  явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной  ведомости, затем на копии препроводительной  ведомости ставит печать, дату приема сумки и расписывается.

Для учета зачисления на расчетный счет денежных средств, выданных из кассы организации, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм (например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

 

1.2. Документирование кассовых операций и ведение кассовой книги

 

Основанием для отражения  в учетных регистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций. [11]

Документы являются основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где  работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

1. проверяют правильность оформления документов, их соответствие законодательству, характеру совершаемых операций, а так же наличием необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
2. оформляют приходных и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
3. получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные блинками кассовых документов;
4. регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных расходных документов;
5. передают кассиру приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными или распорядительными документами.

Документы заполняются в  одном экземпляре четко и ясно, чернилами, шариковой ручкой или  печатаются. Все исправления, помарки  или подчистки не допускаются.

Приходный кассовый ордер  заполняется одновременно с квитанцией, являющейся его частью, подписывается  главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Квитанция выдается только послу получения денег.

Расходный кассовый ордер  оформляется на основании платежных  ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней документов, регистрируются в журнале после их выдачи. Подписывается  руководителем и главным бухгалтером  или лицом уполномоченным на это.

Прием и выдача наличных денег по кассовым ордерам может  производится только в день их оформления. Выдача приходных и расходных  ордеров или заменяющих их документов на раку лицам, вносящим или получающим деньги запрещается.

Кассир при получении  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

1. проверяет наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи руководителя;
2. проверят правильность оформления документов;
3. проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает документы  в бухгалтерию для переоформления.

В случае соблюдения всех требований и соответствия документов кассир принимает  наличные деньги. Проверяет платежеспособность денег в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России, которые утверждены Положением Центрального Банка Российской Федерации от 09 октября 2002 г. № 199 - П. Полученная сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись, заверяет печатью кассира. Квитанция к приходному ордеру, подписанная  главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью кассира или  оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги. Приходные  ордера или заменяющие их документы  немедленно после получения или  выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью «оплачено» с указанием даты.

Наличные деньги, не подтвержденные приходным ордером, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег  из кассы производится по расходным  кассовым ордерам или надлежаще  оформленным другим документам с  наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового  ордера. Документы должны быть подписаны  руководителем главным бухгалтером  или лицом уполномоченным на это. В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходному кассовому ордеру документах, заявлениях, счетах, имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. В случае соблюдения этих требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир:

1. требует документ, удостоверяющий личность получателя. Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии имени и отчества получателя указывается фамилия имя отчество лица которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.
2. записывает наименование и номер документа, когда и кем он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка может быть написана получателем собственноручно, шариковой ручкой и с указанием точной полученной суммы (прописью пишутся рубли и копейки).
3. выдает деньги получателю.

После завершения операции кассир обязан подписать расходные  кассовые ордера а приложенные к  ним документы погасить штампом  или надписью «оплачено» с указанием даты.

Выдача денег может  также производиться по платежным  ведомостям и без составления  расходного кассового ордера. На титульном  листе платежной ведомости делается разрешительная подпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия  или лиц уполномоченных на это.

В аналогичном порядке  могут выдаваться денежные средства на разовые нужды, а так же выдача депонированных сумм и денег под  отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Выдача денег из кассы, неподтвержденной распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма  считается недостачей и взыскивается с кассира.

На предприятиях, имеющих  большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата труда, выплаты социальных пособий  могут производиться несколькими  кассирами или доверенными лицами. В таком случае старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую  для расходных операций сумму  наличных денег под расписку в  книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В конце рабочего дня кассиры  обязаны отчитаться перед старшим  кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге  учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В обязанность кассира  входит ведение кассовой книги (Форма  №КО - 4).Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются  в кассовой

книге.

Правила ведения кассовой книги:

1. Кассовая книга у предприятия только одна;
2. Кассовая книга должны быть прошнурована, пронумерованы страницы и опечатаны на последней странице;
3. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярам через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой;
4. Каждый лист состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают пополам. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые - отрывные, используются как отчет кассира и до конца дня не отрываются. И первые, и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами;
5. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера;
6. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу;
7. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итог операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и переедет в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной листок с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

 

1.3 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте

и на валютных счетах

 

Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. Кассам устанавливаются  лимиты в иностранной валюте. Они  должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков  и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных  документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность  и платежеспособность по имеющимся  контрольным материалам, а также  полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается  наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки  от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг  разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в  доллары осуществляется по рыночному  курсу, информация о котором присылается  банком в кассу. Таблица пересчета  должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача  выдается обычно в валюте платежа. С  согласия покупателей сдача может  быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета  наличия и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 "Касса" открывают  соответствующие субсчета.

Организации имеют право  открывать валютные счета на территории Российской Федерации в любом  банке, уполномоченном Центральным  банком на проведение операций с иностранными валютами.

 

1.4. Бухгалтерский учет кассовых операций

 

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе  предприятия используется активный счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает  на наличие суммы свободных денег  в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие  наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы»  и др.

Субсчет 50-1 предназначен для  учета денежных средств в кассе  организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, к счету 50 должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной иностранной  валюты.