Учет денежных средств и денежных документов в кассе предприятия

      Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) на выплату заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5). Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

      По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

      - в платежной (расчетно-платежной)  ведомости против фамилий лиц,  которым не выданы деньги, поставить  штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

      - составить реестр депонированных  сумм;

      - в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.  Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № КО -3»[21. c. 62]

      В бухгалтерии проверяются отметки, сделанные кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитываются выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

      Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (форма КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

      Кассовую  книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

      Таким образом, кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

      1) оформляются первичные документы по приходу и расходу;

      2) первичные документы регистрируются  в журнале регистрации приходных  и расходных документов;

      3) на основании первичных документов  кассир производит записи в  кассовую книгу (под копирку  в двух экземплярах). В ней ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;

      4) кассир передает в бухгалтерию  в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

      Учет  денежных средств в кассе ведется  на активном счете 50 «Касса», к которому могут быт открыты субсчета:

      1. «Касса организации»;                     

      2. «Операционная касса»;            

         3. «Денежные документы» и др.           

      На  счете 50-1 «Касса организации» учитывают  денежные средства в кассе. Если проводятся кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      По  дебету счета 50 отражается поступление  денежных средств в кассу, а по кредиту - выбытие денежных средств  из кассы.

      На  счете 50-2 «Операционная касса» учитываются  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.

      На  счете 50-3 «Денежные документы» отражаются находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и путевки, марки государственной пошлины и др. в сумме фактических затрат на их приобретение.

      Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Данные этих ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов, который ведется по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет о поступивших и выбывших документах.

      Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным приказом ЦБ РФ от 22.09.93 № 40, и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

      В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров должна быть организована внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.  Для проведения ревизии приказом руководителя назначается комиссия, которая по результатам проверки составляет акт, где указываются излишки или недостачи, а также виновные в нарушении Порядка ведения кассовых операций.

      Выявленная  недостача денег взыскивается с кассира, излишки приходуются в кассу с зачислением их в доход организации.   

1.3. Учет операций по расчетному счету и другим счетам в банках 

      Независимо  от организационно-правовых форм и  сферы деятельности организации обязаны хранить свободные денежные средства в банках.

     Расчеты по обязательствам с другими организациями, как правило, проводятся в безналичном порядке через банки или другими способами, устанавливаемыми ЦБ РФ в соответствии с законодательством РФ.

      Безналичные расчеты осуществляются посредством перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

      В зависимости от местонахождения  поставщика и покупателя безналичные расчеты разделяют на иногородние и одногородние (местные).

      Иногородними  называют расчеты между организациями, обслуживаемыми учреждениями банка, которые находятся в разных населенных пунктах, а одногородними — расчеты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, которые находятся в одном населенном пункте.

      Статьей 862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ от 12.04.01 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (далее — Положение ЦБ РФ) предусмотрены безналичные расчеты платежными поручениями, по инкассо, по аккредитиву, чеками.

      Формы безналичных расчетов выбираются организациями  самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых с банками. В рамках безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие их банки и банки-корреспонденты.

      Все операции по банковским счетам проводятся только на основании расчетных документов. Расчетный документ — это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение:

      - плательщика — о списании денежных  средств со своего счета и  перечислении их на счет получателя;

      - получателя — о списании денежных средств со счета плательщика и перечислении на счет, указанный покупателем.

      Расчеты платежными поручениями. Платежное поручение — это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Это наиболее распространенная форма расчетов.

      Платежными  поручениями могут перечисляться  денежные средства: за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды, в целях возврата (размещения кредитов и займов) депозитов и уплаты процента по ним и т.д. В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

      Платежные поручения составляются на бланке формы 0401060 и принимаются банком независимо от наличия средств на счете плательщика. Если на счете достаточно денег для удовлетворения всех предъявленных требований, средства списываются со счета в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.

      Аккредитивная форма расчетов. Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее — банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить такие полномочия другому банку (далее — исполняющий банк).

      Аккредитив  предназначен для расчетов с одним  получателем средств. Условиями  аккредитива может быть предусмотрен акцепт уполномоченного плательщиком лица.

      Плательщик  представляет обслуживающему банку  аккредитив на бланке формы 0401063.

      Расчеты чеками. Чек — это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми оно вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

      Порядок и условия использования чеков  в платежном обороте регулируются частью второй ГК РФ, а в части, им не урегулированной, — другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

      Чек оплачивается плательщиком за счет чекодателя, который не вправе отозвать чек до истечения установленного срока  для его предъявления к оплате. Представление чека в обслуживающий чекодержателя банк для получения платежа считается предъявлением чека к оплате.

      Плательщик  по чеку обязан удостовериться всеми  доступными ему способами в подлинности  чека. Порядок возмещения убытков, возникших вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, регулируется законодательством.

      Бланки  чеков являются бланками строгой  отчетности и хранятся в порядке, установленном нормативными актами ЦБ РФ. В соответствии с Положением ЦБ РФ могут применяться чеки, выпускаемые кредитными организациями.

      Расчеты по инкассо. Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк-эмитент по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от должника платежей. Для таких расчетов банк-эмитент вправе привлекать исполняющий банк.

      Расчеты по инкассо ведутся на основании  платежных требований, которые оплачиваются по распоряжению плательщика (с акцептом) или без такового (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, которые оплачиваются в бесспорном порядке.

      Платежные требования и инкассовые поручения  предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика  через банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя).