Счета и двойная запись

Пример. От подотчетного лица поступили  на склад материалы на сумму 2000 руб., остаток подотчетной суммы (100 руб.) он сдал в кассу. Бухгалтерская проводка по этой операции:

Дебет счета «Материалы»............................................2000 руб.  
Дебет счета «Касса»........................................................100 руб.  
Кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».....2100 руб.

Бухгалтерские проводки составляют на самом документе, которым оформляется  хозяйственная операция, в ведомости  или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных  бланках (мемориальных ордерах).

Мемориальный ордер - это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

МЕМОРИАЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ № 1  
запись за январь 200_ г.  
3 января 200_ г.

Основание (ссылка на документы или  содержание операции)	По дебету счета	По кредиту счета	Сумма, руб.
По приходному кассовому ордеру № 1	«Касса»	«Расчетные счета»	10000
Итого			10000

Главный бухгалтер (ПОДПИСЬ)

Для облегчения записей каждому  счету присваивается определенный номер (шифр), поэтому при составлении  бухгалтерских проводок указывают  не наименование счетов, а их номера (счет «Касса» -№ 50, счет «Расчетные счета» - № 51).

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т.е. записывают по определенной системе. Отражение  хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета называется систематической  записью (регистрацией).

Наряду с систематической используется и хронологическая запись, т.е. регистрация  хозяйственных операций в той  последовательности, в какой они  совершаются. Различия в экономическом  содержании операции при этом не учитываются. Хронологическая запись ведется  для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций. В хронологическом порядке ведутся регистрационные журналы, кассовые книги и другие регистры.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ за январь 200_ г.

Порядковый номер мемориального  ордера	Дата ордера	Сумма по мемориальному  ордеру, руб.
1	3 января	10000
2	4 января	10000
3	4 января	20000
4	5 января	5000
	Итого	45000

В данном регистрационном журнале  отражены все операции, по которым  составлены бухгалтерские доводки  и мемориальные ордера.

Общий итог (45000 руб.) равен итогам дебетовых  и кредитовых оборотов по счетам. Следовательно, на счетах все операции отражены в  правильных суммах.

Синтетический и аналитический  учет

Рассмотренные счета бухгалтерского учета, как правило, соответствовали  статьям баланса. На них отражались обобщенные (синтетические) данные об имуществе и обязательствах организации. Счета, на которых имущество организации, ее обязательства и хозяйственные  процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими. К ним  относятся счета «Основные средства», «Материалы», «Уставный капитал», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и  др. Учет, осуществляемый на синтетических  счетах, называется синтетическим. Он ведется только в денежном выражении.

Для оперативного руководства хозяйственной  деятельностью, а также контроля за сохранностью имущества обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и др.). Помимо данных об общей сумме задолженности перед рабочими и служащими нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности. Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.

Счета, на которых отражаются детальные  данные по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций  и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических  счетах, называется аналитическим.

Аналитические счета открываются  в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду имущества, обязательств организаций и процессов. Следовательно, между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем. Остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета. Каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету или кредиту синтетического счета, отражают в той же сумме соответственно на дебете или кредите нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета.

Прямую связь между синтетическими и аналитическими счетами можно  рассмотреть на следующем примере.

На начало месяца за подотчетными лицами числилась задолженность  в 10000 руб., в том числе за Ивановым - 3000 руб., Петровым - 2500 руб., Сидоровым - 4500 руб. В кассе находилось 100000 руб., запасы сырья и материалов составили 150000 руб.

В течение месяца проведены следующие  операции:

1. Поступили на склад материалы, оплаченные Ивановым из подотчетной суммы,-2000 руб;
2. Получен в кассу от Иванова остаток подотчетной суммы - 1000 руб.;
3. Согласно авансовому отчету Сидорова приходуются оплаченные им из под-отчетной суммы материалы на 4500 руб.;
4. Выдан из кассы аванс подотчетным лицам:
• Иванову А.В. ...........................................2000 руб.
• Сидорову М.К. ........................................3500 руб.

По первой операции 2000 руб. следует  записать в дебет счета «Материалы»  и в кредит счета «Расчеты с  подотчетными лицами». Одновременно эту  же сумму заносят в кредит аналитического счета Иванова. Тем самым показывают, что материалы поступили именно от Иванова, и списывают числящуюся за ним задолженность по подотчетной  сумме. Остальные операции следует  отражать также одновременно на синтетических  и аналитических счетах.

СИНТЕТИЧЕСКИЕ СЧЕТА 

Счет «Материалы»
Дебет		Кредит
Сальдо	150000
1)	2000
3)	4500
Оборот	6500	Оборот	-
Сальдо	156500

Счет «Касса»
Дебет		Кредит
Сальдо	100000
2)	1000	4)	5500
Оборот	1000	Оборот	5500
Сальдо	955000

Счет «Расчеты с подотчетными лицами»
Дебет		Кредит
Сальдо	10000
		1)	2000
		2)	1000
4)	5500	3)	4500
Оборот	5500	Оборот	7500
Сальдо	8000

АНАЛИТИЧЕСКИЕ СЧЕТА 

Счет Иванова
Дебет		Кредит
Сальдо	3000
		1)	2000
4)	2000	2)	1000
Оборот	2000	Оборот	3000
Сальдо	2000

Счет Петрова
Дебет		Кредит
Сальдо	2500
Оборот	-	Оборот	-
Сальдо	2500

Счет Сидорова
Дебет		Кредит
Сальдо	4500
4)	3500	3)	4500
Оборот	3500	Оборот	-
Сальдо	3500

После подсчета оборотов и выявления  конечного сальдо на синтетических  и аналитических счетах подтверждается вывод о прямой связи между  синтетическими и аналитическими счетами. Действительно, начальное сальдо синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» (10000 руб.) равно сумме начальных  остатков всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (3000 + + 2500 + 4500). Дебетовый оборот синтетического счета (5500 руб.) равен сумме дебетовых  оборотов всех аналитических счетов (2000 + 0 + 3500), а кредитовый оборот (7500 руб.) - сумме всех кредитовых оборотов (3000 + 4500). Конечное сальдо синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» (8000 руб.) равно сумме конечных сальдо всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (2000 + 2500 + 3500).

Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кредиту  синтетического счета, отражается в  той же сумме соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических  счетов, открытых в дополнение к  своему синтетическому счету.

Не все синтетические счета  требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми (счета «Касса», «Расчетные счета» и др.). Счета, которые  требуют ведения аналитического учета, называются сложными (счета «Расчеты с подотчетными лицами», «Основные  средства» и др.).

Некоторые сложные синтетические  счета непосредственно связаны  с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп.

Например, в дополнение к синтетическому счету «Расчеты с подотчетными лицами»  открываются аналитические счета  на каждое подотчетное лицо. Так  же обстоит дело и со счетами «Расчеты с персоналом по оплате труда» и  др.

Однако такое простое построение аналитического учета не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета  состоят из нескольких групп аналитических  счетов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитического учета  называются субсчетами. Субсчет - это  промежуточное учетное звено  между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый из субсчетов объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь, объединяются одним синтетическим счетом. Иногда субсчета называют счетами второго  порядка, в то время как синтетические  счета называются счетами первого  порядка. Связь между синтетическим  счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере  счета 10 «Материалы».

В дополнение к этому синтетическому счету открывают следующие субсчета:

1. «Сырье и материалы»;
2. «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
3. «Топливо»;
4. «Тара и тарные материалы»;
5. «Запасные части»;
6. «Прочие материалы»;
7. «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
8. «Строительные материалы»;
9. «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и др.

В свою очередь, в дополнение к каждому  субсчету открываются аналитические  счета на каждый конкретный вид материалов (мука, сахарный песок, шпагат, марля  и т.п.).

Количество групп счетов аналитического учета может быть большим, чем  это показано по счету 10 «Материалы».

Например, если у организации будет  несколько материальных складов, то нужно сначала открыть аналитические  счета для каждого склада, затем - по видам материальных ценностей.

Количество групп счетов аналитического учета зависит в основном от сложности  хозяйственной деятельности организации, целей и задач учета. Синтетические счета конкретизируются в аналитических счетах. Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь, поскольку на них на основании тех же документов отображаются одни и те же операции, но с разной степенью детализации: на синтетическом счете отражается общая сумма, а на его аналитических счетах - частичные суммы. 
Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами проявляется следующим образом. 
1. На счетах синтетического и аналитического учета остаток (сальдо) размещается на одной и той же стороне счета. 
2. Если дебетуется или кредитуется синтетический счет, то все равно дебетуются или кредитуются его аналитические счета. 
3. Каждую операцию на счетах синтетического учета записывают общей суммой, а на соответствующих аналитических счетах - частными суммами. 
4. Сумма остатков (сальдо) и оборотов по всем аналитическим счетам должен равняться остатка (сальдо) и оборотам, соответственно, синтетического счета. Отсутствие такого равенства свидетельствует о наличии ошибок в бухгалтерских записях, которые необходимо найти и немедленно исправить. 
Как видим, аналитический учет имеет важное не только познавательное, но и контрольное значение. Его показатели необходимы менеджерам для управления запасами и сбытом готовой продукции, а финансистам - для анализа дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых результатов по центрам ответственности. Точность и достоверность показателей аналитического учета периодически сверяют путем проведения инвентаризации. 
Для нужд экономического анализа и оперативного управления необходимо иметь более широкую информацию о хозяйственных средства, их источники и хозяйственные процессы, чем это может обеспечить синтетический учет. В этом случае прибегают к дополнительному группировки однородных аналитических счетов в пределах синтетического счета для получения обобщенных показателей. Такая группировка осуществляется посредством субсчетов. Так, на синтетическом счете "Производственные запасы" аналитические счета группируются по субсчетам: "Сырье и материалы", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Строительные материалы", "Запасные части" и др.. синтетический счет "Расчеты с разными дебеторамы "включает субсчета" Расчеты по выданным авансам "," Расчеты с подотчетными лицами "," Расчеты по начисленным доходам "и тп Итак, взаимосвязь синтетического и аналитического учета является результатом вертикального разреза информационной системы бухгалтерского учета, состоящий из приведенных выше уровней: синтетические счета, субсчета, аналитические счета.