Счета и двойная запись

Счета и двойная запись

Понятие о счетах бухгалтерского учета

Непрерывное текущее наблюдение и  контроль за хозяйственными операциями и за изменениями в составе имущества и источников его формирования осуществляются с помощью системы счетов бухгалтерского учета.

Счета открываются на каждый экономически однородный вид имущества, источников его формирования и хозяйственных  операций в соответствии с классификацией объектов учета (счета «Касса», «Расчетные счета», «Основные средства», «Уставный  капитал» и др.). Счет имеет форму  двусторонней таблицы с указанием  «Дебет» и «Кредит»*.

* Дебет - в переводе с латинского означает «он должен», поэтому дебитор - это должник или заемщик; кредит - «он верит, доверяет», поэтому кредитор - это заимодатель, т.е. лицо, давшее деньги или другие ценности другому лицу. В настоящее время слова «дебет» и «кредит» превратились в простые термины, обозначающие стороны счета (дебет - левая, а кредит - правая сторона счета).

В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различают  активные и пассивные счета бухгалтерского учета.

Счет.........................  
(наименование счета)  
Дебет Кредит

Активные счета предназначены для учета имущества организации (счета «Касса», «Расчетные счета», «Основные средства» и др.).

Пассивные счета предназначены для учета обязательств организации (источников формирования имущества организации) (счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и др.).

Запись на счетах начинают с указания начального остатка, или начального сальдо* имущества, либо источников его  формирования. При этом в активных счетах начальный остаток отражается по дебету, а в пассивных - по кредиту  счета.

*Сальдо - слово итальянского происхождения, означает «расчет». Применяется для обозначения разницы между дебетом и кредитом на начало и конец периода.

Затем на счетах отражают все операции, вызывающие изменения начальных  остатков. Суммы, увеличивающие начальный  остаток, записывают на стороне остатка, а суммы, уменьшающие начальный  остаток, — на противоположной стороне. Следовательно, в активных счетах увеличение будет отражаться по дебету счета, а  уменьшение — по кредиту; в пассивных, наоборот, увеличение - по кредиту счета, уменьшение - по дебету. Если сложить  суммы всех операций, записанных на сторонах счета, то получаются обороты  счета. Итоговая сумма, записанная по дебету счета, называется дебетовым, а по кредиту  счета - кредитовым оборотом. При подсчете оборотов начальный остаток не учитывается.

Конечный остаток (конечное сальдо) по счету определяют, прибавляя к  начальному остатку оборот той же стороны счета и вычитая из полученного итога оборот противоположной  стороны. Конечный остаток записывают на той же стороне, что и начальный  остаток. Следовательно, для установления конечного сальдо в активных счетах к начальному сальдо прибавляют оборот по дебету и вычитают оборот по кредиту. Новый остаток записывают по дебету счета, но возможно, что его не будет.

В пассивных счетах для определения  конечного сальдо к начальному остатку  прибавляют оборот по кредиту и вычитают оборот по дебету. Новый остаток  отражают по кредиту счета; возможно, что его не будет. Если первоначального  остатка не было, то сальдо на конец  отчетного периода находят вычитанием из большего оборота меньшего. Записывают его на той стороне счета, на которой  была отражена сумма большего оборота.

Схема строения активных и пассивных  счетов такова:

Активный счет		Пассивный счет
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Начальное сальдо			Начальное сальдо
Увеличение (+)	Уменьшение (-)	Уменьшение (-)	Увеличение (+)
Конечное сальдо			Конечное сальдо

Помимо счетов для учета имущества  организации (активных) и источников его формирования (пассивных) в бухгалтерском  учете существуют активно-пассивные  счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники  его формирования.

Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое либо кредитовое) и с  двусторонним сальдо (дебетовое и  кредитовое одновременно). Счетом с односторонним сальдо является счет «Прибыли и убытки». Если у организации суммы доходов превысили суммы расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо счета будет кредитовым (прибыль является источником формирования имущества и отражается в пассиве баланса). Если, наоборот, суммы доходов меньше сумм расходов, то разница между ними показывает убыток и сальдо по счету будет дебетовым.

К активно-пассивным счетам с двусторонним развернутым сальдо относится счет «Расчеты с разными дебиторами и  кредиторами». Сальдо по дебету этого  счета означает дебиторскую, а сальдо по кредиту - кредиторскую задолженность. Расчеты с дебиторами и кредиторами  объединяют на одном счете для  того, чтобы не открывать разные счета для организаций и учреждений, которые могут быть в разное время  дебиторами и кредиторами.

В данном активно-пассивном счете  записи по дебету могут иметь разное значение: либо увеличение дебиторской, либо уменьшение кредиторской задолженности. Разное значение имеет и запись по кредиту счета: либо увеличение кредиторской, либо уменьшение дебиторской задолженности.

Приведенная нами схема счета является упрощенной - на практике используются счета более сложной формы. Счета  открывают и ведут в книгах, карточках и на свободных листах. Самая распространенная форма счета  такова:

Счет (наименование)
Дебет				Кредит
Проводка		Содержание оперции	Сумма, руб., коп.	Проводка		Содержание оперции	Сумма, руб., коп.
Дата	№ документа			Дата	№ документа

 

Для учета материальных ценностей  пользуются счетом другой формы, в который  помимо денежных измерителей вносят натуральные показатели.

Сущность и значение двойной записи на счетах

При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяйственных операций, каждая операция вызывает равновеликие изменения в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива  баланса не нарушается. При отражении  операций на счетах, органически связанных  с балансом и открываемых на основе его статей, каждая хозяйственная  операция также будет вызывать двойные  и равновеликие изменения. Это позволяет  отражать хозяйственные операции на счетах способом двойной записи.

Сущность двойной записи состоит  в том, что каждая хозяйственная  операция отражается в одинаковой сумме  по дебету и кредиту разных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого  и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской статьей. Бухгалтерские  статьи часто называют бухгалтерскими проводками, бухгалтерскими записями, реже — счетными формулами. Составить  бухгалтерскую проводку — значит указать, на какую сторону каких  счетов нужно записать сумму операции.

Сущность двойной записи можно  рассмотреть на примере операций по изменению баланса. Для этого  на основании каждой статьи начального баланса (табл. 3.1) необходимо открыть  отдельные счета.

Первая операция. Получено с расчетного счета в банке в кассу для  выдачи заработной платы рабочим  и служащим 10000 руб.

Активные счета				Пассивные счета
Счет «основные средства»				Счет «уставный капитал»
дебет		кредит		дебет		кредит
Сальдо	50000					Сальдо	60000
Оборот	-	Оборот	-	Оборот	-	Оборот	-
Сальдо	50000					Сальдо	60000
Счет «Материалы»				Счет «расчет по краткосрочным  кредитам и займам»
дебет		кредит		дебет		кредит
Сальдо	20000					Сальдо	20000
3)	20000					4)	5000
Оборот	20000	Оборот	-	Оборот	-	Оборот	5000
Сальдо	40000					Сальдо	25000
Счет «Касса»				Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
дебет		кредит		дебет		кредит
Сальдо	1000					Сальдо 10000
1)	10000	2)	10000	4)	5000	3)	20000
Оборот	10000	Оборот	10000	Оборот	5000	Оборот	20000
Сальдо	1000					Сальдо	25000
Счет «Расчетные счета»				Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда»
дебет		кредит		дебет		кредит
Сальдо	29000					Сальдо	10000
		1)	10000	2)	10000
Оборот	-	Оборот	10000	Оборот	10000	Оборот	-
Сальдо	19000					Сальдо	-

Операция вызывает изменение на счетах «Касса» и «Расчетные счета». Оба они являются активными счетами, поскольку на них отражается имущество  организации. Денежные средства в кассе увеличились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в дебет счета «Касса» (увеличение в активных счетах отражается по дебету счета). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в кредит счета «Расчетный счет» (уменьшение в активных счетах отражается по кредиту счета). Следовательно, по первой операции нужно сделать следующую запись:

Дебет счета «Касса»  
Кредит счета «Расчетные счета» } 10000 руб.

На основании составленной бухгалтерской  проводки 10 000 руб. записывают в дебет  счета «Касса» и кредит счета  «Расчетные счета» (запись обозначена цифрой 1, соответствующей номеру операции). По первой хозяйственной операции счета  «Касса» и «Расчетный счет» оказались  взаимосвязанными (корреспондирующимися).

Вторая операция. Выдана из кассы  заработная плата рабочим и служащим в размере 10000 руб.

По операции корреспондируются  два счета: «Касса» и «Расчеты с персоналом по оплате труда». Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет «Касса» надо кредитовать на 10 000 руб. Одновременно происходит уменьшение сальдо на пассивном счете «Расчеты с персоналом по оплате труда», который надо дебетовать. Бухгалтерская проводка будет иметь вид:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда»  
Кредит счета «Касса» } 10000 руб.

Следовательно, 10000 руб. записывают в  дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и в кредит счета  «Касса».

Третья операция. Поступили от поставщиков  материалы на сумму 20000 руб. По операции корреспондируются счета «Материалы»  и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счет «Материалы» активный, запасы материала увеличиваются, поэтому  он будет дебетоваться на 20000 руб. Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  пассивный, задолженность перед  поставщиками увеличивается, он будет  кредитоваться на сумму 20000 руб. По третьей  операции будет составлена следующая  бухгалтерская проводка:

Дебет счета «Материалы»  
Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» } 20000 руб.

В соответствии с проводкой записывают 20000 руб. в дебет счета «Материалы»  и в кредит счета «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками».

Четвертая операция. Оплачена задолженность  поставщикам за счет кредитов банка  на 5000 руб. По этой операции корреспондируются  два счета: «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  является пассивным, так как его  остаток отражает источник обязательства  организации. Задолженность перед  поставщиками уменьшается, уменьшение в пассивном счете отражается по дебету счета, поэтому счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  надо дебетовать на 5000 руб. Счет «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»  является пассивным. Остаток его увеличивается на 5000 руб., поэтому счет надо кредитовать на указанную сумму. Следовательно, по четвертой операции должна быть составлена следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  
Кредит счета «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» } 5000 руб.

На основании составленной проводки 5000 руб. заносят в дебет счета  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и в кредит счета «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам» (запись обозначена цифрой 4).

После отражения всех операций на счетах подсчитывают обороты и выводят  конечные сальдо счетов. Они полностью  совпадают с суммами аналогичных  статей баланса, составленного после  отражения всех операций (табл. 3.5).

Приведенные операции, так же как  и в балансе, охватывают все возможные  типы изменений на счетах бухгалтерского учета: изменения только в активных счетах, только в пассивных счетах, в активных и пассивных счетах в сторону увеличения, в активных и пассивных счетах в сторону  уменьшения.

Все рассмотренные хозяйственные  операции отражались в равной сумме  по дебету одного и по кредиту другого  счета. Итог дебетовых оборотов всех счетов должен быть равен итогу кредитовых оборотов. Действительно, в примере  сумма итогов дебетовых и кредитовых оборотов получилась равной и составила 45000 руб. Нарушение равенства свидетельствует  об ошибке в учете. Следовательно, с  помощью двойной записи можно  обнаружить ошибки в бухгалтерских  записях, в этом состоит ее контрольное  значение.

Вместе с тем двойная запись имеет большое познавательное значение, так как показывает, откуда (или  за счет каких источников) поступили  средства и куда они направляются. Например, корреспонденция счетов показывает, что деньги поступили в кассу  с расчетного счета. По корреспонденции  можно установить экономический  смысл, содержание каждой хозяйственной  операции.

Дебет счета «Касса»  
Кредит счета «Расчетные счета» } 10000 руб.

Составление бухгалтерских статей (проводок). Хронологические и систематические  записи. Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской  обработке.

Одним из этапов бухгалтерской обработки  документов является запись корреспондирующих  счетов по каждой операции, отраженной в документе, т.е. составление бухгалтерских  проводок - контировка. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отражаемой хозяйственной операции, называется, как уже отмечалось, бухгалтерской проводкой (статьей, счетной формулой, бухгалтерской записью). Различают простые бухгалтерские проводки, в которых корреспондируются только два счета (все составленные ранее проводки - простые), и сложные, в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.