Принципы признания и учета дебиторской и кредиторской задолженности

         Удержания из сумм начисленной  оплаты труда списывают с кредита  соответствующих  счетов в дебет  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

         Пример: В сентябре 2009 г. менеджеру отдела снабжения Милюковой Е.Ф. была начислена заработная плата в размере 24 000 – 00 руб. и произведено удержание налога на доходы физических лиц в размере 3 120 – 00 руб. Кредиторская задолженность ООО «РеалФинансстрой» перед сотрудницей по заработной плате на конец сентября 2009 г. составила 20 880 – 00 руб.

         Учет расчетов с  подотчетными лицами – счет 71. Активно-пассивный  синтетический счет 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. По подотчетным суммам у предприятия возникают расчетные взаимоотношения с работниками.  Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещенного перерасхода.

         На выданные под  отчет суммы счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетами учета  денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц  в дебет счета 50 «Касса».  Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

         Пример: ООО «РеалФинансстрой» за 9 месяцев 2009 г. выдало под отчет Соценко Н.И. денежные средства в сумме 8 670 – 06 руб., и имело перед своей сотрудницей кредиторскую задолженность в сумме 72 – 52 руб. на начало 2009 г. Соценко Н.И. возвратила за 9 месяцев 2009 г. в кассу предприятия денежные средства в размере 8 471 – 95 руб. и предоставила авансовый отчет о расходе 125 – 59 руб. выданных денежных средств под отчет. Таким образом на 30.09.2009 г. у ООО «РеалФинансстрой» перед Соценко Н.И. нет ни дебиторской ни кредиторской задолженности. (72,52 + 8471,95 + 125,59 – 8670,06 = 0)

  1.5.Налоговые аспекты списания кредиторской задолженности

         Списанные по истечении  срока исковой давности суммы  кредиторской задолженности в соответствии с пунктом 18 статьи 250 главы 25 НК РФ включаются в состав внереализационных доходов предприятия, то есть увеличивают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

         Не увеличивают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль списываемые с учета организации суммы кредиторской задолженности перед бюджетами различных уровней, списанных и (или) уменьшенных иным образом в соответствии с законодательством Российской Федерации или по решению Правительства Российской Федерации. Это установлено подпунктом 21 пункта 1 статьи 251 НК РФ.

         Если организацией не оплачены поставленные товарно-материальные ценности, оказанные работы и услуги, то суммы «входного» НДС с их стоимости не могут быть отнесены на расчеты с бюджетом на основании положений пункта 1 статьи 172 главы 21 НК РФ. Кроме наличия счетов-фактур для зачета необходим факт оплаты ценностей (работ, услуг).

         Таким образом, до списания сумм кредиторской задолженности в  части поставленных ценностей (оказанных  услуг, выполненных работ), суммы  «входного» НДС должны числиться  на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

         В этом случае согласно пункту 12 ПБУ 10/99 такие суммы могут  быть отнесены к внереализационным  расходам предприятия, как суммы  дебиторской задолженности, по которой  истек срок исковой давности, или  других долгов, нереальных для взыскания. 

         1.6. Инвентаризация дебиторской  и кредиторской задолженности и отражение ее результатов в учете

         Для обеспеченности достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств. Периодичность, условия, при которых проведение инвентаризации обязательно, порядок отражения излишков и недостач определены ст. 12 Федерального закона от 211.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а так же п.п. 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета.

         В обязательном порядке  инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности.

         Проведение инвентаризации расчетов требует особой профессиональной подготовки от специалистов. Эта процедура  является одним из важнейших условий  правильного управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Инвентаризации расчетов проводится с целью:  
               1. документального подтверждения наличия дебиторской задолженности и обязательств;

         2. установления сроков их погашения; 

         3. уточнения оценки.

         Порядок проведения инвентаризации расчетов регламентируется п.п. 3.44 - 3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 и оформляются унифицированными формами № ИНВ-22 «Приказ о проведении инвентаризации», №  ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», приложение к форме № ИНВ-17 «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по состоянию на ________ г.» (Приложение №№ 1-3).

         Одной из задач инвентаризационной комиссии является документальная проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

         О состоянии расчетов организации с другими хозяйствующими субъектами можно судить на основании  данных аналитического учета по счетам учета расчетов. Выявленное по каждому контрагенту дебетовое сальдо составляет дебиторскую задолженность, кредитовое сальдо - обязательство. Их показывают в бухгалтерском балансе развернуто: в активе в разделе «Оборотные активы» и пассиве в разделах «Долгосрочные обязательства», «Краткосрочные обязательства». 
Член инвентаризационной комиссии обязан установить:

         • причины и виновников образования задолженности; давность ее возникновения и реальность получения;

         • не пропущены ли сроки исковой  давности;

         • какие меры принимались для погашения задолженности;

         • проводились ли встречные проверки;

         • составлялись ли акты сверки взаиморасчетов;

         • наличие графиков погашения задолженности  и писем, в которых дебиторы признают свою задолженность;

         • велась ли претензионно-исковая работа;

         • осуществлялся ли контроль исполнения договорных обязательств.

         Согласно п. 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской и дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности списываются на финансовые результаты организации. В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года.

         Несвоевременное списание кредиторской задолженности может  быть расценено налоговыми органами (внешними пользователями отчетности) как сокрытие внереализационных доходов организации. Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на финансовые результаты организации. Проверке должны быть подвергнуты счета расчетов. Списание задолженности оформляется приказом руководителя и следующими бухгалтерскими записями:

         а) Д-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

            К-т счетов 62, 76.

         б) Д-т счета 63 «Резервы по сомнительным долгам»;

            К-т счетов 62, 76.

         Организация-кредитор списывает дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой  давности, на финансовые результаты или за счет резерва по сомнительным долгам (если создание этого резерва предусмотрено учетной политикой). Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом, где будет числиться в течение пяти лет с момента списания, для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

         Для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности должников, и для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, предназначен забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

         В соответствии с  п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета организация может создавать  резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и  гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам.