Порядок учета расходов с подотчетными лицами НА ПРИМЕРЕ ООО«Сарстрой»

Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков  справочной информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

На основании введенных  проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой  период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться  по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа  формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной  книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

В программе существует режим  формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того, программа имеет  функции сохранения резервной копии  информации и режим сохранения в  архиве текстовых документов.

Работа пользователя, как  и в любой другой аналогичной  программе, начинается с настройки  плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы.

Рассмотрим процесс реализации услуги в программе 1С:Бухгалтерия подробно:

заходим в меню «Документы», выбираем «Учет товаров, реализация», затем «Акт об оказании услуг». На экране появляется окно:

С помощью нажатия на клавишу  Enter двигаемся по разделам открывшегося окна (если использовать мышь, то можно пропустить какой-либо раздел). Попадаем на закладку «Заказчик», открывается список контрагентов.

В списке нажимаем кнопку Insert (левую кнопку мыши), чтобы открыть новую строку. Здесь можно выбрать, кому мы оказываем услугу: физическое лицо, юридическое лицо, прочая организация. В зависимости от выбранного контрагента заполняем остальные поля карточки.

Далее возвращаемся к акту об оказании услуг и переходим  к разделу договор. В этом разделе  выбираем договор, на основании которого оказывается услуга. Для этого кнопкой Insert открываем строку в таблице и выбираем вид услуги

Теперь опять возвращаемся к нашему акту и заполняем строки количество (обычно это часы или  месяцы), цена, сумма без НДС, с  НДС, итого с НДС. В результате получаем заполненный акт об оказании услуг

Проведение операции сопровождается проводкой Дт 62.1 Кт 90.1.1.

Чтобы выделить НДС, нужно  сформировать счет-фактуру. Для этого  заходим в меню «Журналы» и  выбираем «Реализация», затем выбираем услугу, по которой надо сформировать счет-фактуру и нажимаем кнопку «Действие» и «Ввести на основании». В появившемся окне «Выбор вида документа» выбираем счет-фактуры выданные и нажимаем кнопку ОК. В появившемся окне ничего не заполняем, а нажимаем снова ОК. Если по данной операции была предоплата, то внизу документа в графе «К платежно-расчетному документу» заполняем номер и дату документа, по которому была осуществлена предоплата. В результате получаем заполненную счет-фактуру

Выделенный НДС оформляется  проводкой Дт 90.3 Кт 68.2.

Для автоматического ведения  учета необходимо, чтобы в договорах  контрагентов стояла галочка у графы  «Использовать документы по договорам  для автоматического формирования книги покупок и книги продаж». Если галочка поставлена, то после  формирования всех счетов-фактур 1 раз  в месяц формируется регламентный документ «Формирование книги продаж». Если галочки нет, тогда книга  продаж заполняется вручную, что  существенно осложняет работу бухгалтера и занимает довольно много времени.

Также в ООО «Сарстрой» применяется программа связи с налоговой инспекцией по Internet - программа «Спринтер». Данная программа позволяет существенно сэкономить время бухгалтера, ведь не для кого не секрет, что в налоговой инспекции всегда огромные очереди в период сдачи отчетности. Данная программа позволяет бухгалтеру отправлять сформированную отчетность инспектору не тратя время в очередях.

 

3. Порядок учета расходов с подотчетными лицами НА ПРИМЕРЕ ООО «Сарстрой»

3.1 Первичный учет  расчетов с подотчетными лицами

бухгалтерский отчетность синтетический автоматизация

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Сарстрой» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку. В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа  руководителя определяется служебное  задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное  удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы,  чеки ККМ, товарные чеки и  оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также  фамилии, имена и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет-фактура.  Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

 

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный номер (ИНН)

· заводской номер ККМ;

· порядковый номер чека;

· дата и время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак фискального  режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной  операции

· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном  и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

 

· порядковый номер счёта-фактуры  и дата выписки;

· наименование продавца в  соответствии с учредительными документами;

· идентификационный номер  продавца (ИНН);

· наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

· идентификационный номер  покупателя (ИНН);

· наименование товара (работы, услуги);

· стоимость (цена) товара (работ, услуг);

· налоговая ставка;

· сумма налога на добавленную  стоимость;

· страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

3. Третий вид - итоговая  документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной  документации

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому  отчету отражает неиспользованную  сумму и возвращает её в  кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

 Однако для уменьшения  налогооблагаемой базы по налогу  на прибыль расходы без первичных  документов не принимаются. Согласно  п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие  суммы включают в доходы физического  лица, подлежащие обложению налогом  на доходы. Кроме того, возникают  обязательства по уплате единого  социального налога на основании  п.3 ст.236 главы 24 НК.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».