Порядок учета расходов с подотчетными лицами НА ПРИМЕРЕ ООО«Сарстрой»

Выдача наличных денег  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером на основании заявления  работника, приказа руководителя. Сумму  аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы  повышения квалификации, а также  за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим  постановлением Министерства труда  Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных  расходов (суточных, расходов по найму  жилого помещения, расходов по проезду  к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации  №122 в 1992 г. с учетом более поздних  указаний Министерства Финансов РФ (например, Приказ МФ РФ от 06.07.2001 №49-н "Об изменении  норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации"), которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в  состав командировочных расходов включаются:

- проезд работника к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения.  По этой статье расходов подлежат  возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг,  оказываемых в гостиницах (за  исключением расходов на обслуживание  в барах и ресторанах, расходов  на обслуживание в номере, расходов  за пользование рекреационно-оздоровительными  объектами);

- суточные или полевое  довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской  Федерации; 

- оформление и выдачу  виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного  и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные  платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

Во время пребывания работника  в командировке он продолжает получать заработную плату.

Кроме того, предприятие  имеет возможность в порядке  исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения  эти выплаты учитываются в  пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом  на доходы у работника.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных  командировках за границей, определены соответствующим постановлением Правительства  Российской Федерации и зависят  от конкретной страны, в которую направляется работник.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия  авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов об израсходованных  суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы  принимаются для отражения имеющихся  в них данных в бухгалтерском  учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных  документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

- наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

- личные подписи указанных  лиц.

Кроме того, в акте закупки  материальных ценностей у физического  лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес  его постоянного местожительства  и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии  предприятия для оформления справки  о доходах, выплаченных физическому  лицу. При этом необходимо иметь  в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает  кассовый чек, то сведения о выплаченных  физическому лицу-предпринимателю  средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

При отсутствии первичных  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы  организация не имеет права включать в состав затрат по производству и  реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя,  отчество подотчетного лица и  т. п.; срок командировки; сумма,  выданная под отчет; израсходовано;  остаток или задолженность предприятия;

II часть (обратная сторона  отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при  наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма №  АО-1) заполняется работником. После  его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который  проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов  составляют 5 дней. Право утверждения  отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих  документов (копия техпаспорта) подотчетным  лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного  легкового автомобиля по нормам, установленным  Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией  также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены  и свыше норм, но для целей налогообложения  учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также  облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего  остаток средств.

Возврат неиспользованного  аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРИМЕРЕ  ООО «Сарстрой»

2.1 Общая характеристика ООО «Сарстрой»

ООО «Сарстрой» было создано в 2005 году. Предпосылками к созданию предприятия послужили следующие факторы: все возрастающий объем трудозатрат на ведение бухгалтерского и налогового учета обусловили необходимость минимизации этих затрат; создание рабочих мест для высококвалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета, налогообложения и права, а также специалистов по автоматизации производства; подключение клиентов к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Целями создания ООО «Сарстрой» явились: создание рабочих мест для высококвалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета, налогообложения и права, а также специалистов по автоматизации производства; предоставление широкого спектра услуг предприятиям и предпринимателям: как консультационных, так и практических по оптимизации трудозатрат на бухгалтерский, налоговый и управленческий учет; подключение клиентов к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; администрирование рабочих мест налогоплательщиков в рамках программного комплекса «Спринтер», сертифицированного ГНИВЦ ФНС.

ООО «Сарстрой» расположено по адресу г. Саратов, ул. Кутякова 41/559

Уставный капитал общества составляет 10000 рублей. ООО «Сарстрой»включает в себя следующие отделы: бухгалтерского учета в составе трех сотрудников, регистрации фирм - четыре сотрудника, программистов - четыре сотрудника.

Сферой деятельности ООО «Сарстрой» является предоставление услуг в области постановки, автоматизации и ведения бухгалтерского учета со сдачей отчетов в ИФНС, в частности, организация «под ключ» бухгалтерского, налогового и управленческого учета; оказание консультационных услуг в области оптимизации налогообложения, налогового планирования, содействия при решении налоговых споров, представления налогоплательщика во всех инстанциях.

Комплексный подход ООО «Сарстрой»в постановке учета предполагает наряду с бухгалтерским и налоговым постановку и ведение управленческого учета, актуального для руководства предприятий; автоматизация учета: подключение к сдаче отчетности в ИФНС по сети Интернет, техническая поддержка пользователей ПК «Спринтер»; Электронная сдача отчетности (ООО «Сарстрой» является официальным представителем компании «Такском» в Саратове).

Клиентами ООО «Сарстрой» являются небольшие строительные фирмы, оптовые и розничные торговые предприятия, а также предприятия, занимающиеся разного рода услугами и научно-исследовательскими работами.

Отделами ООО «Сарстрой»по налогам и праву накоплена большая база решения проблем, с которыми сталкиваются налогоплательщики. Учет ведется специалистами ООО «Сарстрой», аттестованными Минфином РФ, а в отделе информационных технологий работают программисты, которые сертифицированы фирмой «1С».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ учетной  политики ООО «Сарстрой»

Учетная политика предприятия  для системы бухгалтерского и  налогового учета, представленная в  приложении 3, разрабатывается главным  бухгалтером. В соответствии с требованиями законодательства учетная политика, принятая предприятием, формируется  на долговременный период и применяется  последовательно из года в год. Поэтому  для предприятия не является необходимостью ежегодно издавать приказ об утверждении  учетной политики. Однако в случае изменения законодательства, в учетную  политику вносятся необходимые изменения  и дополнения, которые оформляются  соответствующими организационно-распорядительными  документами.

В применяемой на предприятии  программе «1С: Бухгалтерия 8» для  ведения бухгалтерского и налогового учета также вводятся данные об учетной  политике за соответствующий период. К элементам учетной политики, определяющим порядок автоматизированного  ведения бухгалтерского учета, относятся:

- метод определения выручки  для целей налогообложения: «по  отгрузке».

- особенности исчисления  НДФЛ. В ООО «Сарстрой» стандартные вычеты применяются нарастающим итогом в течение налогового периода.

Положение об учетной политике ООО «Сарстрой» в целях бухгалтерского учета состоит из трех разделов:

I раздел: «Методика учета»;

II раздел: «Техника учета»;

III раздел: «Организация бухгалтерского  учета».

Также положением предусмотрено  несколько пунктов, определяющих порядок  ведения налогового учета.

В учетную политику в целях  бухгалтерского учета включено описание основных учетных позиций, таких  как:

- форма бухгалтерского  учета,

- порядок определения  финансового результата,

- метод начисления амортизации  по основным средствам,

- порядок амортизации  нематериальных активов,

-система учета приобретения  и отражения в бухгалтерском  учете материалов,

- сроки и порядок списания  доходов будущих периодов,

- порядок и сроки проведения  инвентаризации.

Учетная политика в целях  налогообложения на предприятии  включает следующие пункты:

1. для целей исчисления  налога на добавленную стоимость  дата реализации товаров (работ,  услуг) определяется по оплате;

2. для целей исчисления  налога на прибыль применяется  метод начисления в учете доходов  и расходов.

В ООО «Сарстрой» исчисляют, начисляют и уплачивают следующие налоги:

- налог на добавленную  стоимость,

- налог на доходы физических  лиц,

- налог на прибыль, 

- единый социальный налог,

- налог на имущество  организаций;

Налоговая отчетность ООО «Сарстрой» включает:

- налоговую декларацию  по налогу на добавленную стоимость  (в течение 20 дней после окончания  налогового периода (месяца)),

- налоговую декларацию  по налогу на прибыль организаций  (в течение 28 дней после окончания  отчетного квартала),

- справку о доходах  физического лица по форме  2-НДФЛ в электронном варианте (не позднее 1-ого апреля года, следующего за прошедшим годом),

- расчет авансовых платежей  по единому социальному налогу (не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом),

- налоговую декларацию  по единому социальному налогу (не позднее 30 марта года, следующего  за отчетным),

- расчет по авансовым  платежам по страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование  (не позднее 20-ого числа месяца, следующего за отчетным кварталом)

- декларацию по страховым  взносам на обязательное пенсионное  страхование (не позднее 30-ого  марта года, следующего за отчетным),