Первичные учетные документы: сущность и функции. Реквизиты первичных документов

распорядительные  документы  представительного   органа   (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные    документы     органа     государственного     управления

(постановления  губернатора области).

    Кроме  этих документов, на контроль  также ставятся:

протоколы совещаний  при руководителе органа управления;

поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и  устные обращения граждан.

    Целью   контроля  является  содействие  своевременному  и  качественному

исполнению  документов,  обеспечение  получения   аналитической   информации необходимой  для  оценки   деятельности   организации   и   ее   структурных подразделений, а также  конкретных  сотрудников.  Для  достижения  указанной цели система  контроля  исполнения  документов  включает  в  себя  несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; регулярное информирование руководителей органа управления о ходе  исполнения документов; снятие исполненных документов с контроля.

    Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому формы и методы  его  реализации  многообразны.  Как  правило,  наиболее  эффективным является простейший контроль. Простейшие  формы  и  методы  требуют  меньших усилий и более экономичны.

 К  простейшим  организационным  формам  контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные  карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки;

    Каждая  из перечисленных форм имеет  свою специфику, но при использовании любой из них  необходимо  соблюдать  одно  требование  -  не  ограничиваться разговорами об  исполнении,  а  давать  объективную  оценку  положения  дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

    Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным  организациям  и  лицам  или другого документированного подтверждения исполнения.  Результаты  исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. 

     Передача документов в архив.

 

  Исполненные  учетные документы хранятся в   архиве.  Хранение  документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского  учета.

Рациональная  система  хранения  обеспечивает  не   только   целостность   и

сохранность  документов  в  течение  установленных  законом  сроков,  но   и

возможность пользования  ими в любой момент для всякого  рода справок.

    Подлежащие  сдаче  в  архив  документы   предварительно  располагаются   в

удобном для  отыскивания порядке и подшиваются  или  переплетаются  в  особых папках, именуемых делами.

    Расположение  в  делах  документов  в   зависимости  от  их  характера  и

назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

      . По  предметному  признаку  (по  вопросам,  по  операциям,  например,

        кассовые  документы,  материальные  документы,   договоры,   заказы,

        сметы);

      . По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к

        которым относятся данные документы);

      .  По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах  месяцев – по

        дням);

      . По номерам документов. 

    Сдача   дел  в  архив  из  структурного  подразделения  производится  по

графику,  который  составляется  работником  архива  и   согласовывается   с

руководителями  структурных подразделений. Эта  работа  проводится  ежегодно.

Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10  лет,  а  также по личному составу, сдаются в архив по описи.

    Дела  принимаются  работником  ведомственного  архива   в   присутствии

работника структурного подразделения. При этом на обоих  экземплярах  описей напротив каждого дела делается отметка  о  наличии  каждого  дела.  В  конце описи  делается  заверительная  надпись  с  указанием  цифрами  и   прописью количества дел, которые переданы, с  указанием  отсутствующих  номеров.  Под заверительной надписью ставится  печать,  дата  приема-передачи   и  подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью  дела  подбираются  и  увязываются  в архивные  связки  толщиной  до  20  см.  Дела  укладываются  по  возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

    Дела  временного хранения до 10 лет  передаются в ведомственный архив  по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют  достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной  службой  делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего  дела подлежат уничтожению в установленном порядке (акт уничтожения).

    Секретарем  организации  через  2  года  проводится  обработка  дел   и

перекладывание  их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

    Архивы  в зависимости от объема и характера хранимого в них материала

подразделяются  на центральный или общий и  местные (текущий).

    В   центральном  архиве  хранятся  дела  законченных  отчетных  периодов

(прошлых лет). В местных архивах  хранятся  дела  по  законченным  операциям

текущего отчетного  периода (текущего года).

  

  Порядок пользования  документами из  архива:

 

  1.  Для   получения  документов  для   дальнейшей   работы   из   архива,

обязательно разрешение руководителя предприятия.

    2. Категорически  запрещается делать  на  документах  пометки,  загибать

листы, снимать  копии без разрешения руководителя, переводить  чертежи  через кальку.

    3.  Сотрудникам, работающим в данной  организации,  документы  выдаются под  расписку  без права  выноса  за пределы учреждения.

    4. Документы  по письменным запросам  выдаются  доверительным  лицам  по доверенности.

    5. При  снятии  копии  с  документа,  который  находится  в   архиве,  на

подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

    6. Лица, работающие с документами архива, несут полную  ответственность за  сохранение   документов.   В   случае   нарушения   -   привлекаются   к ответственности в установленном законом порядке.

Стандартизация  и унификация первичных  документов 

          В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению.  
       Централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и работки первичной документации называется унификацией. Таким путем создаются типовые документы (кассовые, банковские и др.). Установление строго определенных размеров бланков типовых документов получило название стандартизации.  
Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале ХIХ в. правительство Александра 1 издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской империи, но это не привело к практическому их применению. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.  
За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от поставщиков используют только стандартные накладные.  
Однако в целом стремление унифицировать первичные до ты не дало и не могло даты желаемых результатов по следую причинам:  
      • огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;  
     • разнообразие типов. цен (фиксируемые, меняющиеся, ученые и т. п.);  
     • неоднородность образцов вычислительной техники;  
     • множественность типов предприятий (объем хозяйствен  
деятельности, специализация.);  
     •особенности транспортировки товаров.  
    Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первичной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типовые формы первичных документов  
межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомстатом СССР, С 1998 г. формы первичной учетной документации разрабатываются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и министерством экономики Российской Федерации, а документы  по учету банковских операций разрабатываются Центральным банком РФ.

        В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых  
банковских операций) организация по необходимости может  
вносить дополнительные реквизиты, при этом все реквизиты утвержденых форм остаются без изменений. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно- распорядительными документами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                      Заключение

      Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Первичные учётные документы" можно сделать ряд выводов:

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания .Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).               Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы: 

        . Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами:  учебник  -

        М. ИНФРА-М, 1998

      . Государственная система документационного   обеспечения  управления:

        основные положения.  М., 1996.

      . Ожегов С. И. и Шведова Н.  Ю. Толковый словарь русского  языка.  М.,

        1994.

    . Документационное обеспечение деятельности организации.                            Барановский

        В.П.  Учебное  пособие.  –   М.:  Ассоциация  авторов  и   издателей

        «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

      . Основные нормативные акты по  бухгалтерскому учету  и  бухгалтерской

        отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. 

      . Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» от 21  ноября  1996  года

        №129-Ф3

      . Кудряев В. А. Организация  работы с документами. М., 1998.

     . Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления    1997.

      . Организация работы с документами.  Инфра  М.,1998 г.

      . Бабаев Ю. А. Теория Бухгалтерского  учета. М., 1999

      . Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В.  Документооборот  в  бухгалтерском

        учете. – СПб.: - Издательский Торговый  Дом «Герда», 2000,