Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Октября 2009 в 18:18, Не определен
Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу
Первичные
учётные документы : сущность
и функции. Реквизиты
первичных документов.
Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.
Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат весь перечень обязательных реквизитов, предусмотренных в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Образцы форм документов приведены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике и федеральными органами, на то уполномоченными (Центральный банк Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации и др.).
Первичный учетный документ
должен быть составлен в момент совершения
хозяйственной операции, а если это не
представляется возможным — непосредственно
по ее окончании.
В нашей стране проделана большая работа
по созданию и рационализации форм первичных
учетных документов, их унификации и стандартизации.
В частности, установлена система стандартов,
в которых определены назначение, виды
документов и требования к ним. Кроме того,
изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных
форм первичной учетной документации
с рекомендациями о порядке их применения.
Организация первичного учета возложена
на хозяйствующих субъектов. Первичные
учетные документы могут составляться
на бумажных и машинных носителях информации.
Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».
Среди форм первичных учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности.
Впервые организациям
разрешено вносить
Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они
составлены по форме,
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание факта хозяйственной жизни;
д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи
указанных лиц
Наименование
документа (например, акт, требование
на материалы, расходный кассовый ордер
и др.) указывает на характер
отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную
силу.
Дата составления
документа несет в себе контрольное
и информационное значение, так как однородные
факты хозяйственной жизни повторяются.
Их необходимо разграничить во времени
для предотвращения повторного использования
документа.
Содержание и количественная
оценка факта хозяйственной жизни отражаются
путем регистрации данных, выраженных
в признаках и показателях, отличающих
данный факт и полученных посредством
наблюдения.
Перечень лиц, имеющих
право подписи первичных учетных документов,
утверждает руководитель организации
по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичный учетный документ
Внесение исправлений в
Для осуществления контроля и
упорядочения обработки данных
о хозяйственных операциях на
основе первичных учетных
Первичные и сводные учетные
документы могут составляться
на бумажных и машинных
Первичные учетные документы
могут быть изъяты только
Классификация
первичных учетных
документов
Сущность документов и их место в хозяйственной
деятельности организации отражена в
их классификации:
По
назначению документы подразделяются
на:
- распорядительные;
- оправдательные;
- бухгалтерского
оформления;
- комбинированные.
Распорядительные
дают право на совершение строго определённых
распоряжением соответствующего должностного
лица хозяйственных операций. Например,
чек, подписанный руководителем организации,
позволяет кассиру получить определённую
сумму в банке с её расчётного счёта. В
качестве распорядительного документа
можно привести доверенность на получение
товарно-материальных ценностей.
Оправдательные
подтверждают, что указанные действия
в соответствующем документе выполнены
лицом, представляющим такой документ.
Так, авансовый отчет со всеми оправдательными
документами, приложенными к нему, рассматривается
как оправдательный (исполнительный) при
сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру.
В качестве оправдательного документа
можно привести документ по оприходования
денежных средств.
Документы
бухгалтерского оформления самостоятельного
назначения не имеют. Их роль: на основе
представленных распорядительных и оправдательных
документов подготовить в дальнейшем
соответствующие учётные записи для обработки
с целью дальнейшего использования в учётном
процессе. Поэтому, они составляются и
используются только в бухгалтерии. Так,
ведомость распределения общепроизводственных
расходов служит для распределения расходов
на управление структурных подразделения
предприятия между отдельными видами
выпускаемой ими продукции. Различные
справки-расчёты, составленные в бухгалтерии,
служат основанием для отражения в учёте
сумм, исчисленных в возмещение обязательств
перед бюджетом, внебюджетными фондами
и т.п.
Комбинированные
документы сочетают в себе признаки
вышерассмотренных документов. Например,
после утверждения руководителем израсходованных
подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает
для бухгалтера силу распоряжения принять
к учёту указанную сумму, подтверждённую
оправдательными первичными документами
(квитанции на проживание, билеты за проезд
и пр.). Указание же в авансовом отчёте
бухгалтерских проводок по списанию этой
суммы даёт основание рассматривать его
как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства
комбинированных документов делают
их весьма распространёнными в практике
бухгалтерского учёта.
По
порядку формирования различают
первичные и сводные документы.
Первичные
документы находятся в начале
технологической цепочки учётного процесса.
Он составляют основу первичного учёта.
Именно в первичном документе регистрируется
факт хозяйственной жизни путём предварительного
его наблюдения и измерения. К ним относятся
инвентарная карточка учёта основных
средств (форма бланка №
ОС-6), акт
о приёмке материалов (форма бланка №
М-7) и др.
Сводные
документы составляются на основе
первичных документов. Их применение связано
с необходимостью сокращения первичных
документов. Обобщение последних таким
путём предоставляет возможность на другом
уровне анализировать информацию о совершаемых
хозяйственных операциях. Так, в представленных
материально-ответственными лицами товарных
отчётах за определённый отрезок времени
в денежном выражении отражается движение
товарно-материальных ценностей по приходу
и расходу. Основанием для составления
товарных отчётов явились первичные учётные
документы (акты приёмки, акты на списание
и пр.).
Кассовые отчёты
составляются по данным приходных и
расходных кассовых ордеров и
приложенных к ним
Первичные и
сводные учётные документы
По
способу использования – применяются
разовые и накопительные документы. Их
различие – в степени охвата хозяйственных
операций.
Разовые
документы фиксируют единовременно
в документе одну или несколько хозяйственных
операций. При соблюдении определённых
требований, предъявляемых к документу,
информация, содержащаяся в нём, служит
основанием для составления бухгалтерской
записи в учёте. К таким документам относятся
приходные и расходные кассовые ордера,
требования-накладные на отпуск (внутреннее
перемещение) материалов и др.
Накопительные
документы формируют информацию об
однородных хозяйственных операциях за
определённый отрезок времени (день, декаду,
месяц).
Их преимущество
проявляется в сокращении первичных
учётных документов и усилении контроля
за движением имущества и обязательств.
Кроме того, значительно упрощается техника
ведения бухгалтерского учёта.
Примером таких
документов являются накопительные
наряды по начислению заработной платы
рабочим массовых профессий, выполняющим
ежедневно одни и те же операции. Они,
как правило, ведутся на бригаду и закрываются
один - два раза в месяц.
При ежедневном
отпуске однотипных материалов в
производство в качестве накопительных
документов применяются лимитно –
заборные карты.
По
месту составления документы подразделяются
на внутренние и внешние.
Внутренние
документы оформляются в организации.
Они имеют внутреннее применение. К ним
относится подавляющая часть документов,
имеющих документов, имеющих обращение
на данном предприятии. Это авансовые
отчёты подотчётных лиц, табели учёта
использования рабочего времени, инвентарные
карточки учёта основных средств, приходные
ордера и пр.
Информация о работе Первичные учетные документы: сущность и функции. Реквизиты первичных документов