Первичные учетные документы: сущность и функции. Реквизиты первичных документов

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.  

По  количеству учётных  позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.  

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).  

Если в документе  представлены операции по отражению  движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.  

Многопозиционные  документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.  

По  оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.  

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.  

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет  возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.  

Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.  

Не вошедшие в указанный перечень документы  представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)  

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:  

- вручную;  

- на пишущей  машинке;  

- полностью составляемые  автоматизированным путём.  

К документам, заполняемым  вручную, относятся документы внутреннего  пользования. К ним в первую очередь  относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.  

Документы, заполняемые  частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Документирование  хозяйственных операций и организация  документооборота. 

Составление и оформление документов 

    Чтобы  документы могли служить достоверным  основанием для  бухгалтерских записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению   предъявляются определенные  требования.  Прежде  всего,  необходимо,  чтобы  документ  был составлен на бланке.

     Написание  документа производится чернилами,  химическим карандашом,  на пишущей машинке или средствами механизации.  Некоторые  документы,  например чеки, кассовые ордера  и  т.п.,  должны  заполняться  только  чернилами.  Не разрешается  заполнять  документы  простым  карандашом,  так  как  в   таких документах  легко  стереть  написанное  и  заменить  его  другим.   Документ составляется по определенной форме,  установленной  для  документов  данного вида операций,  с  обязательным  заполнением  всех  необходимых  реквизитов.

Содержание документа  следует излагать точно и ясно, чтобы давать  правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и  цифры документа требуется писать четко  и  разборчиво,  так,  чтобы  не  допускать возможности различного их понимания и толкования.  В документе не  следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих  сомнения  в  его подлинности и правильности. Свободные строки и  графы  на  бланке  документа

необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть  что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных  документах  (чеках,  кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но  и  прописью, т.е. словами. Документ должен быть  снабжен  всеми  подписями,  необходимыми для оформления регистрируемой  операции  и  придания  документу  юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво,  чтобы  можно  было  прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью  указывается  должность  дающего подпись.

     
 

Отсюда  вытекает общее правило  составления документов.

    Для правильного  составления документа  необходимо:

   

    1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии  бланка  на  чистом

 листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на    пишущей машинке;

    2. Строго  соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

    3. Точно  и ясно излагать содержание  документа;

    4. Четко  и разборчиво писать текст  и цифры;

    5. Незаполненные  пробелы в бланке документа  прочеркивать;

    6. Сумму  в денежных документах указывать  цифрами и прописью;

    7. Снабжать  документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями  с указанием должности подписавшего.

    Документы   необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с

совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их  в учетных регистрах.

    Некоторые  документы составляются в нескольких  экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с  составлением  документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

    Копии  документов используются для  различных целей. Так,  при   акцептной форме расчетов  за  отгруженную  продукцию  поставщик  выписывает  несколько экземпляров счетов — платежных требований для  направления  их  в  различные адреса (банку, покупателю).

    При  составлении документов могут  быть допущены ошибки.

    Ошибки  в  документах  исправляются   следующим   образом.   Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются  аккуратно  тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым  делается правильная запись. При этом если в числе  (сумме)  неправильна  только  одна цифра,  то  нельзя  ограничиться  исправлением  одной  этой  цифры,  а  надо исправить все число. Например, вместо 127  написано  ошибочно  124.  В  этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и  надписать  над  ней  цифру  7,  а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

    О  произведенном исправлении на  свободном месте документа (внизу  или  на полях) делается оговорка,  например  "исправлено  127",  которая  заверяется лицами, подписавшими документ.

    В  ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление  ошибок

не  допускается  вовсе.  Если  в  таком  документе   допущена   ошибка,   он

выписывается  заново на другом бланке.

    Так  как документы имеют большое  значение не только в  учете,  но  и  во

всей  хозяйственной  деятельности,  то  в  отношении  качества   документов,

особенно  своевременности  и  правильности  их  составления  и   оформления, существует строгий порядок.

    За  нарушение порядка составления  документов отвечают, прежде всего,  те

лица, которые их  составляют  и  оформляют  своими  подписями.  Еще  большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии,  получающий  эти  документы, всесторонне проверяющий их  и  делающий  на  их  основании  учетные  записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего  бухгалтера  как руководителя учета. Старший  бухгалтер  несет  материальную,  дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное  составление  и оформление документов, утерю или  порчу  их,  за  оформление  документов  на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

    В  целях сокращения количества  применяемых  в  деятельности  учреждений, организаций  и  предприятий  документов,  типизации   их   формы,   снижения трудовых, временных и материальных затрат  на  их  подготовку  и  обработку, достижения информационной  совместимости  автоматизированных  Баз  данных  в народном хозяйстве проводятся работы по  унификации  документов  и  созданию унифицированных систем документации  (УСД)  -  совокупности  взаимоувязанных унифицированных   форм    документов,    обеспечивающих    документированное

представление  данных  в  определенных  видах  хозяйственной   деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по  их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод  унификации  -  установление единообразия состава  и  форм  управленческих  документов,  создаваемых  при решении   однотипных   управленческих   функций   и   задач.    Одновременно разрабатываются   классификаторы    технико-экономической    и    социальной информации,  обеспечивающие  интегрированную  автоматизированную   обработку данных, содержащихся в УСД.

    Каждый  документ  состоит  из  отдельных   составляющих  его  элементов,

которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида

документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе

определенным  образом, составляет его формуляр.

    Формуляр-образец  разрабатывается при создании  системы  документирования и представляет собой графическую модель или схему построения  документа.  Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных реквизитов.

    Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97

«Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно- распорядительной  документации»,  Система  ОРД  «Требования   к   оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого  из управленческих  документов  и  их  месторасположение на  бумажном  носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на конкретном документе их будет гораздо меньше.  Установлен  следующий  состав реквизитов:

    Государственный  герб Российской Федерации (01)  изображается  только  в случаях,  предусмотренных  законодательством,  на  документах   министерств, ведомств, а также органов власти.

    Герб  субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках  документов в  соответствии  с  правовыми  актами  субъектов  Российской  Федерации.  На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться  также  утвержденные в  установленном  порядке  изображения  (гербы)  территорий или населенных пунктов.

    Эмблема  организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия  —   это символическое графическое изображение.  В  качестве  эмблемы,  как  правило, используется товарный  знак. Изображение эмблемы облегчает поиск  документа, но  заменить   наименование   предприятия   или   учреждения   эмблемой   не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на  уровне  названия организации или на верхнем поле документа.