Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Октября 2009 в 18:18, Не определен
Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу
Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении
конкретного вида документа.
Наименование организации (06). Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.
Наименования
организаций субъектов
Справочные данные об организации (07).
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут
входить: индекс предприятия связи, номер телетайпа, телефона, факса,
телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.
Наименование вида документа (08). Данный реквизит является одним из
важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами.
Дата (09). Дата является одним из основных реквизитов документа,
которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей
последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в
соответствии с международным стандартом.
Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например) приказов, это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.
На документах, составленных совместно несколькими организациями,
регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Этот реквизит
проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки
переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98.
Место составления или издания (12).
Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в
случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е.
секретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17).
Данный
реквизит является
может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в концезаголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».
Отметке в контроле (18).
Данный
реквизит проставляется на
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в
соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов
Российской Федерации о государственных языках.
Тексты
документов пишут только на
русском языке при
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов.
Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.
Документ
может быть подписан
Гриф согласования (22). Визы (23).
Согласование
— это предварительное
Внешнее
согласование оформляется
варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
На
внутренних документах виза
Печать (24).
Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных
специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования, должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25).
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи — «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе (26).
Данный
реквизит необходим для
документ для
разъяснения и уточнения
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Данный
реквизит проставляется
на исполненных документах,
подлежащих списанию в дело
для последующего хранения и
использования в справочных
целях.
Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности
ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.
Отметка для автоматического поиска документа (29).
Данный реквизит
может включать имя диска, файла,
содержащего данный документ
и другие поисковые данные.
Прием и регистрация документов;
На предприятии различают три основных потока документации:
. входящие документы,
. исходящие документы,
. внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые
работниками предприятия в управленческом процессе.
Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную
обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной
запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по
конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату
получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение
. направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
. направляемые непосредственно в структурные подразделения или
конкретным исполнителям.
Без рассмотрения
Информация о работе Первичные учетные документы: сущность и функции. Реквизиты первичных документов