Первичные документы

График  движения первичных учетных документов

 

 Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены: 

по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); 

арифметически (подсчет сумм); 

по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные  регистры, а на самом документе  делается отметка, чтобы исключить  возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).  

Учетные регистры — это специально приспособленные  листы бумаги для регистрации  и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и  карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической  последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По  внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (кассовая, главная); 

карточки (учета основных средств, учета материалов); 

журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам  производимых записей регистры делятся на:

хронологические (регистрационный журнал); 

систематические (главная книга счетов); 

комбинированные (журнальные ордера).

По  степени детализации  информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:

синтетические (главная книга счетов); 

аналитические (карточки); 

комбинированные (журналы-ордера).

Записи  в первичных документах должны производиться  средствами, обеспечивающими сохранность  этих записей в течение времени, установленного для их хранения в  архиве.  

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.  

Для сдачи  в архив документы подбираются  в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются  в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.  

При хранении регистров бухгалтерского учета  должна обеспечиваться их защита от несанкционированных  исправлений. Исправление ошибки в  регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.  

Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.  

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.  

Исправление ошибок в первичных  документах и учетных  регистрах . В соответствии со ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.  

В остальные  первичные учетные документы  исправления могут вноситься  только по согласованию с участниками  хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.  

Тот реквизит первичного документа, который подлежит исправлению, зачеркивается четкой, но тонкой чертой, таким образом, чтобы  было видно первоначальное значение (содержание) исправляемого реквизита. Рядом от руки делается отметка "Исправленному верить", и исправление заверяется подписью лица, внесшего исправление, с указанием фамилии и инициалов.

Сроки хранения первичных  учетных документов. В соответствии со ст. 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.  

Восстановление  первичных документов . Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые  регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.  

В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов: 

назначить приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора; 

предпринять меры по восстановлению тех первичных  документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Но не всегда можно получить дубликаты  всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.

3. Формы первичных документов

 

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.

Госкомстатом  России в развитие упомянутого постановления  Правительства России утверждены Порядок  применения унифицированных форм первичной  учетной документации, а также  альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице Приложение № 2 приведен перечень этих постановлений. Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. А именно:

·  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

·  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций;

·  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле;

·  альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.

Из ранее  утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а в настоящее время  продолжают действовать формы по учету нематериальных активов, материалов, а также работ в капитальном строительстве.

После введение нового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина  России 31.10.2000 № 94н) из объектов, принимаемых к учету, исчезли малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Однако некоторые из таких объектов продолжают находиться на бухгалтерском учете как объекты основных средств. При их переводе для упрощения учета Минфин России от 27.12.01 № 16-00-14/573 разрешил вместо оформления по каждому из них акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1 использовать ранее применяемые унифицированные формы для МБП:

·  карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2)

·  ведомость учета выдачи спецодежды, спец.обуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7).

Поэтому при списании полностью с амортизированных учтенных в составе основных средств  бывших МБП, при их непригодности  для дальнейшего использования, утере логично воспользоваться следующими унифицированными формами, разработанными для МБП:

·  актом выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4);

·  актом на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8).

Вышеупомянутые  формы, на наш взгляд, вполне уместно использовать при учете инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

Ещё раз  подчеркнем, что унифицированные  формы первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах форм, являются обязательными.

Вместе  с тем в некоторых случаях организациям бывает недостаточно показателей, которые содержат эти формы, так как они не могут учесть всех видов деятельности организации, особенности технологических циклов, их структуры. В связи с этим Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому для отражения хозяйственных операций организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Но это не касается унифицированных форм по учету кассовых операций.

Внося соответствующие изменения в  унифицированные формы первичной  учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

·  все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;

·  удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

· вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Организации же, занимающиеся производством бланков  унифицированных форм первичной  учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:

·  расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей;

·  включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов.

Помимо  унифицированных форм первичных  документов, утвержденных Госкомстатом России, существуют также и «ведомственные»  формы первичных документов.