Требования, предъявляемые к первичным учетным документам

Содержание

 

 

 

1. Требования, предъявляемые к первичным учетным документам.

Ни один факт хозяйственной деятельности не может быть совершен и отражен в бухгалтерском учете без подтверждения его первичным документом.

Под документом понимается:

- материальный носитель  информации, предназначенный для  ее обработки и передачи во  времени и пространстве. Содержащиеся  в документе сведения должны  быть удобны для обработки  и иметь в соответствии с  действующим законодательством правовое значение;

- письменное свидетельство (доказательство) совершения факта  хозяйственной деятельности или права на его совершение.

В процессе повседневной работы в организации формируют документы, содержание которых отражает различные стороны текущей (коммерческой), финансовой и инвестиционной деятельности.

Создавая, принимая, используя и храня первичные документы как для целей бухгалтерского учета, так и налогообложения прибыли, организации руководствуются содержанием ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах" установлено, что Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Порядок применения унифицированных форм закреплен постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

При необходимости организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, за исключением форм по учету в кассе, расчетным, валютным и прочим счетам в банке. Но при этом все реквизиты утвержденных форм первичной учетной документации остаются без изменения. Изменения в них оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом по организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" применяемые первичные документы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции: измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Порядок оформления документов предусмотрен нормативными актами соответствующих органов исполнительной власти. Им в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются факты хозяйственной деятельности. Это означает, что документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть приняты к бухгалтерскому учету.

Первичные учетные документы составляются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Согласно утвержденному графику документооборота оформляется документ в нескольких экземплярах, а свободные строки прочеркиваются.

Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Документы должны составляться четко, разборчиво с помощью ручной записи, средств вычислительной техники.

Ответственность за своевременность составления и доброкачественность документов, передачу их в установленные сроки для отражения данных в бухгалтерском и налоговом учете, достоверность содержащихся в них сведений несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственными операциями с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицом. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. 
При проведении СБЭ документация занимает особое место, так как является обязательной составляющей при формировании доказательной базы расследуемого экономического преступления. Кроме того, отдельные обстоятельства расследуемого дела могут быть доказаны только при наличии первичной текущей и отчетной учетной документации. Следует отметить, что документация отличается по видам исследуемых объектов.

Способы распознавания дефектных документов разнообразны. Невозможно перечислить все виды злоупотреблений с документами, которые могут применяться отдельными лицами в целях совершения экономического преступления и его сокрытия. Однако имеется ряд формальных признаков, привлекающих внимание следователя, суда и эксперта-бухгалтера к документу, который более тщательно проверяется по существу его содержания. К числу таких признаков относятся:

• составление документа не в соответствии с установленной формой;

• незаполнение реквизитов документа - отсутствие номера, даты, наименования организации и т.д.;

• взаимное несоответствие отдельных реквизитов;

• недооформление документов - отсутствие подписи должностных лиц; наличие подписей лиц, не имеющих права на их подписывание; отсутствие печати и др.;

• избыточное оформление документа

• отсутствие при документах необходимых приложений;

• несоответствие приложений документу

• расхождения в содержании нескольких экземпляров одного документа,

• наличие в документах искаженных подписей или надписей и др. Ни один из перечисленных признаков сам по себе не свидетельствует о злоупотреблении, но должен привлечь внимание следователя, суда, эксперта-бухгалтера к документу, имеющему такие дефекты.

В тех случаях, когда злоупотребления имеют место не только в первичных документах, но и в самом бухгалтерском учете при разносе этих документов в учетные регистры и финансовую отчетность, работа эксперта-бухгалтера значительно усложняется. Это свидетельствует о том, что работники бухгалтерии, участвующие в совершении таких злоупотреблений, допускают преднамеренные ошибки и нарушения установленных правил ведения бухгалтерского учета при составлении проводок, переносе записей в учетные регистры.

Основные признаки таких нарушений:

• составление бухгалтерских записей, не подтвержденных данными первичных, текущих или водных документов;

• соотношение бухгалтерских проводок с корреспонденцией счетов, противоречащих существующим правилам ведения бухгалтерского учета;

• составление исправительных бухгалтерских проводок без документальных оснований и действительной необходимости;

• отсутствие записей в карточках аналитического учета, в оборотных ведомостях, журналах учета;

• наличие искаженных записей;

• наличие необоснованных и неоговоренных исправлений в учетных регистрах;

• неправильные подсчеты итогов и перенос их в другие документы;

• исправление и уничтожение бухгалтерских записей и других данных путем подчисток;

• прочие.

При исследовании документов бухгалтерского учета в случае необходимости могут быть использованы и другие методические приемы проверки. К ним можно отнести:

• инвентаризацию;

• проверку фактического состояния активов организации, отраженных в документах;

• контрольные обмеры фактически выполненных объемов работ или оказанных услуг;

• проведение контрольных действий, в том числе контрольный запуск сырья в производство, контрольные закупки;

• лабораторный анализ качества сырья, материалов, готовой продукции;

• получение письменных справок от различных контрагентов по вопросу содержания документа;

• получение письменных объяснений от лиц, подписавших исследуемый документ или принимавших участие в отраженных в документах;

• наблюдение;

• эксперимент;

• аналитические тесты и др.

Таким образом, в процессе судебно-бухгалтерской экспертизы основная часть документальных данных, формирующих контрольную информацию, падает на документы бухгалтерского учета. В связи с этим можно утверждать, что хозяйственный учет является важнейшей составной частью информационной системы, играющей базовую роль в решении экспертных задач. 

 

Задача 2.

Проведенной 7 февраля 2013 года инвентаризацией наличных средств в кассе организации старшим аудитором аудиторской организации с участием главного бухгалтера и председателя ревизионной комиссии у кассира организации установлено по последнему кассовому отчету значится остаток средств в кассе 6687 руб. 43 коп. Кассир предъявил комиссии наличные деньги 50 руб. 16 коп., платежную ведомость на выдачу премий за прошлый год на 6452 руб., из которых согласно росписям получено рабочими и специалистами 2549 руб., приходный кассовый ордер на принятую выручку за услуги по распиловке древесины от Мельчарик Н.И. на 1740 руб., а так же частную расписку на выдачу из кассы организации инженеру газового хозяйства 930 руб. и старшему бухгалтеру по труду и заработной плате 50 руб. Кассовая книга ведется небрежно, допускаются зачеркивания, неоговоренные исправления. Книга не пронумерована и не скреплена сургучной печатью. В чековой книжке два чека подписаны руководителем и главным бухгалтером, скреплены печатью.

Договор о полной материальной ответственности с кассиром подписан.

Требуется:

1. Произвести экспертизу ситуации, сделать выводы, обосновать нормативным документом.

2. Определить сумму нанесенного ущерба.

3. Определить круг ответственных лиц за допущенное нарушение.

4. За счет какого источника будет покрыт нанесенный ущерб?

Решение:

1. В соответствии Методическими рекомендациями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств выявлены следующие нарушения:

• «В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты….…» - пункт 2.3 – в данной ситуации в комиссии главный бухгалтер, нет представителей администрации.

В данной ситуации также выявлены следующие нарушения в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, а именно:

• «Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается…» - пункт 27 – не можем принять к учету 930 руб. и 50 руб., т.к. частные расписки не являются оправдательными документами;

• «Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу…» - пункт 24 - все выдачи должны быть отражены в кассовой книге кассиром, денежные средства не выдаются по частной расписке, не может быть неучтенный ПКО (1 740 руб.);

• «Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия… Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего» - пункт 23- кассовая книга в данной ситуации не соответствует указанным требованиям;

• Выдачи, поступления наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге – пункт 22 - не должен быть неучтенный ПКО;

• «Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации» - пункт 12.- при совершении хозяйственных операций частные расписки не являются оправдательными документами.