Основные данные о работе

 

     Содержание

     Введение

Формирование  рыночных отношений в стране заставило  по-новому подойти к постановке учета  на отдельных участках финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование  приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного учета и аудита.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные  сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости  от назначения и статуса нормативные  документы целесообразно представить  в виде следующей системы:

К первому  уровню системы следует отнести  Гражданский кодекс РФ, Налоговый  кодекс РФ. Основным актом первого  уровня является Федеральный закон  от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете».

2-й уровень:  стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности; На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

3-й уровень:  методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма  Минфина РФ и других ведомств.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.

     Основная  часть

1. Структура и цель первичного учета

 

Первичный учёт представляет собой полноценную  составляющую бухгалтерского и управленческого  учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает "документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив". Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. 

Не вызывает сомнения тот факт, что первичный  учёт действительно является "первичной стадией"  бухгалтерского учёта, однако кроме того, - это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля.

По определению  система – это совокупность взаимозависимых  элементов, образующих единое целое… Самые разные части могут быть объединены в "целое", но это "целое" - ещё не система, пока не сформирован некий механизм, который автоматически включается как подсистема в систему более высокого уровня. Для того, чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все элементы взаимосвязаны друг с другом и как все её элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей её внешнюю среду.

Кроме того, анализируя любую систему, необходимо определить, какие подсистемы ей принадлежат, так как именно анализ каждой подсистемы и её связей с другими подсистемами делает возможным анализ эффективности самой системы с точки зрения преследуемых ею целей. Всё это в равной степени относится и к системе первичного учёта. Нельзя, к примеру, за счёт только повышения качества оформления первичных учётных документов повысить эффективность системы первичного учёта, хотя, надо отметить, что ненадлежащее оформление документа грозит значительным увеличением риска неэффективности всей системы учёта (т.е. не только первичного учёта, но и финансового учёта вообще). Иными словами, улучшение качества документации в целом положительно повлияет на некоторые характеристики, определяющие эффективность функционирования системы первичного учёта в целом, однако велика вероятность того, что другие элементы системы могут отрицательно воздействовать на деятельность этой системы.

Исследуя  систему, необходимо иметь чёткое представление  о поставленных перед ней целях  и задачах, а также о качественном уровне их достижения и выполнения. Не вызывает сомнения тот факт, что неправильный выбор целей при создании системы приводит к тому, что решаются не те проблемы, что должны решаться. Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.

Итак, напрашивается  вывод о необходимости определения  целей и подцелей системы первичного учёта, а также проведения тщательного  анализа каждого элемента системы  первичного учёта.

Первым  шагом для выполнения названных задач является определение, которая показана на рисунке Приложение № 1

Как видно  из рисунка, СОПУ включает следующие  взаимодействующие и взаимозависимые  элементы:

Сбор  и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.

Массив  первичной учётной документации

Среда функционирования системы первичного учёта.

Организация работы с документацией.

Первые  три элемента – наиболее статичны и представляют некую объективную  данность для руководства предприятия (за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последний элемент – динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.  
Обозначив структуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которые должна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей – процесс очень сложный. Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегда лежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционирования системы.

Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут  формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные.

Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении  об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.

Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).

Операционные  цели ещё более конкретны и  измеряемы, чем оперативные. Они  направляют деятельность конкретных служб  и работников организации и позволяют  давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям

Основной  целью системы первичного учёта  следует считать обеспечение  такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта (см. структуру СОПУ), при которой  в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.

Достижению  поставленных целей будет служить  правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь  невозможно без тщательного анализа  всей структуры системы первичного учёта в целом.

Однако  не все хозяйственные операции, отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы  на носителях информации. Из них  должны быть исключены те, которые  не изменяют качественного или количественного  состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущие никаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и их движения, не должны становиться объектами первичного учёта.

Отвечая на вопрос о том, в какое время  надлежит регистрировать оперативный факт, надо отметить следующее: если совершаемая операция удовлетворяет всем требованиям и условиям, перечисленным выше, то она должна быть зарегистрирована в момент совершения, а при отсутствии такой возможности – сразу по её окончании.

Определение того, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и, соответственно, отражать в первичных документах, - не очень сложная задача. Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за данной операцией и её регистрацию. Вопрос не является актуальным, если операция типовая. Однако при возникновении ситуации, когда оперативный факт проявляет себя впервые, задача финансовой службы предприятия состоит в организации такой системы первичного учёта, при которой любая совершённая хозяйственная операция, меняющая суть объектов учёта, нашла своё место при регистрации учётной информации и была надлежащим образом доведена до выхода из системы первичного учёта.

2. Классификация документов первичного учета

Первичный документ — это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Все первичные  документы можно разделить на следующие группы: 

организационно-распорядительные; 

оправдательные; 

документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы - это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и  разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный  кассовый ордер, платежная ведомость  и т.д.

Для правильного  ведения первичного учета разрабатывается  и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.