Основы учета денежных средств

Введение

 

 

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими  предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

У предприятий возникают обязательства  перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги, перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированы.

Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в  банке на расчетных счетах, на специальных  счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

Поэтому выбранная тема курсовой работы актуальна.

Целью курсовой работы является комплексное  изучение состояния бухгалтерского учета денежных средств в кассе  предприятия и на счетах в банке, выявление недостатков в организации учета денежных средств и разработка мероприятий по совершенствованию учета на примере ОАО «Оренбургский комбикормовый завод».

Для решения этой цели поставлены следующие задачи:

- изучить теоретические основы  учета денежных средств;

- дать характеристику предприятия;

- проанализировать состояние бухгалтерского  учета денежных средств;

- выявить недостатки в организации  учета денежных средств и разработать  предложения по его совершенствованию.

Объектом исследования является ОАО «Оренбургский комбикормовый завод».

В процессе написания курсовой работы применялись методы горизонтального  и вертикального анализа, метод  сравнения.

Работа написана с использованием научных разработок по учету денежных средств, а также на основе годовой отчетности предприятия за 2005г., 2006г., 2007г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Основы учета денежных средств

1.1 Учет кассовых операций и денежных документов

 

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией  ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. №18.

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими  организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством РФ. [6]

Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями  при осуществлении расчетов с  населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями  в банках, расходуются на цели, указанные  в чеке. [8]

Ведение кассовых операций возложено  на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно  хранить небольшие денежные суммы  в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и премий (в районах Крайнего Севера – 5 дней). [10]

Для учета кассовых операций применяются  типовые межведомственные формы  первичных документов и учетных  регистров: приходный кассовый ордер (ф. №КО-1), расходный кассовый ордер (ф. КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.КО-3), Кассовая книга (ф. КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. №88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99 г. [7]

Поступление денег в кассу и  выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах  не только цифрами, но и прописью. Приходные  ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, уполномоченные ими. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции  к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами  и шариковыми ручками или выписаны на пишущей машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. [15]

Заработную плату, пенсии, пособия  по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. [9]

Для учета денег, выданных из кассы  доверенным лицам (раздатчикам) по выплате  заработной платы, и возврата остатка  наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

По истечении установленных  сроков оплаты труда кассир должен:

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости  сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить  на ведомости штамп: «расходный кассовый ордер №__». [11]

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных  ведомостях, и подсчет выданных и депонированных сумм.

Депонированные суммы сдают  в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный ордер. [16]

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных  ордеров может осуществляться с применением средств вычислительной техники. [18]

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе с приходными и расходными ордерами в качестве отчета кассира по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. [20]

При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». [13]

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны  оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждений банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном порядке.[10]

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время  совершения операции – заперты с  внутренней стороны. Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы организаций могут быть застрахованы в установленном законодательством  порядке.

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается. [15]

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения. [17]

В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса, которой устанавливаются  лимиты в иностранной валюте. Кассы  должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами. Кассиры должны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче иностранной валюты из кассы.[19]

В кассу принимается наличная иностранная  валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация по которым присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступна для посетителей.

Для обособленного учета наличия  и движения иностранной валюты к  счету 50 «Касса» открывают соответствующие  субсчета.

Находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение. [14]

Учет поступления и выбытия  денежных документов оформляют приходными и расходными ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим денежным документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере №3. по окончании отчетного периода  остатки по журналу-ордеру сверяют  с данными книги движения денежных документов.

 

1.2 Учет операций по расчетным счетам

 

Каждая организация вправе открывать  в любом банке расчетные счета  и другие счета для хранения свободных  денежных средств и осуществления  всех видов расчетных, кредитных  и кассовых операций.

Организациям, имеющим отдельные  нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы и др.) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного счета могут быть открыты расчетные субсчета для зачисления выручки и производства расчетов по месту нахождения нехозрасчетных подразделений. [10]

Текущие счета открывают организациям, не обладающим признаками, дающими  возможность открыть расчетный  счет: производственным единицам производственных и научно-производственных объединений; другим хозрасчетным подразделениям организаций, расположенным вне их местонахождения; кооперативам по месту нахождения их филиалов и др.

Для открытия расчетного счета организация  должна представить в учреждение выбранного банка следующие документы: