Организация работы бухгалтерии на вновь создаваемом предприятии

ustify">     Формы используемых документов должны содержаться  в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае необходимости формы  документов могут разрабатываться  самостоятельно с учетом требований Федерального закона "О бухгалтерском  учете". Они оформляются в виде приложения к учетной политике и  утверждаются руководителем организации  торговли или общественного питания.

     Проверяются правильность и соблюдение сроков составления  товарных отчетов. Срок представления  материально-ответственными лицами отчетов  о движении товаров и тары устанавливается  руководителем и главным бухгалтером  в зависимости от условий работы организации торговли и общественного  питания.

     После увольнения главного бухгалтера и приема на работу нового необходимо уведомить  об этом сотрудников своих подразделений, основных партнеров, налоговые органы.

4. Инвентаризация

     Одним из случаев обязательного проведения инвентаризации, установленных Федеральным  законом "О бухгалтерском учете", является смена материально ответственных  лиц. При совмещении главным бухгалтером  должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности.

     Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, взаимных правах и  обязанностях работодателя и кассира  определен Типовым договором  о полной индивидуальной материальной ответственности "Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности".

     Результаты  инвентаризации денежной наличности оформляются  актом, который подписывается членами  инвентаризационной комиссии.

     Если  даты передачи дел и составления  годовой отчетности совпадают, проведение инвентаризации прочего имущества и обязательств также является обязательным. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

     Инвентаризация  отдельных видов имущества или  обязательств может проводиться  в добровольном порядке по соглашению между уходящим главным бухгалтером, новым главным бухгалтером и  руководителем организации.

     После завершения рассмотренных этапов процедуры  передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором указываются все  существенные моменты, характеризующие  состояние дел главного бухгалтера на установленную дату передачи.

     Акт подписывается передающим и принимающим  дела главными бухгалтерами либо лицами, временно исполняющими их обязанности, а также членами комиссии.

5. Проблемы работы бухгалтерии

     В последние годы при проведении аудиторских  проверок различных организаций не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечено, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.

     Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых  органов. Например, по данным камеральных  налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 — 15% не имелось  недостатков по заполнению.

     В большинстве случаев такое, прямо  скажем, ненормальное положение с  учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых  возлагается ведение различных  видов учета, правила по которым  не всегда совпадают, нестабильностью  и неоднозначностью правил учета  и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в  год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.

     Но, наряду с такими «объективными» причинами  появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление  которых зависит только от организации  работы бухгалтерии и ее работников.

     Решение проблем «своими силами»

     Приведем  некоторые «субъективные» условия  возникновения недостатков в  учете и пути их недопущения.

     Двойная проверка документов

     Это, прежде всего, невыполнение в большинстве  организаций старого (но никогда  не теряющего своего значения!) правила  проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».

     Проверка  «во вторую руку» заключается  в том, что после составления  документа одним работником бухгалтерии  другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную  проверку и несет ответственность  за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.

     Внутренняя  проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.

     Для проверки документа требуется значительно  меньше времени (порядка 10%), чем для  его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после  проверки значительно возрастает.

     Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно  сокращается время на последующее  исправление недостатков, которые  могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.

     Дисциплина и «комендантский час»

     Другой  распространенной причиной появления  ошибок и нарушений в учете  является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно  выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию  в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто  поболтать». При этом работники бухгалтерии  все время отвлекаются от своих  бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях.

     Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников  бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно  время приема устанавливать — 1 час  до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием  посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы.

     Также в организации должны быть четко  прописаны и утверждены руководителем  фирмы функции бухгалтерии и  должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.

     При этом следует исключать навязывание  функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как:

     - оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров);

     - составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений);

     - ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др.

     Организация документооборота

     Большое значение для устранения недостатков  в учете имеет правильная организация  внутреннего документооборота в  фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя.

     В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию  документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также  должны быть установлены жесткие  санкции за несвоевременную и  некачественную обработку документов.

     При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию  документов. При выявлении несвоевременности  представления документов или их некачественного составления главный  бухгалтер должен (возможно, после  одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку  и добиваться наложения соответствующих  санкций на виновных с объявлением  их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность  по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо  лучше сразу же проследить за правильностью  получаемого от контрагентов или  же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить  еще один документ, устранив ошибки.

     Не  будет лишней и организация в  бухгалтерии наглядного учета подготовки и своевременности представления  работниками бухгалтерии отчетных документов в налоговые органы с  указанием сроков и ответственных за составление и проверку.

     С целью повышения профессионализма и компетентности работников бухгалтерии  необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных курсах, участие в специализированных семинарах  и др., регулярное получение и  изучение специальной литературы.

     Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить в бухгалтерии  коллективное (возможно, по группам) изучение действующих руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного обеспечения.

     Новые правила учета необходимо сразу  же доводить до исполнителей под роспись  и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета должны быть в отдельных папках.

     В случае неясности каких-либо положений  по учету надо сразу же определять учетную политику по спорному вопросу  с привлечением аудиторов, юристов  и др., возможно, с направлением запроса  в соответствующий контролирующий орган. Нельзя оставлять неясности  «на потом».

     Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в  организации является сравнение  результатов инвентаризации с данными  бухгалтерского учета на соответствующую  дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и  др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям  баланса) на соответствующую дату.

     Если  результаты (данные), полученные как  при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец  отчетного периода, совпадают с  данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что  и в течение этого периода  ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации.

     В случае же расхождения каких-либо показателей  проверку работникам бухгалтерии следует  начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских  данных предъявлять претензии к  другим подразделениям фирмы.

     Наиболее  продуктивным способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.