Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

     · правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2);

    · предельные сроки командировок (сроки  устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4);

    · необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6);

    · формы журналов по ведению учета  работников, отбывающих в командировки (Приложение 2 и 3);

    · указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9);

    · указание на выплату работникам суточных (п. 10);

    · перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);

    · предписание в течение 3-х дней после возвращения работника  из командировки составить авансовый отчет (п. 19);

    · другие положения относительно командировок.

    11. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О  ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ  РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ  ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В  ПОЕЗДАХ" — компенсация работнику  данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом [10]).

    12. Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред.  от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ  ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ  С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА  ЦЕН" — содержит действующие  в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных (22 рубля) и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии оправдательных документов (145 руб.) и без таковых (4,5 руб.) при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно ПОСТАНОВЛЕНИЮ Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником выплат работнику командировочных сверх норм является чистая прибыль предприятия.

     

По командировкам  за границу:

    13. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР  от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ" — п.70-75 регламентируют выплаты при нахождения работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту (п. 71). Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.

    14. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ  от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ  СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ  В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ  ЗА ГРАНИЦУ" — содержит дополнение  к правилам п.72-75 документа [13] — суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ — нормы для страны-назначения (при этом документ [13] запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.)

    15. Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И  ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ  КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА  ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" — содержит список государств  и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках. (При этом, в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.)

    16. Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред.  от 01.08.94) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ  РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ" — поскольку размер суточных по загранкомандировкам (кроме суточных в долларах США командированным в Афганистан и в ОАЭ) изменен более поздним Письмом Минфина РФ [15], из данного Письма используются лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

    17. Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ  ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ  НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ  СТРАН" — устанавливает с  1.01.97 нормы суточных при командировках  во все страны - бывшие республики СССР.

    18. Письмо Минфина РФ от 13 февраля  1997 г. N 14 "О предельных нормах  возмещения расходов по найму  жилого помещения при краткосрочных  командировках на территории  ряда зарубежных стран" -нормы  расходов по найму жилых помещений  при командировках в страны - бывшие республики СССР.

    19. ПОЛОЖЕНИЕ ЦБР от 25.06.97 № 62 “О  ПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И ВЫДАЧИ ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ  РАСХОДОВ”.

    По  представительским расходам:

    20. Письмо Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред.  от 19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ" — относительно представительских расходов содержит:

    · определение представительских  расходов;

    · расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год (но не более норм);

    · требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;

     · предельные нормы представительских  размеров в год, принимаемые при  налогообложении прибыли (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год). 
 
 
 
 
 
 

1.2 Теоретические основы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами 

    Состав  первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• Приказ об учетной политике.
• Авансовые отчеты.
• Журнал регистрации авансовых отчетов.
• Приказы о направлении работников в командировку.
• Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.
• Сметы представительских расходов.
• Приказы об утверждении смет представительских расходов.
• Заявления на выдачу денег из кассы.
• Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).
• Журнал регистрации командировок.

      Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах  синтетического учета и отчетности:

• балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчете о движении денежных средств (форма № 4);
• главной книге;
• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

    Так же анализируется взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами:

   1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из  кассы предприятия, путем сличения  данных ж/о N 1 и ж/о N 7 за каждый  месяц.

    2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о N 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

    3. Сопоставляется месячный оборот  по возврату подотчетных сумм  в кассу по ж/о N 7 с соответствующим  итогом по ведомости к ж/о  N 1.

    4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о N 7 и ж/о N 1, данным за отчетный период по форме N 4 приложения к балансу.

    5. Сопоставляются месячные обороты  по кредиту счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", отражающие  расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91,  и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

    6. Проверяется соответствие сумм  в представленных оправдательных  документах суммам, отраженным в  авансовых отчетах.

    7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о N 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

    Проводится  инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами

Аудитору  следует ознакомиться с материалами  инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

    Для оформления инвентаризации применяются  формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

    Инвентаризация  расчетов с подотчетными лицами заключается  в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

    Общие положения по организации  учета расчетов с  подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору

• Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

   Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка под отчет. Так как  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким.

   Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для  его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

    Классификация возможных нарушений  при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами

    Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка  выдачи подотчетных сумм:

1.1. Выдача  денежных средств лицам, не  указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом  руководителя предприятия могут  быть выданы деньги на хозяйственно-операционные  расходы; 

1.2. Выдача  денежных сумм из кассы под  отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;