Лекция 7. Документирование, инвентаризация, регистры учета и формы организации бухгалтерского учета 

      Документирование является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета. Оно позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» обязательным условием отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными учетными документами, отвечающими соответствующим требованиям.

        Первичные учетные документы, составляются в момент совершения операции. Первичный документ – это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ придает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. Следовательно, составление документов и их первоначальная обработка является основой организации первичного учета.  Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может фиксироваться на разных носителях таких как: дискеты, магнитные ленты и др. Однако организация обязана в любом случае изготавливать копии документов на бумажных носителях и их предоставлять участникам хозяйственных операций и контролирующим органам по их требованию. Каждый первичный документ должен содержать ряд показателей. Показатель первичного документа в бухгалтерском учете называется реквизитом. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени (название организации, юридический адрес, № расчетного счета и т.д.). Переменные показатели меняются с каждой хозяйственной операцией (количество отгруженной продукции, остатки материалов на складе, начисленная сумма заработной платы и т. д). Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ определено состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Наличие обязательных реквизитов в первичном учетном документе позволяет обеспечить их юридическую доказательность. Первичные документы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

      Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (из госорганов, от учредителей, вышестоящих организаций, банков, фискальных органов, от поставщиков, покупателей и т.п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. Распорядительные – это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты-приемки выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные – это такие первичные документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении  и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.  Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов со склада; наряды на работу и т.п.

      Движение  первичных учетных документов от момента их появления в организации  до сдачи в архив после их принятия к учету и обработки принято называть документооборотом. Внутренняя регламентация хозяйствующим субъектом обработки и сроков представления первичных учетных документов называется графиком документооборота. Отсутствие четкого графика или его несоблюдение может приводить к различным нарушениям требований к ведению бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта. Стадия первоначальной обработки, на которой осуществляется накапливание количественных данных по различным признакам, может отличаться в зависимости от отрасли и специфики деятельности организации. Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации. Кроме регистрации и хранения, первичный учет выполняет также контрольную и информационную функцию.  Различные отклонения параметров технологического процесса могут быть корректированы на основе данных первичного учета.  Информация первичного учета используется при подготовке и принятии решений на разных уровнях управления организацией. Организация первичного учета должна основываться на следующих принципах: первичный учет занимает особое место в системе хозяйственного учета и тесно взаимосвязан с каждым видом учета (статистический, оперативный); первичный учет является основным носителем информации для всех видов хозяйственного учета, а также используется для анализа производственно-хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельности организации, для определения его места и поведения на рынке; данные первичного учета используются для проведения контрольно-ревизионной работы, аудиторских проверок; информация первичного учета используется для планирования и прогнозирования деятельности организации, улучшения финансово-экономического состояния организации; первичный учет является основной исходной базой для учета расчетов по оплате труда, себестоимости  и калькулирования продукции, начисления амортизации, учета готовой продукции и ее отгрузки, для определения финансовых результатов; первичный учет отражает особенности системы управления и обеспечивает обратную связь с управляемой системой; объектами первичного учета являются заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов; нормированное и отработанное время, выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, движение полуфабрикатов и незавершенного производства, объем выпуска продукции ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, банками, фискальными органами, учредителями и др.

      Под инвентаризацией понимается проверка соответствия фактического наличия объектов учета данным бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции документированы и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. Причинами проведения инвентаризации являются: ошибки при отпуске и приеме ценностей; неисправность оргтехники; наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл); хищения и злоупотребления; контроль за действиями материально-ответственных лиц и др. Основными задачами инвентаризации являются: выявление фактического наличия основных средств, МПЗ и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства; контроль за сохранностью МПЗ и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета; выявление МПЗ, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.; проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, машин оборудования  и других объектов бухгалтерского учета; проверка реальной стоимости учтенных в балансе незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и других статей баланса. В соответствии с действующим законодательством проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: при передаче имущества организации в аренду; при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в АО или ООО; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально-ответственных лиц; при фактах хищения, злоупотреблении, а также порчи  МПЗ; после пожара или стихийных бедствий; имущество предприятия-должника при проведении конкурсного производства; а также других случаях, предусмотренных действующим законодательством. Инвентаризация может быть полной или частичной, а также плановой или внеплановой. Для проведения инвентаризации составляется инвентаризационная комиссия. По результатам проведенной инвентаризации составляется акт, в соответствии с которым вносятся изменения данных бухгалтерского учета.

      Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Основными признаками определяющими ту или иную форму, являются: виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними; последовательность и способы записи в них; применение средств вычислительной техники. С целью регистрации и экономической группировки сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их образования, из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры. Учетные  регистры – это счетные таблицы определенной формы, соответствующие с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры ведутся в различных формах: книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм и др. Синтетический учет ведется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи в регистрах ведутся как вручную, так и с использованием программных средств. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в реестре карточек, с помощью которого можно отследить за их сохранностью.

      Наиболее  распространенной в нашей стране являются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная  формы бухгалтерского учета. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета сочетает в себе книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетически учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки. На каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Он содержит бухгалтерскую проводку, дату ее составления и сумму. Операций в течение месяца отражаются в накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям, раз в месяц составляются мемориальные ордера. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой и поэтому является наиболее распространенной. Но она имеет недостатки, связанные с составлением большого количества мемориальных ордеров, неоднократным записыванием одних и тех же  данных в различные учетные регистры, раздельное ведение аналитических и синтетических счетов.

      В процессе совершенствования мемориально-орденой  формы учета отказавщись от составления  мемориальных ордеров и регистрационного журнала, разработав регистры, основанные на группировочных и накопительных ведомостях, и, заменив книги свободными листами, создана более прогрессивная форма – журнально-ордерная. Автоматизированная форма учета основана на следующих принципах: метод двойной записи; организация программно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных ежемесячно повторяющихся операций; разукрупнения объектов учета; обеспечение автоматического ввода различных данных хозяйственных операций (исходной информации) из других пакетов программ; обработка первичной информации, хозяйственных операций по различным программам с учетом решения задач в зависимости от требований пользователей; дифференциация объемов учетной информации по объектам управления и обеспечения ее совместимости и взаимосвязи.

      Вопросы для контроля:

1. Что понимается под «докуметированием»?
2. Для чего необходимо использовать документирование?
3. Что собой представляет первичный учетный документ?
4. Когда составляется и кем подписывается первичный учетный документ?
5. Существуют ли такие хозяйственные операции, которые отражаются без первичных учетных документов?
6. Какой законодательный акт содержит требования, предъявляемые к оформлению первичных документов?
7. Что собой представляют реквизиты?
8. Какие бывают реквизиты?
9. Какие виды первичных учетных документов применяются в бухгалтерском учете?
10. Какие документы относятся к документам бухгалтерского оформления?
11. Что собой представляет документооборот?
12. Что понимается под графиком документооборота?
13. Что собой представляет первичный учет?
14. На каких принципах должна базироваться система первичного учета организации?
15. Что собой представляет инвентаризация?
16. В каких случаях инвентаризация является обязательной?
17. Что является причиной проведения инвентаризации?
18. Что собой представляет форма бухгалтерского учета?
19.   Что собой представляет учетный регистр?
20. Можно ли вести записи в учетных регистрах с применением программных средств?
21. Что собой представляет журнально-ордерная форма бухгалтерского учета?
22. Что собой представляет мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета?
23. Что собой представляет автоматизированная форма бухгалтерского учета?
24. Что относится к основным признакам, определяющим ту или иную форму бухгалтерского учета?
25. Можно ли вести учетные регистры в форме книг?