Конспект лекций Технологии обработки данных

      С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

      Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие формализованной  обработке (законы, нормативные акты, приказы, договора, письма ….).

      Операционные  документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые организацией хозяйственные операции и содержат определенный набор реквизитов, позволяющих осуществлять их формализованную вычислительную обработку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета.

      Мы  рассмотрим операционные документы, поскольку формализованные процедуры обработки в АИСБУ применяются только к ним.

      В условиях автоматизированной обработки  данных вводится понятие «вид документа» или «тип документа».

      Документ  любого вида может  иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.

      Каждый  вид документа обязательно имеет  визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.

      В системах автоматизации учета реализуется четыре основных варианта экранных форм документов:

      1. Экранная форма является копией  первичного документа. 

      2. Экранная форма представлена  в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый набор реквизитов (экранная форма ПКО и РКО).

      3. Экранная форма имеет макет  вертикального расположения реквизитов  документа.

      4. Экранная форма имеет заголовочную  часть (как и первичный документ), а для отдельных видов документа и табличную часть.

      Для большинства документов в системах автоматизации задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.  

2. Модели  электронного документооборота.

      В АИСБУ электронный документооборот  рассматривается применительно к процедурам обработки операционных документов.

      В зависимости от того, является ли АИСБУ  локальной или входит в состав комплексной информационной системы организации как ее компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами:

      1. Каждый возникший документ должен  найти отражение на счетах  бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.

      2. Второй подход ориентирован на  документооборот всей организации  и базируется на системе взаимосвязей  между документами разных видов.

      При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется  одна из трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается как:

1. дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);
2. средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель);
3. вспомогательный информационный объект (3-я модель).

      Первая  модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе.  

      Возникновение хоз операции >>> запись информации о  хоз операциях  в массиве >>> первичный документ. 

      Недостаток. Запись о хозяйственной операции сразу становится актуальной, т.е. формируются проводки. В реальности часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями.

      Вторая  модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

Возникновение хозяйственной операции >>>первичный документ  >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве. 

      Недостаток. Не соблюдается временной разрыв между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам.

      Третья  модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

      Возникновение хозяйственной операции >>>первичный документ  >>> совершение хозяйственной операции >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.

      Таким образом, при применении третьей модели поддерживается технология прохождения первичных документов.

      Второй  подход к работе с  операционными учетными документами, когда АИСБУ является одной из функциональных подсистем управления организацией, реализуется в корпоративных информационных системах.

      Этот  подход базируется на четырех основных положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии. Следовательно массивы документов также могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии.
2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.
3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

     Следовательно, основные отличия модели полного  документооборота от предыдущих моделей  заключаются в следующем:

• Документ рассматривается не только как средство формирования проводок, но и является полноправной информационной единицей;
• Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии;
• Благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам документов, хранящимся в других подсистемах. (учетная база освобождена от излишней аналитической информации, но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки).

     Вывод. Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета. 

     3. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях 

1. Ручной  ввод бухгалтерских  операций. Бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Самостоятельно определяет корреспондирующие счета каждой проводки и указывает сумму.
2. Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций. Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющих отразить хозяйственную операцию в учете. Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Каждая типовая хозяйственная операция регистрируется в справочнике типовых операций под своим уникальным именем.
3. Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. Бухгалтер заполняет предложенную форму документа, а бухгалтерские операции и проводки формируются автоматически.