Экономическая сущность и роль производственных запасов в хозяйственном процессе

На складах материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам, в ящиках, на стеллажах, полках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, количество, инициалы лица, ответственного за заказ и номер склада.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку.

Карточки открывают в бухгалтерии  и записывают в них следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик  делает на основании первичных документов (приходных ордеров, накладных и т. п.) и день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Однако такие карточки используют только кладовщики региональных представительств, так как у них в подотчете находится только готовая продукция. На центральном складе в г.Заславль учет материалов ведется автоматизированно. Вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые материальные ведомости движения и остатков материалов на складах. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Эти ведомости используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.                                              

В региональных представительствах материально  ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию в офис в г.Минске. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца.

При использовании материальных отчетов  отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Все первичные документы по движению материалов со складов в г.Заславль и региональных складов организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.

Для учета в бухгалтерии  открывают на каждый вид и сорт материала карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

2. Документальное и синтетический учет поступления материалов

Первичные документы  по поступлению материалов играют важную роль в организации материального  учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Первичные документы  по движению материалов должны тщательно  оформляться, обязательно содержать  подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Поступление материалов на предприятие контролирует экспедитор, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие. Если обнаруживается недостача или порча груза, составляется акт не право представления претензий к транспортной организации или поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально  ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества  и ассортимента поступивших материалов по документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.).  При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей по документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом  со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах, один из которых служит основанием для оприходования материальных ценностей у грузополучателя.

Акт о приемке  материалов (Приложение А) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении  платежного требования на излишки.

Приходные документы  составляются в день поступления материалов.

Учет материалов ведется  на балансовом счете 10 “Материалы” (учитываются сырье, материалы, топливо, запчасти и прочие материалы, которые предназначены для использования в производстве продукции). Бухгалтерский учет материалов, не принадлежащих организации, но по разным причинам находящихся у нее, ведется на забалансовом счете 003 “Материалы, принятые в переработку». Счет 003 "Материалы, принятые в переработку" предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья и материалов заказчика, принятых в переработку (давальческое сырье), не оплачиваемых организацией-изготовителем.

По дебету счета 003 "Материалы, принятые в переработку" отражается стоимость материалов, принятых в  переработку, предусмотренная в  договорах. Оприходование товарно-материальных ценностей по забалансовому счету производится по данным приходных документов (товарно-транспортных накладных, приходных ордеров с отметкой "в переработку").

При поступлении материалов дебетуют счет 10 «Материалы» и кредитуют следующие счета (таблица 3.1):

Таблица 2.1 – Хозяйственные операции по учету поступления материалов

3. Документальное оформление и учет расхода материалов

Отпуск материалов на производство внутри организации, а также представительствам по регионам своей организации оформляется накладной- требованием на  отпуск (внутреннее перемещение)  материалов   (форма М-11).

Накладные составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах: один экземпляр с распиской получателя остается на складе, другой – с распиской лица, отпустившего материальные ресурсы, передается получателю материальных ресурсов.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В договорах предусматривается: наименование материалов, количество, цена, срок поставки, порядок расчетов с поставщиками, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки.

Предприятия - поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры, передают их покупателю для оплаты.

Отпуск материальных ресурсов оформляется также товарно-транспортной накладной (форма  ТТН-1), товарной накладной (форма ТН-2). Они составляются в четырех экземплярах (первый  экземпляр – владельцу транспортного средства, второй – заказчику (плательщику), третий – грузоотправителю, четвертый – грузополучателю.

В течение отчетного  месяца бухгалтерия предприятия  получает платежные документы поставщиков, акцептованные экспедитором, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия.

При принятии к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов их следует классифицировать и оценить исходя из:

• наличия у организации права собственности на запасы;
• видов запасов;
• порядка учета заготовительно-складских и транспортных расходов;
• наличия оплаты за неполученные запасы;
• наличия расчетных документов на полученные запасы.

Расход материальных ценностей на изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг, а также на другие хозяйственные цели отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в зависимости от направления затрат в корреспонденции с дебетом счета 20 «Основное производство» при расходе материалов на выработку продукции, работ, услуг цехами основного производства; счета 23 «Вспомогательные производства» - при расходе на выработку продукции, работ, услуг во вспомогательных производствах: счета 25 «Общепроизводственные расходы» – при расходе на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, производственных цехов и хозяйств, на хозяйственные и другие нужды; счета 26 «Общехозяйственные расходы» - при расходе на нужды заводоуправления; счета 28 «Брак в производстве» - при расходе на исправление производственного брака; счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» - при расходе непромышленными хозяйствами (ЖКХ, детские учреждения, подсобное сельское хозяйство и т. п.) и др.

Информация  о реализации товарно-материальных ценностей обобщается на результатном счете 90 «Реализация». По дебету счета 90 отражается балансовая стоимость выбывших ценностей и понесенные в связи с этим расходы, а по кредиту – выручка от реализации материалов.

При этом на фактическую  стоимость отгруженных или отпущенных материалов, а также понесенные расходы дебетуется счет 90 «Реализация», а кредитуется счет 10 «Материалы» – на балансовую стоимость материальных ценностей; счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»; счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – на расходы, связанные с реализацией материальных ценностей. На сумму НДС по реализованным ценностям дебетуется счет 90 «Реализация» и кредитуется счет 68 «Расчеты по налогам и сборам». Подлежащие вычетам суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные при покупке материалов, списываются в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» с кредита счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (субсчет 22 «Уплаченный НДС по сырью, материалам, товарам, работам, услугам»).