Формы бухгалтерского учёта

  Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк, таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.

  В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты – выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.

  5. По способу заполнения (используемым  техническим средствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (заполнение производится автоматически).

  Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шариковых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целесообразно заполнять вручную, например карточки, редко используемые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).

  В качестве простейших печатающих устройств  используют пишущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.

  Наиболее  эффективно изготовление бухгалтерских  регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится  на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при необходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержание данных в регистрах, но и сами формы.[3].

1.2 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах.

В практической деятельности бухгалтеров иногда возникают  ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.Ошибки возникают по разным причинам: по причине усталости, небрежности работника, неисправности учетной устройства или компьютера. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. А в документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются, документ оформляют заново.

Исправления вносятся в случае признания факта  неверного (неправильного, ошибочного) отражения на счетах бухгалтерского учета или в регистрах бухгалтерского или налогового учета записей, влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете. К таким ошибкам, согласно инструкции, относятся искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов в бухгалтерском учете, сборов в налоговом учете.

Исправления производятся при обнаружении технической ошибки.

Возникновение технических ошибок обусловлено, как  правило, невнимательностью лица, производящего  операции с данными, содержащимися  в обрабатываемых первичных документах и составляемых на их основании учетных регистрах, как ручным способом, так и при автоматизированной обработке информации. Ошибки автоматизированной обработки информации возникают как при вводе информации в компьютерную программу, так и непосредственно при использовании программного обеспечения: при обработке, хранении и передаче данных. К техническим ошибкам относятся: описки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае ведения учета ручным способом; опечатки. Могут возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае введения информации по учету в компьютер или при печатании первичных документов; пропуски. Появляются при отражении в отчетном периоде данных из большого числа однотипных первичных документов. При этом существенно возрастает вероятность пропуска одного из таких документов либо части информации из такого документа; повторный ввод данных. Возникновение подобных ошибок характерно для ведения учета с использованием специальных бухгалтерских программ. Такие ошибки связаны с отсутствием либо низким качеством внутреннего текущего контроля;

Арифметические ошибки. Чаще всего возникают при подведении итогов в рамках одного учетного регистра, а также при обобщении данных из нескольких источников;

Неточное округление. Такие ошибки свойственны для составления первичных документов либо отчетности.

Однако  одного установления фактов наличия  ошибок еще недостаточно, так как  неизвестно, где произошла ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Наиболее  распространенным способом отыскания  ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.

В основе их лежат разработанные схемы  взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей учетных регистров.

После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление  ошибки в счетных записях имеет  большое значение для обеспечения  достоверности учетных сведений.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.

В бухгалтерском  учете различают два вида ошибок: локальные и транзитные.

Локальные - вызывают искажение информации только в том документе или регистре, где они допущены и не приводят к ошибкам в других документах.

Например, если в счет-фактуре неправильно  указана дата, то это не приводит к появлению новых ошибок.

Транзитные  ошибки - вызывают автоматическое искажение  данных в нескольких регистрах.

Например ошибка в подсчете итогов в журнале-ордере вызывает искажение данных в главной книге, обороной ведомости, балансе.

Ошибочные записи в бухгалтерии  исправляются следующими способами:

• метод корректурный;
• метод дополнительных проводок;
• метод «красного сторно», или метод отрицательных чисел.

     Метод корректурный применятся в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

     Суть  данного метода заключается в  том, что ошибочное число или сумма зачеркивается тонкой линией таким образом, чтобы под зачеркнутым можно было прочесть написанное. После этого сверху или сбоку (на полях) пишется правильное число, а внизу листа делается запись с оговоркой об содержании следующего содержания: «Исправленному верить. Исправлено (число прописью) на число (прописью)». Ставится дата исправления ошибки и заверяется подписью лица, внесшего исправления. Вносить исправления может лицо, составившее документ, либо его начальник.

     Как правило, этот метод используется в пояснительных записках к бухгалтерским балансам или в справках бухгалтерии.

     Метод дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда при правильно выбранной корреспонденции счетов сумма операции преуменьшена (преувеличена).

     Суть  этого метода заключается в том, что при исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в той же корреспонденции, на сумму разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

     Метод «красного сторно»  или метод отрицательных чисел, применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция.

     При исправлении такой ошибки неправильная запись повторяется по тем же счетам, т.е. повторяется неправильная корреспонденция  в той же сумме, только красным цветом, который означает отрицание в бухгалтерском учете. После этого обычными чернилами отражается запись по соответствующим счетам в соответствующей сумме.

Начиная с отчетности за 2010 год, бухгалтерам  при исправлении  ошибок, следует руководствоваться  новым ПБУ.

Положение по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете  и отчетности», утверждено Приказом Минфина РФ от 28.06.10 №63н (далее ПБУ 22/2010). Порядок исправления ошибок, изложенный в ПБУ 22/2010, близок по своей сути с порядком, описанным в МСФО 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки»  
 

I. Общие положения

1. Настоящее  Положение устанавливает правила  исправления ошибок и порядок  раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений) (далее - организации).

2. Неправильное  отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации (далее - ошибка) может быть обусловлено, в частности:

• неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в  отражении фактов хозяйственной  деятельности в бухгалтерском учете  и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.

3. Ошибка  признается существенной, если она  в отдельности или в совокупности  с другими ошибками за один  и тот же отчетный период  может повлиять на экономические  решения пользователей, принимаемые  ими на основе бухгалтерской  отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

II. Порядок исправления  ошибок

4. Выявленные  ошибки и их последствия подлежат  обязательному исправлению.

5. Ошибка  отчетного года, выявленная до  окончания этого года, исправляется  записями по соответствующим  счетам бухгалтерского учета  в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

6. Ошибка  отчетного года, выявленная после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность).

7. Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, но до даты представления такой отчетности акционерам акционерного общества, участникам общества с ограниченной ответственностью, органу государственной власти, органу местного самоуправления или иному органу, уполномоченному осуществлять права собственника, и т.п., исправляется в порядке, установленном пунктом 6 настоящего Положения. Если указанная бухгалтерская отчетность была представлена каким-либо иным пользователям, то она подлежит замене на отчетность, в которой выявленная существенная ошибка исправлена (пересмотренная бухгалтерская отчетность).

8. Существенная  ошибка предшествующего отчетного  года, выявленная после представления  бухгалтерской отчетности за  этот год акционерам акционерного  общества, участникам общества с  ограниченной ответственностью, органу  государственной власти, органу  местного самоуправления или иному органу, уполномоченному осуществлять права собственника, и т.п., но до даты утверждения такой отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке, исправляется в порядке, установленном пунктом 6 настоящего Положения. При этом в пересмотренной бухгалтерской отчетности раскрывается информация о том, что данная бухгалтерская отчетность заменяет первоначально представленную бухгалтерскую отчетность, а также об основаниях составления пересмотренной бухгалтерской отчетности.