Документальное оформление кассовых операций с использованием ККМ

- при инвентаризации в организациях.

Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины, второй – остается в данной организации.

Акт фиксирует показания следующих счетчиков:

- контрольных счетчиков (отчета  фискальной памяти), регистрирующих  количество переводов показаний  суммирующих счетчиков 

на нули;

- главного суммирующего счетчика;

- секционных суммирующих денежных  счетчиков.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2) применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию.

Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых

машин.

Акт с накладной, оформленной на передачу контрольно-кассовых машин в другую организацию или в центр технического обслуживания контрольно-кассовых машин для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день.

Ремонт контрольно-кассовых машин производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма № КМ-3) применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-

операциониста организации.

Если кассир пробивает возвратные чеки (чеки на сумму, которая

возвращается покупателю, обычно со знаком «минус»), то в Z-отчете будет отражена информация о возврате. Однако возвратный чек пробивать не обязательно, это только сервисная функция некоторых ККМ, потому что сумма возврата не вычитается из суммы продаж по денежным счетчикам, в том числе и в фискальной памяти. В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм).

Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные. При этом вернуть деньги можно только из главной кассы, оформив расходный кассовый ордер и отразив эту операцию в кассовой книге.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6, 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями

кассира и представителя администрации (графы 7 и 8).

Записи в журнале ведутся по Z-отчетам, при этом по каждому из них

делается запись в книге кассира-операциониста, даже если он нулевой (выручки за день не было).

В графе 1 журнала указывается дата снятия отчета. У каждого Z-отчета есть свой номер, который увеличивается с каждым снятием отчета на единицу. Эти номера отчетов и записываются в графы 4 и 5. Все Z-отчеты, полученные на ККМ, должны обязательно аккуратно собираться и храниться, например, в отдельной папке или скрепляться с отчетом кассира за день.

В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 «Оплачено по документам» соответственно указывают сумму продаж по кредитным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов.

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. На эту сумму уменьшается сумма выручки по кассе. В конце смены эти данные заверяются ответственными лицами в графах 16-18.

В случае неисправности ККМ кассир вместе с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в книге времени и причины окончания работы. Затем администрация вызывает специалиста по ремонту, который делает запись в специальном журнале – «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» по форме № КМ-8.

В журнале должны расписаться кассир-операционист, старший кассир, (руководитель организации, его заместитель, заведующий секцией и

т.п.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и

вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных суммирующих счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5) применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста в случае установки контрольно-кассовых машин на прилавках магазинов или для работы официанта. Данный учетный регистр предназначен для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на контрольно-кассовых машинах, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и

выручки.

Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и других лиц, использующих данную контрольно-кассовую технику.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка.

Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало (графа 5) и конец рабочего дня (смены) (графа 6) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (графа 8), и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. За прием денег (по приходному ордеру) в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.

Впоследствии Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7).

Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и

выручке организации (форма № КМ-7) применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Данный документ составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

В форме, согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы, по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям).

Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8) применяется в организациях в следующих случаях:

- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- проведения специалистом центра  технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой

машины, устранения мелких неисправностей.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или

его заместителя.

В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.

В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту контрольно-кассовых машин.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9) применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя – физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), – в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй – в бухгалтерию проверяемой организации, третий – остается у материально-ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.