Документация и форма бухгалтерского учёта

justify">Сводные документы широко распространены в  практике бухгалтерского учета, так  как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

По месту  составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

 Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).

    Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.),

    По способу охвата операций  первичные документы подразделяются  на разовые, накопительные и  группировочные.

      Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

      Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные документы (чьные ведомости обычно заводятся для записи в них разовых документов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу . натериалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления “рации и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.

 Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и. т. д. 

 1.2. Формы бухгалтерского учета. 

     Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним  видом учетных регистров, последовательностью  связи между документами и  регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т. е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

     Бухгалтерский учет в бюджетных организациях осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

     Министерство  финансов Российской Федерации в  отдельных случаях может разрешать  федеральным органам исполнительной власти вести бухгалтерский учет в организациях, находящихся в их ведении, по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета при наличии разработанных методических документов.

     Состав  учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на схеме 1. 

 
 
 

      Условные обозначения:   запись

       сверка записи

     Схема. 1. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. 

Для обеспечения  раздельного учета операции по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников (материальные ценности, средства в расчетах и др.), субсчету присваивается отличительный признак в виде номера (по бюджетным средствам – 1, по средствам, полученным за счет внебюджетных источников: 2 – по предпринимательской деятельности, 3 – по целевым средствам и безвозмездным поступлениям).

     Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных  ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции. Формы регистров приведены в приложении к инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой  последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированным и менее квалифицированными работниками.

     Недостатками  мемориально-ордерной формы учета  являются:

     -трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

     -отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического учета;

     -формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

     В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а  для составления отчетности приходиться  производить выборку и группировку  данных текущего учета.

     Основными особенностями журнально-ордерной формой учета являются:

     -применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

     -совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

     -отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

     -сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

     Журналы-ордера представляют собой, свободные листы  большого формата со значительным количеством реквизитов открываются они на месяц, на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму.

     Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

     Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных  к ним ведомостей. Общая схема  записей при журнально-ордерной форме учета приведена на схеме 2. 

      Условные обозначения:   запись

 сверка записи

     Схема 2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. 

Применение  журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно  уменьшить трудоемкость учета. Это  достигается за счет совмещения в одном реестре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров), регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

     К недостаткам журнально-ордерной формы  учета следует отнести сложность  и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     II. Бухгалтерский учёт и виды документов. 

     2.1. Особенности бухгалтерского учета. 

     Бухгалтерский учет осуществляется специальной службой  предприятия- бухгалтерией и по сравнению  с другими видами хозяйственного учета имеет ряд особенностей:

     - является сплошным и непрерывным во времени, т.е. осуществляется сплошное наблюдение хозяйственных процессов и явлений;

     - строго документирован. Это означает, что каждая операция должна отражаться в бухгалтерском учете только на основании документов, что придает ему юридически доказательную силу;

     - использует специфические приемы и способы обработки учетных данных, например, систему счетов, двойную запись операций на счетах, бухгалтерский баланс, калькулирование и др.;

     - применяет все три вида измерителей  (натуральные, трудовые, денежные), но  особо важную роль играет денежный измеритель, так как он обеспечивает получение обобщающих показателей; организуется в рамках отдельных хозяйствующих субъектов. В условиях рыночных отношений важнейшие показатели хозяйственной деятельности выражаются только в денежной форме.

     Так как каждое предприятие, хозрасчетная организация производит определённую продукцию, или предоставляет услуги то предметом бухгалтерского учета является продукт предприятия, процесс его создания, движения и использования, а также связанные с этим денежные, расчетные и кредитные операцию которые изменяют имущество и источники его формирования.

     Сущность  предмету бухгалтерского учёта раскрывается через объекты учета, которые можно выделить в такие основные группы:

• хозяйственные средства, их виды, состав и движение;
• источники хозяйственных средств;
• хозяйственные процессы и операции;
• расчеты;
• прибыли, убытки и финансовый результат.

     К пользователям информации учета относятся: Отдельные лица. Люди используют бухгалтерскую информацию в своих повседневных делах, как управление их банковскими счетами, оценка перспектив работы, инвестирование денег и принятия решения купить или арендовать дом.

     Управляющие компаний используют бухгалтерскую информацию для планирования целей их организаций и принятия мер для достижения этих целей, а так же для корректировки действий в случае необходимости. Решения основанные на бухгалтерской информации могут включать: какое здание и оборудование купить, сколько товара иметь на складе и какое количество денег взять в кредит.

     Инвесторы предоставляют деньги , которые необходимы для начала деловых операций. Для  того чтобы принять решения о  начале нового проекта потенциальные  инвесторы оценивают, какую прибыль они могут получить от своих инвестиций. Это значит, что необходимо проанализировать финансовые аспекты нового бизнеса. Инвесторы, которые вкладывают деньги, следят за прогрессом бизнеса, анализируя финансовую документацию и следя за его развитием в деловой прессе. До предоставления займа потенциальные кредиторы определяют возможности фирмы, получающей заем, выплатить его в оговоренное время.

     Эта оценка включает рассмотрение будущих  операций, которые основываются на бухгалтерской информации. 
 
 
 
 

     2.2. Документация, виды документов. 

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Разнообразие  хозяйственных операций требует  составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию  документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице.