Формы бухгалтерского учёта

 1.     Формы бухгалтерского учёта.

    

   Форма учёта определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учётных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т.е. использованием тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учёта следует понимать совокупность различных учётных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

   В настоящее  время в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированные формы учёта. Состав учётных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учёта представлены на рис. 1.

   При мемориально-ордерной  форме учёта по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учёта). Аналитический учёт ведётся в карточках, записи в которые делают на основании первичных или свободных документов. По данным синтетических  и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

   Мемориально-ордерная  форма учёта отличается строгой  последовательностью учётного процесса, простотой и доступностью учётной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счётные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учётной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

   Недостатками  мемориально-ордерной формы учёта  является:

трудоёмкость  учёта, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех  же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

 отрыв аналитического  учёта от синтетического, громоздкость  аналитического учёта (он часто  отстаёт от синтетического учёта);

формы регистров  аналитического учёта зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

   В связи  с этим учёт имеет сравнительно  низкое познавательное значение, а для составления отчётности приходится производить выборку и группировку данных текущего учёта. В настоящее время мемориально-ордерная форма учёта применяется в сравнительно небольших организациях.

   Основными особенностями журнально-ордерной формы учёта являются:

Применение для  учёта хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведётся только по кредитовому признаку;

Совмещение в  ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учёта;

Объединение в  журналах-ордерах систематической  записи с хронологической;

Отражение в  журналах-ордерах хозяйственных  операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчётности;

Сокращение количества записей благодаря рациональному  построению журналов-ордеров и Главной  книги.

   Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный счёт или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определённый постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму. Далее представлена форма журнала-ордера№1 по счёту 50 «Касса».

   Запись  в журналы ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

  

      Первичные и свободные документы 

Кассовая книга                  Мемориальные ордера 
 

Регистрационный журнал     Главная книга                          Регистры аналитического

                                                                                                               учёта

             

              Оборотная ведомость                                              Оборотная ведомость по 

   по синтетическим счетам                                                аналитическим счетам

                  

                        Бухгалтерский баланс и другие отчётные формы 
 
 

Рис.3. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учёта: 
 
 
 
 

    В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счёта, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер №1 по счёту 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счёт «Касса» кредитуется. Операции, по которым счёт «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счёта, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счёта.

   В ряде  журналов-ордеров синтетический  учёт совмещается с аналитическим,  например по счетам «Краткосрочные  кредиты банка», «Прибыли и убытки» и др., причём расположение данных аналитического учёта обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчётности без дополнительных выборок  и группировок. Самостоятельный аналитический учёт(в карточках или книгах) ведётся при данной форме учёта лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учёту материалов, основных средств, готовой продукции и др.

   Хозяйственные  операции записываются в журналы-ордера  по мере их совершения и  оформления документами. Поэтому  систематическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учёта отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

   Для сверки  правильности записей в журналах-ордерах  общий итог по кредиту счёта  подсчитывают и записывают его  в журнал непосредственно из  документов. Полученный итог сверяют  выведенными в отдельных графах  журнала итогами по дебетуемым  счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учёт совмещается с аналитическим.

   Оборотные  ведомости составляются лишь  по тем счетам, в которых аналитический  ведётся самостоятельно.

   Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах даётся расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счёта, а в Главной книге – расшифровка дебетового оборота этого же счёта. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца и записывается в соответствующей колонке Главной книги.

   Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

   Бухгалтерский  баланс и другие формы отчётности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

   Общая  схема записей при журнально-ордерной  форме учёта представлена на  рис.4 
 
 

                                       Первичные и сводные

                                        документы 

Кассовая книга               Журналы-ордера                       Накопительные и группировочные

                                                                                    ведомости

                                        Главная книга

                                                                                         Регистры аналитического учёта

                                         Бухгалтерский баланс

                                         и другие отчётные формы         Оборотная ведомость по             

                                                                                                аналитическим счетам 
 
 

Рис.4. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учёта: 
 
 

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта позволяет значительно уменьшить трудоёмкость учёта. Это достигается за счёт совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учёта, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

   Данная  форма учёта повышает контрольное  значение учёта, облегчает составление  отчетов.

   К недостаткам  журнально-ордерной формы учёта  следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учёта.

   От значительной  части указанных недостатков  свободна автоматизированная форма учёта, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учёта свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации – ЭВМ – машинограммы выходной информации.

   Один  из вариантов автоматизированной  формы бухгалтерского учёта представлен  на рис.5.

   В настоящее  время организации интенсивно  оснащаются многофункциональными  проблемно-ориентированными мини-ЭВМ-  компьютерами. Они позволяют накапливать  данные непосредственно в традиционных учётных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.). 
 
 
 

Рис.5.Автоматизированная форма бухгалтерского учёта  
 

                          Хозяйственные операции 
 

Первичные документы                          Устройство регистрации

                                                           информации 

Устройства ручного  переноса

данных на машинные носители 
 

                           База постоянных и переменных данных 
 

                                Отчётные и справочные машинограммы  и видеограммы 
 

   Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места (АРМ) бухгалтера.

   Применение  машинно-ориентированных форм учёта обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учётного процесса; высокую точность учётных данных; оперативность данных учёта; повышение производительности учётных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учёта и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

   В последнее  время предприятиям малого бизнеса  разрешено использовать упрощённую форму учёта, при которой можно использовать всего два вида учётных регистров – Книгу учёта хозяйственных операций (регистр синтетического учёта) и ведомости учёта соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учёта.