Дебиторская и кредиторская задолженность и ее отражение в Форме №1 и в Форме №5

     Во  втором разделе бухгалтерского баланса  средства в расчетах представлены двумя  группами статей в зависимости от сроков погашения задолженности: «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)» (230) и «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» (240).

     Данные  по счетам бухгалтерского учета расчетов организации с другими организациями и гражданами в бухгалтерском балансе приводятся в развернутом виде: по счетам аналитического учета, по которым имеется дебетовое сальдо, — в активе, по которым имеется кредитное сальдо, — в пассиве.

     В дебиторскую задолженность включаются: расчеты с покупателями и заказчиками; задолженность поставщиков по выданным им авансам; расчеты с персоналом организации по возмещению нанесенного ими ущерба; задолженность за подотчетными лицами; расчеты с разными организациями и лицами по нетоварным операциям; прочие дебиторы. Расшифровка дебиторской задолженности по срокам ее погашения приводится в Приложении к бухгалтерскому балансу (ф. № 5). Исчисление срока дебиторской задолженности с целью подразделения ее на долгосрочную и краткосрочную осуществляется с 1-го числа календарного месяца, следующего за месяцем, в котором задолженность была принята к бухгалтерскому учету. Дебиторская задолженность, представляемая в бухгалтерском балансе как долгосрочная и предполагаемая к погашению в отчетном году, может быть представлена на начало этого отчетного года как краткосрочная с раскрытием данной информации в пояснительной записке.

      В составе дебиторской задолженности  наибольший удельный вес составляет задолженность покупателей и заказчиков за отгруженную им продукцию, выполненные работы и оказанные услуги в сумме предъявленных расчетных документов к оплате в соответствии с условиями договора. Сам факт существования этой задолженности обусловлен действующей системой безналичных расчетов, при которой момент отгрузки продукции и ее оплаты по времени не совпадают. При отражении данных по расчетам с покупателями и заказчиками следует учитывать сроки исковой давности, установленные законодательством. При создании и установленном порядке в конце отчетного года резервов по сомнительным долгам за счет финансовых результатов задолженность, по которой создан резерв, в годовом бухгалтерском балансе уменьшается на сумму этого резерва. Основанием для отражения дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе служит информация, учтенная на счетах: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 63 «Резервы по сомнительным долгам», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (в части авансов выданных), 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» {в части переплат), 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     В группе статей «Кредиторская задолженность» отражается краткосрочная задолженность  организации перед  различными юридическими и физическими лицами (сумма сальдо по счетам 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Наиболее характерные виды кредиторской  задолженности, включаемые в состав этой группы, отражаются по следующим статьям:

     — по строке «Поставщики и подрядчики»— задолженность перед поставщиками и подрядчиками за полученные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, а также по неотфактурованным поставкам. Для заполнения этой статьи используется информация, учтенная на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

     — по строке «Задолженность перед персоналом организации» — задолженность перед работниками организации по начисленной, но еще не выплаченной им оплате труда. Для заполнения этой статьи используется информация по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

      — по   строке   «Задолженность  перед   государственными внебюджетными  фондами» — задолженность организации  по отчислениям на социальное страхование, пенсионное обеспечение, на обязательное медицинское страхование работников. При заполнении этой статьи используются данные счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

     — по строке «Задолженность по налогам и сборам» — за долженность организации перед бюджетами всех уровней по налогам и сборам, включая налоги на доходы физических лиц, удерживаемые организацией с работников. Заполняется эта статья по данным, учитываемым на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам»,

      — по строке «Прочие кредиторы» — все виды задолженности организации по расчетам с разными организациями и лицами по операциям некоммерческого характера (депонированные суммы заработной платы; суммы арендных обязательств за арендованные основные средства; задолженность организации по платежам по обязательному и добровольному страхованию имущества и работников;  задолженность по суммам, удержанным из заработной платы работников в пользу отдельных лиц и организаций на основании исполнительных документов судебных органов и др.). По этой статье могут быть отражены суммы по полученным авансам от покупателей под поставку продукции, выполнение работ и услуг. При заполнении данной статьи используется информация по счетам 78 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (субсчет «Авансы полученные»).

1.3 Формирование информации о дебиторской и кредиторской задолженности в системе бухгалтерского учета и предоставление ее в финансовой отчетности.

      Текущая деятельность предприятия представляет собой непрерывное движение товарно-материальных и иных ценностей, а также возникновение  и использование взаимосвязанных  обязательств, связывающих предприятие  с другими контрагентами.

      Основной  удельный вес в подобных обязательствах составляют расчеты с внешними дебиторами и кредиторами за поставленную или  полученную продукцию. Так дебиторская  задолженность представляет собой  иммобилизацию собственных оборотных  средств, то есть она не выгодна для  предприятия.

      Кредиторская  задолженность – это суммы, причитающиеся  поставщикам за покупку у них  товаров или услуги.

      Теоретически  дебиторская задолженность может  быть сведена до минимума, но тем  не менее этого не происходит, в  том числе и по причине конкуренции. Дебиторская задолженность отражается в учете на счетах 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", а кредиторская на счетах 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и счете 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами".

      Срок, в течение которого дебиторская  и кредиторская задолженности отражаются – это период времени с которого гражданское законодательство связывает  те или иные последствия.

      Для контроля за состоянием дебиторской  и кредиторской задолженностей предприятия  должны проводить инвентаризацию. Данная инвентаризация заключается в документальной проверке правильности и обоснованности числящейся задолженности поставщиков  и покупателей. Для этого создается  специальная комиссия, в которую  включаются представители служб, ответственные  за работу с кредиторами и дебиторами.

      В обязанности комиссии входит: идентификация  сомнительной задолженности, определение  резервов по сомнительным долгам. Результаты проверки оформляются протоколом, актом  инвентаризации и прилагаемой к  нему справкой. Эти документы необходимы руководителю для принятия окончательного решения о создании резерва и  списании дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность по истечении  срока исковой давности списывается  на уменьшение прибыли и резерва  по сомнительным долгам. Списанная  задолженность не считается аннулированной, она должна быть отражена на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов" в  течение 5 лет, для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения  имущественного положения должника.

      Для обращения в судебные органы о  принудительном взыскании с предприятия  числящейся за ним задолженности  установлены сроки исковой давности. Согласно ст. 195 Гражданского Кодекса  РФ исковой давностью признается срок для защиты прав по иску юридического лица, право которого нарушено. Отчет  срока начинается с момента возникновения  права на иск. А окончание срока  исковой давности лишает возможности  принудительно осуществить взыскание  долга. Общий срок исковой давности 3 года.

      Экономическая сущность дебиторской и кредиторской задолженностей в наибольшей степени  проявляется в результате экономического анализа, который является связующим  звеном между учетом и принятием  управленческого решения, когда  учетная информация проходит аналитическую  обработку: производится сравнение  достигнутых результатов деятельности с данными за прошлые периоды, определяется влияние разнообразных  факторов на результаты хозяйственной  деятельности, выявляются недостатки, неиспользованные возможности.

      На  основе результатов анализа разрабатываются  управленческие решения.

      Связь анализа с бухгалтерским учетом также имеет обоюдный характер. С  одной стороны сведения бухгалтерского учета являются главным источником информации при анализа дебиторской  и кредиторской задолженностей. С  другой стороны требования, которые  ставятся перед анализом, так или  иначе пере адресуются бухгалтерскому учету.

      При анализе состояния дебиторской  и кредиторской задолженностей используются следующие методы:

      1.Сравнение  фактически достигнутых результатов  с данными прошлых периодов, это  дает возможность оценить темпы  изменения изучаемых показателей.

      2.Методы  абсолютных и относительных разниц, где абсолютные показатели показывают  количественные размеры явлений  отчетных за минусом явлений  базисных в единицах меры, веса, объема и другие.

      3.Результаты  анализа обычно излагают в  виде таблиц. Это наиболее рациональная  и удобная для восприятия форма  представления аналитической информации, расположенной в определенном  порядке.

      Широкое применение находит и графическое  отображение информации. Графики  представляют собой масштабное изображение  показателей. В отличие от табличного материала график дает обобщающий объем  изучаемого явления, позволяет зрительно  заметить те закономерности, которые  содержит числовая информация.

3. Метод коэффициентов, являющийся неотъемлемой частью анализа дебиторской и кредиторской задолженности.

      Большое влияние на оборачиваемость капитала, вложенного в активы, а следовательно  и на финансовое состояние предприятия  оказывает увеличение или уменьшение дебиторской и кредиторской задолженностей, их размеры и качество.

      Поэтому для улучшения финансового состояния  предприятия необходимо:

1. Следить за соотношением дебиторской задолженности и кредиторской. Так как увеличение первой создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования.
2. Контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям.

      Резкое  увеличение дебиторской задолженности  и её долги в оборотных активах  может свидетельствовать о неосмотрительной политике предприятия по отношению  к покупателям, либо об увеличении объема продаж. Дебиторская задолженность  может уменьшаться с одной  стороны за счет ускорения расчетов, а с другой стороны из-за сокращения отгрузки продукции покупателям.

     Необходимо  различать нормальную и просроченную задолженность. Начисление последней  создает финансовые затруднения, так  как предприятие будет чувствовать  недостаток финансовых ресурсов. Такая  задолженность (как дебиторская  так и кредиторская) означает рост риска непогашения долгов и уменьшения прибыли. Поэтому каждое предприятие  заинтересованно в сокращении сроков погашения причитающихся ему  платежей. В процессе анализа нужно  изучить динамику, состав, причины  и давность образования задолженности, установит нет ли таких, по которым  истек срок исковой давности. Если они есть то необходимо срочно принять  меры по их взысканию ( оформление векселей, обращение в судебные органы и  другие меры). В ходе анализа дебиторской  и кредиторской задолженностей кроме  бухгалтерского баланса используются первичные документы, а также "Приложение к бухгалтерскому балансу, раздел 2" и пояснительная записка к  годовому отчету.

     Информация  о состоянии дебиторской задолженности  с учетом ожидаемых сроков ее погашения представляется во втором разделе бухгалтерского баланса самостоятельными подразделами: дебиторской задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 мес.; дебиторской задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты.