Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

     Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в  командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные  за ведение этих журналов, назначаются  приказом руководителя предприятия.

     Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении  в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам.

     На  копии приказа (с отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

     В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы  по найму жилого помещения, расходы  на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме  перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

     По  возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

     Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости  пояснения в письменном виде, подписывает  этот отчет и передает его на утверждение  руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе  производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

     Расходы по найму жилого помещения возмещаются  работнику полностью по предоставленным  документам. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование  мини-баром и прочие расходы, не связанные  с оплатой жилья.

     Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

     Командированному  работнику оплачиваются расходы  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

     Следует помнить, что суточные и расходы  по найму жилого помещения (как при  предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в  пределах установленных действующим  законодательством норм.

     В бухгалтерском учете при командировочных  расходах делаются следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 - выдача денежного аванса командированному лицу;

Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Дебет 71 Кредит 50 – выдан перерасход по авансовому отчету.

     Таким образом, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор. [4, с.42]

     1.3 Аналитический  и синтетический учет

 

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» представлена в таблице 1.1. [5, с.43]

     Таблица 1.1

     Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

     Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают  с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 1) — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. [5, с.47] 
 

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ТАРИ-АВТО» 

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия 

     Общество  с ограниченной ответственностью «Тари-Авто» является юридическим лицом и действует на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

     Правовое  положение ООО «Тари-Авто», порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

     Основной  вид деятельности реализация запасных частей и комплектующих изделий автомобилей ВАЗ.

     В ООО «Тари-Авто» разработана учетная политика, согласно требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 23.11.2009г. № 261-ФЗ), Налогового кодекса РФ, и Положению по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н), Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н).

     Подотчетными  лицами в ООО «Тари-Авто», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор - Папков Анатолий Петрович (таб. №01), заместитель директора - Сынков Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер - Мамочкина Анна Михайловна (таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир - Деньжова Евгения Денисова (таб. №05), менеджер - Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07). 

2.2. Учет подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы 

     Список  работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов, размеры сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

     Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее  ознакомлены с нормативными ограничениями  налично-денежного обращения, а также  с требованиями, предъявляемыми к  документальному оформлению таких  операций.

     Согласно  Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении  правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства  РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная  надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в  порядке, установленном федеральным  законом.

     При получении накладной на отпуск материальных ценностей и счёта-фактуры в  бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи: Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 - на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

     Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных  документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость», на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, выделенного  в счёте-фактуре и расчётном  документе;

Дебет 68 Кредит 19 - принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке товаров (работ, услуг). [1, с.36]

     Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

     Менеджеру ООО Тари-Авто» Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Папкова А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Хозяйкиной О.З. нет.

     Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный  чек №07 от 10.01.2010г. и кассовый  чек магазина розничной торговли  «Электротехника» на радиотелефон  «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная  №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации ООО «Дипломат» на электронные калькуляторы «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС - 106,78руб.;

3) квитанция  к приходному кассовому ордеру  №08 от 10.01.2010г. ООО «Дипломат»  на сумму 700руб., полученных от  Хозяйкиной. О.З.;

4) договор  купли-продажи №02 от 10.01.2010г. и  акт купли-продажи, составленные  с предпринимателем Селезневым  С.С. на приобретение стульев  по цене 870руб. - 3шт.; на общую сумму  2610руб.

     Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт. Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Мамочкина А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2010г. Перерасход подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.