Бухгалтерский учет расчетов подотчетными лицами

 
 
 

Введение

     В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций нередки случаи, когда необходимо произвести закупки  за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с  командированными работниками.

     В таких  случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет  для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Подотчетные лица - работники предприятия, которые получили в кассе деньги авансом и обязаны за них отчитаться. Выдача наличности под отчет проводится из кассы предприятия при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае предоставления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных денежных средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.

     Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     Цель  работы: рассмотреть порядок учета  и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета  в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное  регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

     Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Учет  расчетов с подотчетными лицами

 

1. Организация учета расчетов с  подотчетными лицами

 

     Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96

N 247)

     Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

     Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

     Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели.

     Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

     Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

     Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

     Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. контроль за  экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели. 

1.2. Аналитический и  синтетический учет 

     В бухгалтерском  учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным  суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете  собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

   Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 1) — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

   Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер (Приложение 2), указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

     Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

     Если  из авансового отчета видно, что подотчетник  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

     Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1. руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2. руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

     Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

     Данные  с журнала №7 берутся для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

     В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».  

     1.3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей, товаров 

     Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

     В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

     Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).