Бухгалтерский учет и документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «КДСК»

     При обнаружении недостачи сырья и материалов, боя, поврежденной тары, составляется коммерческий акт в двух экземплярах (один забирает экспедитор), который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. В ее адрес направляется претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция и другие) и предложением возместить сумму убытка.

     Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортные организации в течении трех месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своем решении. Если отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двухмесячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки для ответа на претензионное письмо. По договоренности (после согласования способа оплаты) экспедитор может получить груз непосредственно у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов (счет-фактура).

     Основным  документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура (форма № 868). Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата и др. В нем указывают наименование отгруженных ценностей по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. В документе делают ссылку на договор, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям. Счета-фактуры поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнений всех реквизитов, применяемых цен, таксировки, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученных ценностей с данными счета-фактуры составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику.

     Счет-фактура  занимает особое место в системе документации организации. С одной стороны, он является дополнительным инструментом контроля за правильностью и своевременностью расчетов бюджетом по налогу на добавочную стоимость. С другой стороны, порядок составления и регистрации счетов-фактур соответствует требованиям, предъявляемым при составлении первичных документов.

     Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия. При доставке автотранспортом, водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной. Вместе с поступившим грузом в адрес покупателя поступают сопроводительные документы. При отсутствии таковых (или в случае поступления груза с нарушением договорных условий, или не по назначению) груз принимается на ответственное хранение на забалансовый счет №002, с сообщением отправителю, если имеются его реквизиты. На этом счете материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступят документы или распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или реализации на месте. За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

     Независимо от оплаты и доставки, порядок оприходования материальных ценностей должен отвечать определенным требованиям. При любом варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приемка на складе производится методом прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приемный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приемную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.

     Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке, сдает в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета фактуры), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура, приходный ордер), либо передачи в производство (требование).

     Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учетная цена, балансовый счет, норма запаса и другие данные.

2.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «КДСК»

     Данные аналитического учета организации должны соответствовать  оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

     На  счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" отражается информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками за³:

      - полученные товарно-материальные  ценности, выполненные работы и  оказанные услуги, включая предоставление  электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

      - товарно-материальные ценности, работы  и услуги, на которые расчетные  документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки);

      - излишки товарно-материальных ценностей,  выявленные при их приемке;

      - полученные услуги по перевозкам, а также за все виды услуг  связи и др.

     Организации, осуществляющие при выполнении договора строительного подряда, договора на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ и иного договора функции генерального подрядчика, расчеты со своими субподрядчиками также отражают на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

       Все операции, связанные с расчетами  за приобретенные материальные  ценности, принятые работы или  потребленные услуги, отражаются  на счете 60 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками" независимо от  времени оплаты.

       По счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" отражаются, кроме того, суммы по инкассированным поставщиками расчетным документам, подлежащим в соответствии с действующими правилами оплате в безакцептном порядке, и суммы по исполнительным документам, предъявленным соответствующими организациями в банк для принудительного взыскания с расчетного и других счетов предприятия.

       Если до поступления расчетного  или исполнительного документа  в банк задолженность была  учтена на другом кредиторском  счете, то сумма по поступившему  счету или исполнительному документу записывается в кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и в дебет того счета, на котором эта задолженность была учтена.

     Аналитика к счету 60. К счету 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" могут быть открыты следующие субсчета:

       Счет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам" предназначен для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за приобретаемые ценности, работы, услуги.

      60-02 "Расчеты по неотфактурованным поставкам";

      60-03 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками по авансам  выданным";

      60-04 "Расчеты по векселям, выданным  поставщикам и подрядчикам";

      60-05 "Расчеты с дочерними обществами";

      60-06 "Расчеты с зависимыми обществами";

      60-08 "Расчеты по векселям, выданным прочим контрагентам".

       Субсчет 60-01 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками по акцептованным  и другим расчетным документам" предназначен для учета расчетов  с поставщиками и подрядчиками  за приобретаемые ценности, работы, услуги.

       Субсчет 60-01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам" кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету поступивших товарно-материальных ценностей, принятых работ, потребленных услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат.

     При обнаружении недостачи материальных ценностей по вине поставщика, несоответствия цен, обусловленных договором, арифметической ошибки и т.п. до акцепта платежных  документов счет акцептуется в сумме за вычетом стоимости недостающих ценностей.

     Излишки материальных ценностей по сравнению  с указанными в счете, а также  поступление материальных ценностей  при отсутствии расчетных документов отражаются в учете как неотфактурованные  поставки по кредиту субсчета 60-02 "Расчеты по неотфактурованным поставкам" в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета товарно-материальных ценностей по ценам, предусмотренным в договорах. После получения расчетных документов ранее отраженная задолженность сторнируется.

       На субсчете 60-03 "Расчеты с поставщиками  и подрядчиками по авансам  выданным" учитываются расчеты  с поставщиками и подрядчиками  по выданным им авансам под  поставку материальных ценностей  либо под выполнение работ,  услуг. Суммы выданных авансов отражаются по дебету субсчета 60-03 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным" в корреспонденции со счетами учета денежных средств и другими счетами. Зачет ранее выданных авансов и погашение задолженности поставщика или подрядчика отражается по кредиту субсчета 60-03 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по авансам выданным" в корреспонденции с субсчетом 60-01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам".

       На субсчете 60-04 "Расчеты по  векселям, выданным поставщикам и подрядчикам" отражаются суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией простыми векселями или акцептованными к оплате векселями-траттами (переводными).

       Выдача векселя или акцепт  тратты в счет погашения задолженности поставщикам и подрядчикам за товары, работы, услуги отражается по дебету субсчета 60-01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным или другим расчетным документам" (или других субсчетов счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками") в корреспонденции с кредитом субсчета 60-04 "Расчеты по векселям, выданным поставщикам и подрядчикам". Получение товаров, работ, услуг от поставщиков и подрядчиков отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" и других счетов в корреспонденции с субсчетом 60-01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным или другим расчетным документам" (или другими субсчетами счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками").

       Замена денежного обязательства  векселем (в соответствии с дополнительным соглашением с поставщиком) отражается по кредиту субсчета 60-04 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по векселям выданным" в корреспонденции с субсчетом 60-01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам".

       Оплата векселя отражается по  дебету субсчета 60-04 "Расчеты с  поставщиками и подрядчиками  по векселям выданным" с кредитом  счетов учета денежных средств.

       На субсчетах 60-05 "Расчеты с  дочерними обществами" и 60-06 "Расчеты  с зависимыми обществами" организацией отражается информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками, являющимися по отношению к организации дочерними или зависимыми обществами. На субсчете 60-08 "Расчеты по векселям, выданным прочим контрагентам" отражаются суммы задолженности прочим контрагентам, обеспеченные выданными организацией простыми векселями или акцептованными к оплате векселями-траттами (переводными).

       Суммы кредиторской задолженности,  по которым истек срок исковой  давности, списываются по каждому  обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовый результат организации. В бухгалтерском учете эта операция отражается по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту субсчета 91-01 "Прочие доходы".

       Если расчеты с поставщиками  и подрядчиками ведутся в иностранной  валюте, на счете 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" могут возникать курсовые разницы,  связанные с изменением курса  рубля по отношению к иностранной валюте. При отражении курсовых разниц производится запись по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту субсчета 91-01 "Прочие доходы" - на сумму положительных курсовых разниц или по дебету субсчета 91-02 "Прочие расходы" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму отрицательных курсовых разниц.