Бухгалтерский учет денежных средств предприятия и анализ платежеспособности и ликвидности предприятия

    Сумма проставляется цифрами в соответствующей  рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

    Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).

    Расходный кассовый ордер регистрируется в  специальном журнале в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена.

    При получении денег предъявляется  паспорт или заменяющий его документ (например, при выдаче денег на предприятии может предъявляться удостоверение, выданное данным предприятием), но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.

    Получатель  собственноручно чернилами или  шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца пишется словом, например, 15 апреля) и свою подпись.

    Деньги  могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, то j по строке «Выдать» работником бухгалтерии сначала указывается фамилия, имя, отчество получателя, затем фамилия, имя, отчество лица,' которому доверено получение денег (например, Иванову Николаю Васильевичу по доверенности Петрову Сергею Васильевичу). Доверенность должна быть оформлена в установленном порядке, она остается у кассира как приложение к расходному кассовому ордеру.

    Чтобы исключить возможность повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

    По  расходным ордерам производятся разовые выплаты денег. Как правило, это выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, а также по результатам авансового отчета, выдача ссуд или материальной помощи отдельным работникам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например, депонированная заработная плата, т.е. заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полученная и сданная в банк).

    Таким образом, расходный кассовый ордер  оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная ведомость.

    Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий  по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

    При выдаче денег по ведомости кассир должен убедиться, что на ее титульном листе есть разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это. В ведомости указываются и сроки выдачи денежных средств, они должны быть выданы в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

    Получатели  предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.

    В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано». В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: «Деньги по ведомости выдавал ... (подпись)». Запрещается выдача денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом.

    На  ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ».

    Таким образом, на все выданные по ведомости  суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

    Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.

    В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер.

    При работе с кассовыми документами  необходимо строго соблюдать следующие требования:

• приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной);
• в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);
• прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
• в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

    Все поступления и выдачи наличных денег  записываются в кассовую книгу. Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

    Каждая  организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

    Допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом, но при условии, что машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При этом должна быть обеспечена полная сохранность кассовых документов.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

    Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться ревизия кассы в сроки, установленные руководителем организации. Кроме того, ревизия проводится и при смене кассира. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. По результатам ревизии составляется акт.

1.1.3.Синтетический  и аналитический учет кассовых  операций 

    Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств, документов в кассах организации используются счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

    50-1 «Касса организации в рублях, где учитываются денежные средства  в кассе организации»

    50-2 «Операционная касса», где учитывается  наличие и движение денежных  средств в кассах товарных контор (пристаней), эксплуатационных участков, речных переправ, судов, вокзалов и т.п.

    50-3 «Денежные документы», который используется  для учета марок государственной пошлины, проездных документов (билетов) на транспорт и других денежных документов.

    При наличии операций с иностранной  валютой организации могут открыть  отдельный субсчет «Касса организации  в иностранной валюте».

     При этом на депонированные суммы делаются следующие записи в системе учета:

Дт 70 Кт 76 Расчеты по депонированным суммам;

Дт51 Кт50.

    При выплате этих сумм получателю делается запись: Дт 76, «Расчеты по депонированным суммам», Кт 50.

Если обнаружены излишки денежной наличности, то в  бухгалтерском учете производятся записи на сумму излишек (согласно акту): Дт 50 и кредит счета 91.

    При недостаче денежных средств устанавливается  виновное лицо и осуществляются записи на сумму недостачи:

Дт 94Кт50,

Дт 73 Кт 94.

Внесение в  кассу денег виновным лицом отражается в Дт 50 и Кт 73. Удержания из заработной платы виновного лица осуществляют по Дт 70 и Кт73.

Дт 50 Кт 71 возврат  в кассу на использование подотчетных  сумм. Дт 50 Кт 73-2 поступление денежных средств в возмещение материального ущерба.

    Дт 50 Кт 91 сумма излишков денежных средств  выявленных при инвентаризации.

    Дт 50 Кт 75 внесение денежных средств от учредителей в качестве уставного  капитала.

Дт 73-1 Кт 50 выданы из кассы займы работникам.

    Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», используется журнал-ордер  № 1 и ведомость № 1.

    Записи  в журнале-ордере и ведомости  осуществляются в хронологическом  порядке путем записи итогов за каждый рабочий день на основании отчетов  кассира, подтвержденных приложенными приходными и расходными документами При небольшом количестве кассовых документов допускают записи в указанные регистры за несколько дней, например, за 3 — 5 рабочих дней, в целом по нескольким отчетам кассира В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производились записи, например. 6-9 или 21-25 и т.д. 

                                       2.2.Учет операций по расчетному счету

  2.2.1.Открытие  расчетного счета

    Для открытия расчетного счета необходимо представить следующие документы:

• заявление на открытие счета;
• решение учредителей о создании организации (протокол собрания);
• нотариально  заверенные  копии  учредительных документов 
  (устава и учредительного договора);
• справку о регистрации организации;
• справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
• копию документа о регистрации в качестве плательщиков взносов в Пенсионный фонд и в Фонд обязательного медицинского страхования в РФ;
• копию приказа руководителя организации о назначении главного бухгалтера и кассира (если по статусу организации обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера, то это указывается в заявлении);
• карточки с нотариально заверенными образцами подписей (руководителя, его заместителя и главного бухгалтера и его заместителя) в двух экземплярах с оттиском печати.