В начале каждого нового года в результате анализа организации бухгалтерского учета в предыдущем году и инструктивных  указаний вносятся изменения или вводятся дополнительные регистры для накапливания показателей счетных форм. Таким образом, подчинение аналитического учета целям отчетности обеспечивает своевременное и более качественное составление форм периодической и годовой отчетности.

  После разработки плана работ по составлению годового отчета, обсуждения его в бухгалтерии с участием экономистов и других специалистов издают приказ, где объявляют сроки начала отдельных работ по годовому отчету, указывают исполнителей отдельных видов работ.

  2.1.б) Инвентаризация статей бухгалтерского баланса к составлению годового отчета.

  Основной  задачей формирования годового бухгалтерского отчета предприятия является обеспечение  своевременности, полноты и достоверности  данных бухгалтерской и налоговой  отчетности, предъявляемой в налоговые органы и заинтересованным пользователям. Не случайно п.2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 №129-Ф3 “О бухгалтерском учете” (в редакции от 23.07.98) и п. 15. Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации предусмотрено перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение на предприятии инвентаризации его имущества и денежных обязательств. В  Положении по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/2008) сказано, что одним из способов введения бухгалтерского учета является организация инвентаризации.

  Чтобы быть уверенным в правильности показателей  годовой бухгалтерской отчетности на предприятии необходимо еще раз  проверить записи бухгалтерского учета  и убедиться в том, что:

• на счетах бухгалтерского учета предприятия отражены все хозяйственные операции отчетного года (полнота отражения);
• записи в бухгалтерском учете произведены на основании соответствующих первичных документов (обоснованность отражения);
• отражение хозяйственных операций не противоречит соответствующим положениям действующих нормативных актов (правильность отражения).

  В частности, используемые бухгалтером  проводки должны быть предусмотрены  инструкцией по применению Плана  счетов финансово- хозяйственной деятельности предприятий.

  Другими словами, перед формированием годовой  бухгалтерской отчетности целесообразно  провести инвентаризацию (анализ движения и сальдо) всех счетов бухгалтерского учета, в том числе имущества  и денежных обязательств.

  Для проведения инвентаризации бухгалтеру необходимо иметь соответствующую информационно - нормативную базу, то есть следующие основополагающие документы:

• Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ, с изменениями от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января 2003 г., 30 июня 2003 г.),  «Положение об учетной политике организаций»,   (ПБУ 1.2008);
• План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению;
• Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирование финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 05.08.92 № 552, с учетом изменений и дополнений, внесенных Постановлениями Правительства РФ.
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49.
• В связи с тем что Инструкция о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности, регламентировавшая и порядок заполнения форм промежуточной отчетности, с 1 января 2000 г. утратила силу, при заполнении соответствующих строк форм отчета следует руководствоваться основными методическими принципами ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, содержащимися в нормативных актах. Основные правила составления и представления бухгалтерской отчетности изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и в Положении по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99), утвержденном Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н. Начиная с отчетности 2000 г. вводится в действие Приказ N 4н. Таким образом, формы отчетности за I квартал 2000 г. следует разрабатывать, соблюдая требования действующих положений по бухгалтерскому учету и отчетности и указания Приказа N 4н. 
  Минфин России утвердил ряд документов, регламентирующих порядок раскрытия итоговой бухгалтерской информации, составляемой и представляемой начиная с отчетности за I квартал 2000 г. Все документы разработаны в развитие Положения N 34н и ПБУ 4/99. Приказом N 4н утверждены образцы форм бухгалтерской отчетности, представляемых в составе квартальной и годовой бухгалтерской отчетности, а также Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности и Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности. Особенностью данных документов является отказ Минфина России от утверждения форм бухгалтерской отчетности как типовых. Минфин России только рекомендует организациям при разработке форм бухгалтерской отчетности, представляемых в установленные адреса, учитывать образцы форм, приведенные в приложении к приказу. Придется отказываться от привычных форм представляемой отчетности в установленные адреса. При этом в максимальной степени следует учитывать требования и правила, изложенные в положениях по бухгалтерскому учету. С 1 января 2000 г. вступили в силу Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н, и Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н. На основании этих двух ПБУ следует составлять Отчет о прибылях и убытках (форма N 2). Приказ Минфина России от 12.11.1996 N 97 "О годовой бухгалтерской отчетности организаций" (в котором была приведена Инструкция по заполнению форм N N 1, 2 и других форм) утратил силу на основании Приказа N 4н. ПБУ 9/99 и 10/99 устанавливают правила формирования в бухгалтерском учете информации о доходах и расходах большинства организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и страховые организации, а также бюджетные учреждения. Для некоммерческих организаций данные ПБУ действуют в отношении признания доходов и расходов от предпринимательской деятельности.

  На  основании этих указаний и положений  на предприятии разрабатывается план инвентаризации и проект приказа о составе инвентаризационной комиссии.

  Для проведения инвентаризации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия при обязательном участии  главного бухгалтера. Возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель организации или его заместитель.

  Состав  комиссии и сроки проведения инвентаризации были объявлены приказом руководителя организации.

  До  начала инвентаризации бухгалтерия  полностью обрабатывает и записывает регистры аналитического учета, данные всех приходных и расходных документов, выводит остатки по счетам. На складах товары раскладываются по наименованиям, сортам, размерам с указанием на ярлыках количества.

  Инвентаризацию  проводят отдельно по каждому месту  нахождения ценностей и по материально ответственным лицам.

  Данные  инвентаризации по каждому виду ценностей  фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей  и должностным лицам, ответственным  за их сохранность.

  Наименование  инвентаризуемых ценностей и объектов за их количество показывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения принятых в учете.

  Так, при инвентаризации основных средств  комиссия в обязательном порядке  осматривают объекты в натуре.

  Инвентаризацию  денежных средств, ценностей и документов строгой отчетности осуществляют ежемесячно и обязательно на 31  декабря. При подсчете фактического наличия денежных средств в кассе принимаются к учету наличные деньги, почтовые марки и марки  государственной пошлины.

  Никакие документы и расписки в остаток наличности кассы не  включаются.

  Проверяют ценные бумаги, лимитированные чековые  книжки и т.д.

  Инвентаризацию  кассы оформляют актом. При обнаружении  в кассе недостачи или излишка  ценностей в акте указывают суммы  недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

  Инвентаризация  расчетных, текущих и бюджетных счетов в банке, расчетов с банком по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и остальными дебиторами и кредиторами сводится к выявлению по документам остатков и тщательной проверке числящих на этих счетах сумм.

  По  суммам несогласованной дебиторской  и кредиторской задолженности с  истекшими сроками исковой давности, а также безнадежной к получению  составляют справки по каждому проверенному синтетическому счету.

  В справках дают подробную характеристику этих сумм, указывают лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, на основании этих справок составляют общий акт, который и оформляют результаты инвентаризации расчетов. На суммы, числящие по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей», составляют особые описи с указанием количества и стоимости недостающей продукции, по материально ответственным лицам.

  Особо проверяют суммы дебиторской  задолженности, списанные в убыток вследствие несостоятельности ответчиков и невозможности обращения взыскания на их имущество, в частности:

• обоснованности списания задолженности в убыток;
• правильности учета списанной задолженности за балансом;
• осуществления контроля за возможностью ее взыскания.

  Инвентаризационные  описи составляют в двух экземплярах. Один экземпляр остается в подразделении, а второй передается в бухгалтерию.

  На  ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости на основании инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета.

  Инвентаризационная  комиссия проверяет правильность составления  сличительных ведомостей, на их основании  составляет ведомость результатов, выявленных  инвентаризаций, которую  прилагают к готовому отчету.

  По  всем недостаткам или излишка, потерями, связанным с пропуском сроков исковой задолженности, инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения соответствующих работников. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи товарно-материальных ценностей, а также их излишков и в соответствии с этим лиц определяет порядок отражения разницы между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

  2.1. в) Заключительные записи к составлению бухгалтерского баланса.

  В системе счетов аналитического и  систематического учёта должны быть отражены все хозяйственные операции, относящиеся к данному отчетному  году. Большинство показателей в  годовом отчете заполняются на основании  данных систематического и аналитического учёта уточнённых в процессе инвентаризации.

  После отражения результатов инвентаризации и уточнений в учётных записях  за год подсчитывают итоги в ведомостях и журналах – ордерах за декабрь. При этом итоги в учётных регистрах  взаимопоследовательно сверяют. После подсчёта итогов и взаимной сверки в соответствующих регистрах приступают к заключению балансовых счетов в определённой последовательности.

  Заключение  счетов – это определение конечных остатков (сальдо). Конечный остаток  переносят в учётные регистры следующего года в качестве начального.

  Сальдо  по счёту 50 «Касса» выводят на 31 декабря  после сверки остатка денежных средств  с актом инвентаризации. Затем  после проверки выписок банка, и  при их тождестве с данными  учёта выводят остатки по счетам 51 «Расчетный счёт», 52 «Валютный счёт», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

  Проверив  авансовые отчеты, относящиеся к  декабрю, и получив подтверждение  от подотчётных лиц о задолженности, выводят остаток по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

  Далее тщательно проверяют расчеты, платёжные  ведомости, лицевые счета, ведомости  распределения заработной платы  с начислениями, проверяют правильность начисления премий, предусмотренных системой оплаты труда и различных доплат, включаемых в совокупный доход. Определяют депонентскую задолженность, списывают суммы с истекшими сроками исковой давности и выводят остаток по счетам 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

  Используя данные расчётно-платёжных ведомостей, по которым исчислена сумма предстоящей  оплаты за отпускное время работникам организации в новом отчётном году, составляют список инвентаризации резервов (если создаётся) на оплату отпусков на первое января.

  При наличии подтверждения о выверке  взаимных расчётов выводят остаток  по счетам 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчёты по претензиям», 68 «Расчёты по налогам и сборам».

  В бухгалтерском и налоговом учете  дебиторская задолженность списывается  либо за счет резерва по сомнительным долгам, либо включается в расходы фирмы. Создавая резерв по сомнительным долгам, фирма заранее равномерно уменьшает свою налогооблагаемую прибыль. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Для обобщения информации о резервах предусмотрен счет 63 «Резервы по сомнительным долгам», по кредиту которого отражаются суммы созданных резервов в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.).