Автоматизация расчета заработной платы

 

 

ГЛАВА 2. Автоматизация учета труда и заработной платы на предприятии в системе «1С: Предприятие»

 

2.1. Общие сведения  о программе

 

Система программ «1С: Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Гибкость платформы позволяет применять «1С: Предприятие» в самых разнообразных областях:

• автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.
• поддержка оперативного управления предприятием;
• автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
• ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
• широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
• решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• другие области применения.

Первоначально, продукт «1С: Предприятие» был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами). Но сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач.

Специализированная подсистема учета заработной платы и кадров «1С: Зарплата и управление персоналом», входящие в став «1С: Предприятия», решают следующие задачи:

• Учет движения кадров по каждой организации, включая оформление документов и отчетности
• Начисление заработной платы персонала предприятия с оформлением соответствующих документов
• Исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организации. И оформление соответствующих отчетов,
• Отражение начисленной зарплаты, а также сумм налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете.

Система программ «1С: Предприятие» предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.

«1С: Предприятие» позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы.

В «1С: Зарплата и управление персоналом» поддерживаются все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к управлению персоналом.

Управление данными о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценка квалификации производственного и управленческого состава являются трудоемкими процессами. Использование специализированных программных продуктов дает компании возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и осуществлять кадровую политику.

Программа обеспечивает автоматическое начисление заработной платы и связанных с ней налогов и сборов в соответствии с действующим законодательством. Полностью автоматизирован весь комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплата больничных листов и отпусков, и заканчивая формированием документов на выплату заработной платы и отчетности в государственные контролирующие органы.

Расчет заработной платы выполняется поэтапно (Рис. 2.1.).

 

Рис. 2.1. Этапы расчета заработной платы

 

В течение месяца вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого работника, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания – больничные листы и другие документы.

После завершения периода собственно производиться расчет заработной платы и связанных с ней налогов и взносов. По результатам этого расчета формируются данные о суммах подлежащие выплату работникам.

Программа содержит большое количество предопределенных видов начислений (Рис. 2.2.) и удержаний. В системе реализованы практически все виды начислений, оплаты труда используемые на хозрасчетных предприятиях:

• По месячной тарифной ставке;
• По месячной тарифной ставке по часам;
• По месячной тарифной ставке по дням
• По часовой тарифной ставке;
• По месячной тарифной ставке от обратного;
• Процентом;
• Фиксированной суммой;
• По месячному расчётному показателю по дням;
• По среднему заработку;
• По среднему заработку для отпуска;
• По среднему заработку для больничных.

Рис.2.2. Основные начисления организации

План видов расчёта удержания организаций (Рис.2.3.) предназначен для хранения видов расчёта удержания с работников организаций.

Он содержит предопределённые виды расчёта, которыми можно пользоваться без дополнительной настройки. При необходимости в него можно добавлять новые виды расчёта, если предопределённых недостаточно для выполнения удержаний с работников.

 

Рис.2.3. Удержания организации

 

Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе «1С: Зарплата и управление персоналом». Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.

Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта используется программа «1С: Бухгалтерия». При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы «1С: Бухгалтерия».

Основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия»:

• Начисление заработной платы по видам:
• основная заработная плата;
• дополнительные виды доходов.
• Учёт удержаний из заработной платы:
• по исполнительным листам;
• НДФЛ.
• Начисления на фонд оплаты труда (учёт ЕСН)
• Формирование отчётности:
• налоговая карточка 1-НДФЛ;
• справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;
• индивидуальная карточка учёта ЕСН;
• декларация по страховым взносам в ПФР;
• декларация по единому социальному налогу;
• отчёт об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;
• расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ)
• страховые взносы ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).

Для выполнения этих операций используется панель функций (закладки Зарплата и Кадры) или главное меню Зарплата и Кадры.

 

2.2. Формирование начальных сведений для расчетов с персоналом по оплате труда

Прежде чем с помощью программы «1С: Предприятие» вести расчёты с персоналом по оплате труда, необходимо выполнить подготовительную работу: заполнить классификаторы и справочники, ввести сведения об организации, настроить отдельные механизмы, заполнить список пользователей и произвести настройку параметров текущего пользователя, ввести необходимые данные до текущей даты к моменту установки программы организация в текущем году уже произвела расчёты по оплате труда.

Для описания конкретных объектов учёта в программе «1С: Предприятие» предусмотрено использование информации из различных классификаторов, путём заполнения на их основе справочников специального вида. Это обеспечивает хранение в информационной базе лишь той информации из классификаторов, которая необходима конкретной организации.

 

Классификаторы могут быть заполнены в любой момент работы с информационной базой, но некоторые программа рекомендует заполнить при первом запуске.

 

 

Рис.2.4. Физические лица

 

Данные, которые будут использоваться для автоматического расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ), вводятся в специальной форме «Ввод данных НДФЛ по физ. лицу». Эта форма открывается из формы личных данных физического лица кнопкой НДФЛ (рис.2.5., рис.2.6.).

 

Рис.2.5. Личные данные физического лица

Рис.2.6. Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу

 

При выплате работникам заработной платы по расходному кассовому ордеру, подготовке сведений в налоговые органы и Пенсионный фонд и т. д. требуется указать сведения о документе, удостоверяющем личность.

 

2.3. Начисление заработной  платы

Все данные для учета заработной платы и связанных с ней начислений также вводятся с помощью документов, «начисления зарплаты», «ведомость на выплату зарплаты», и др. (меню зарплата). Все документы имеют общий реквизит «месяц начисления», в котором следует указать последний день того месяца, за который начисляется зарплата. Все расчеты сумм начислений и удержаний (в конце месяца) проводятся непосредственно в форме документа «Начисления зарплаты». Начисления зарплаты выполнено в следующем порядке:

1. Создается новый документ «Начисления  зарплаты», в его шапке указываются  необходимые реквизиты («Дата документа», «Месяц», «Организация», можно указать  конкретное подразделение организации).

2. Заполняется вкладка «Начисления» (список можно заполнять автоматически  с помощью кнопки «Заполнить»  командной панели формы документа, при этом автоматически внесется  в табличную часть всех работников, числящихся в организации в месяц начисления).

 

Рис.2.7. Начисление заработной платы работникам организации

3. Заполняется вкладка  «НДФЛ» (для её заполнения в  шапке документа необходимо выбрать  «Корректировка расчета НДФЛ») Заполнение  может проводиться автоматически.

 

Рис.2.8. Вкладка «НДФЛ»

 

В окне «Начисление зарплаты работникам» появляется новая запись:

Рис.2.9. Окно «Начисление зарплаты работникам»

 

Документ «Начисление зарплаты работникам» создаёт следующие проводки (рис.2.10):

Рис.2.10. Результат проведения документа «Начисление зарплаты работникам»

 

Начисление работникам заработной платы производится документом «Начисление зарплаты работникам».

Для подготовки к выплате заработной платы служит документ «Ведомость на выплату зарплаты» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»).

В «Ведомости на выплату зарплаты» необходимо указать месяц, за который выплачивается з/п, способ выплаты (через кассу или банк), а также подразделение (необязательно). Табличную часть можно заполнить автоматически или вручную. Для автоматического заполнения нажимаем «Заполнить – По задолженности на конец месяца», затем «Рассчитать». Рассчитаны суммы к выплате сотрудникам (за минусом налога). Суммы доступны для изменения. Чтобы отразить выплату, нужно поставить каждому сотруднику отметку «Выплачено», можно это сделать для всех сразу по кнопке «Заменить отметку на – Выплачено». Но, пока не введен документ оплаты, ведомость считается неоплаченной. Записываем ведомость по кнопке «Записать». Этот документ не проводится и не формирует бухгалтерских проводок.

 

Рис.2.11. Документ «Ведомость на выплату зарплаты»

 

«1С: Бухгалтерия» обеспечивает формирование бумажных печатных форм, связанных с выплатой зарплаты. Если выбран способ выплаты зарплаты «через кассу», то из экранной формы документа можно распечатать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость. Если на предприятии принято оформлять выплату зарплаты раздельно по работникам, то вместо этого можно распечатать пачку расходных кассовых ордеров.