Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками

Значительная часть предприятий, как правило, пренебрегает проведением инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, что нарушает Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в соответствии с которыми на предприятии ежегодно в сроки, установленные руководством организации, должна осуществляться инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами. В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженности, а также предъявлены ли иски на взыскание в принудительном порядке дебиторской задолженности.

Так как ЗАО "Тетюшское" инвентаризацию расчетов провело некачественно, то эту работу организовал аудитор. Для этого можно использовать следующий этап проверки - получение подтверждения от третьих лиц. Аудитор запрашивает данные об остатках на счетах или данные о конкретных счетах-фактурах, если суммы в них значительны. Запросы-подтверждения или акты сверок (обычно используют именно их) оформляются на бланке предприятия. Предприятие, получившее запрос, поставляет сумму, которую оно подтверждает. Такой запрос отсылают поставщику в двух экземплярах, один из которых возвращается аудитору.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. В акте следует перечислить наименование проинвентаризированных счетов и указать суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.

По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справках указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. Анализ имеющихся на аудируемом предприятии материалов инвентаризаций расчетов или поведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на проверке расчетов, по которым установлены расхождения.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками в ЗАО "Тетюшское" осуществляются, как правило, безналичным путем с применением акцептной формы расчетов и расчетов по платежным поручениям в порядке плановых платежей.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств в ЗАО "Тетюшское" определяются договором или соглашением. Приступая к поверке, аудитору немаловажно знать, какая система расчетов применяется на предприятии клиента.

Аудитор должен обратить особое внимание на наличие всех оправдательных документов, а в отдельных случаях запросить в банках копии недостающих документов.

Результаты предварительной оценки действующих договоров системы расчетов с поставщиками и подрядчиками, результаты инвентаризации и анализ опроса служащих можно использовать в определении набора аудиторских процедур по проверке. Для этого аудитор может обобщить эти данные в таблице (табл. 1).

Таблица 1. Аудиторские процедуры проверки

№ п/п	Содержание	Источники информации для проведения процедуры	Рекомендуемые приемы проверки
1	2	3	4
1	Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг	Договоры, письма, счета-фактуры, приходные документы	Прослеживание, подтверждение
2	Проверка своевременности предъявляемых пре- тензий по качеству и количеству товаров, работ, услуг	Акты о расхождении в количестве полученных ТМЦ	Прослеживание, подтверждение
3	Проверка правильности определения поставщиками суммы НДС	Счета-фактуры, инструкции о порядке исчисления  и уплате в бюджет НДС	Пересчет
4	Установление соответствия занесения данных из счетов поставщиков в учетные регистры	Регистры бухгалтерского учета, счета-фактуры	Прослеживание
5	Проверка реальности дебиторской и креди- торской задолженности	Регистры бухгалтерского учета, ответы на запросы поставщика	Сканирование, подтверждение
6	Проверка реальности списания дебиторской задолженности за счет сомнительных долгов	Аналитические данные к сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Сканирование
7	Проверка полноты оприходования материальных ценностей материально-ответственными лицами	Счета, приходные акты, накладные складского учета	Выборочная поверка, сопоставление
8	Проверка правильности составления корреспонденции счетов	Регистры бухгалтерского учета, счета, платежные поручения	Сканирование, прослеживание
9	Проверка учета курсовых и суммовых разниц по расчетам в иностранной валюте	Регистры бухгалтерского учета, котировки курсов валют ЦБ РФ, аналитические данные по сч. 99 «Прибыли и убытки» и сч. 98 «Доходы будущих периодов»	Прослеживание, пересчет

Ниже приведены рекомендации по выполнению аудиторских процедур.

Процедура 1. «Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг».

В качестве источников информации используются: договоры на поставку товарно-материальных ценностей; договоры подряда; договоры на оказание услуг; письма-запросы на поставку товарно-материальных ценностей; счета и счета-фактуры поставщиков; акты выполненных работ; приходные документы (приходные накладные, приемные акты, приходные ордера).

Используемые методы сбора аудиторских доказательств: проверка документов, подготовленных на предприятии; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; получение письменного подтверждения от третьих лиц; устный опрос.

Техника исполнения состоит в следующем. Аудитор выборочно просматривает приходные документы (например, приходные накладные), выписывая наименования поставщиков товарно-материальных ценностей. Далее, просматривая папку с договорами и текущими документами, ассистент должен выявить наличие договоров на поставку с соответствующим поставщиком либо письмо-заявку на поставку ТМЦ. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке. Если на предприятии ведется журнал регистрации счетов-фактур, целесообразно использовать его.

Полученные данные целесообразно занести в таблицу (табл. 2).

Таблица 2. Наличие оправдательных документов на приобретение ТМЦ

№ п/п

Наименование поставщика

Приходный документ, №, дата

Договор, №, дата, срок действия

Письмо-заявка, №, дата

Счет-фактура, №, дата

 

Данные такой таблицы позволяют аудитору оценить: состояние учета поступления товарно-материальных ценностей, оприходования выполненных работ, оказанных услуг; качество заключаемых договоров (нет ли среди договоров просроченных); добавленную стоимость по оприходованным и оплаченным ценностям, по которым нет счетов-фактур.

Важным моментом является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. Если ассистент выявил отсутствие счетов-фактур на полученные товарно-материальные ценности, необходимо установить посредством устного опроса: были затребованы счета-фактуры от поставщиков или нет. Если запросы были, ассистент должен просмотреть ответы на них. При отсутствии запросов ассистент по согласованию с аудитором может сам провести сверку с таким поставщиком. Данные, полученные в оде опроса, проведения сверок и прослеживания произведенных клиентом запросов, могут быть занесены в таблицу (табл. 3).

В гр. 4 таблицы могут быть сделаны следующие записи:

а) если счета-фактуры были затребованы, но не поступили:

• «счета-фактуры не предъявлены по причинам, указанным в ответе на запрос от «___»_________ ____года»;
• «счета-фактуры не предъявлены, так как у поставщика не значится задолженности»;

б) если счета-фактуры не были затребованы, в гр. 4 может быть сделана запись: «не затребованы».

Таблица 3. Неотфактурованные поставки

№ п/п	Наименование поставщика	Дата и номер приходного документа, по которому нет счета-фактуры	Причины отсутствия счетов-фактур
1	2	3	4

 

 

Процедура 2. «Проверка своевременности предъявляемых претензий по качеству и количеству товарно-материальных ценностей и по качеству выполненных работ и оказанных услуг». При оприходовании товарно-материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг могут быть выявлены расхождения по качеству и количеству с характеристиками и количеством, указанными в документах поставщика. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи продукции предприятие-получатель предъявляет отправителю (поставщику) претензию. На неудовлетворенные претензии должен быть предъявлен иск поставщику, железной дороге или пароходству. Зачастую арбитражный суд отказывает в удовлетворении этих исков из-за несвоевременности их предъявления, отсутствия соответствующих доказательств.

Источники информации:

• сопроводительные документы или сличительные ведомости фактического наличия продукции с данными, указанными в документах поставщика;
• квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если она проводилась;
• акт о выявленной недостаче продукции;
• другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализ на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, коммерческие акту и проч.).

Методы сбора аудиторских доказательств:

• метод получения письменных подтверждений;
• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
• наблюдение за выполнением хозяйственных операций.

Техника исполнения заключается в следующем. Аудитор или ассистент последовательно просматривает акты о выявленной недостаче. При проведении детальной проверки аудитор может принять решение об участии в приемке каких-либо ТМЦ, а также дать указания о выборочном сопоставлении данных приходных документов поставщика и данных приемных актов склада, сверяя их со сроками предъявления претензий. При обнаружении каких-либо несоответствий данные могут быть сведены в таблицу (табл. 4).

Таблица 4. Предъявляемые претензии

№ п/п	Значится по документам поставщика	Значится по данным склада	Коммерческий акт, №, дата	Дата предъявления претензии
1	2	3	4	5

 

 

Если претензия не была предъявлена, ассистент в гр. 5 таблицы ставит прочерк. Кроме этого, аудитор выясняет, нет ли случаев предъявления претензий с истечением срока исковой давности. На основании копий документов, приложенных к исковым заявлениям, аудитор определяет, доказательными ли являются предъявляемые поставщикам претензии.

Процедура 3. «Проверка правильности определения поставщиком НДС».

Источники информации:

• счета-фактуры поставщиков;
• инструкция о порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на добавленную стоимость.

Методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• проверка арифметических расчетов.

Техника исполнения включает проверку правильности определения поставщиками НДС. Выборке необходимо подвергнуть максимальное число счетов по разным поставщикам, сделать пересчет сумм налога на добавленную стоимость. При расхождении следует занести данные в таблицу (табл. 5).

Таблица 5. Правильность изъятия поставщиками НДС

№ п/п

Наименование поставщика

ДДата

Счет, №

Сумма по счету, руб.

НДС по счету, руб.

НДС по перечету, руб.

Отклонения, +/-