Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Нередко, в подтверждение производственных расходов по командировкам, работники  бухгалтерии принимают к оплате и относят на издержки производства документы, которые не в полной мере отвечают требованиям статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» и пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Такие документы, как правило, налоговыми органами не принимаются в качестве оправдательных документов со всеми вытекающими последствиями.

     Часто факт нахождения работника в командировке не подтверждается никакими отметками организаций, где он находился.

     Часто встречающееся нарушения, когда  выдача денег под отчет производится лицом, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     Результатом такого нарушения является тот факт, что при проверках устанавливаются значительные суммы, числящиеся за работником (нередко уже уволенным с работы), по которым не приняты решения по их возмещению.

     Аудиторы  должны всегда помнить, что ТК РФ установлены  очень жесткие сроки (не более 30 дней после образования задолженности) для принятия решений по удержанию. При пропуске указанного срока удерживать с работника невозвращенные авансы не допускается.

     Нередко не удерживается подоходный налог с  работников с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих в штатной численности работников предприятия;

• много нарушений выявляется и при проверках авансовых отчетов по расходованию авансов, взятых на другие цели (указаны выше).

     Работники бухгалтерий, в оправдание произведенных расходов, принимают от подотчетного лица товарные чеки без приложения к ним чека кассового аппарата или квитанции к приходному ордеру. Документы, подтверждающие производственное количество всевозможных нарушений, о которых говорилось выше.

     Нередко на предприятиях бухгалтерский учет описанных выше операций находится  в запущенном состоянии (особенно в  части своевременного взыскания  невозвращенных сумм аванса). Авансовые  отчеты не утверждаются руководством организации; теряются первичные документы, подтверждающие соответствующие расходы. Приложенные к авансовым отчетам документы не погашаются штампами об их оплате, что приводит в отдельных случаях к повторной их оплате.

     Имеют место расхождения в показателях  аналитического и синтетического учета, причем как по сумме, так и по корреспонденции счетов.

     Как показывает практика проведения проверок, в последнее время в отдельных  организациях под видом компенсации  доплат к заработной плате работников производится выдача им авансов на хозяйственные нужды с отнесением указанных сумм сразу на счет 76, и впоследствии эти суммы с работников не удерживаются.

     В ходе аудиторской проверки ООО «ШИК» выявлены нарушения в заполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета). Так же в ООО «ШИК» нет документов подтверждающих приход бензина, не указано сколько и для какой машины было приобретено бензина.

           Была сделана выборочная проверка расчетов с подотчетными лицами и из 3 выборок 2 оказались с нарушениями.

           В целом по торговой сети в расчетах с подотчетными лицами ведется учет денежных средств: все  операции отражаются в журнале-ордере № 7 соответствующими проводками.

     В качестве рекомендации ООО «ШИК»  можно предложить тщательно следить  за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных  лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

     Хорошо  было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств  в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «ШИК» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.

     Предприятие полностью компьютеризировано в  связи с этим есть возможность  внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных  сумм.

     В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.

     Если  раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что  остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

     Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.

      Заключение. 

     В заключении можно сдать выводы о  том, что в процессе написания  работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

     А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные  нужды, на командировочные и представительские расходы.

     Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Основным  первичным документом, отражающим расчеты  с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением  норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

     В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной  деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного  участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

     В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состояние учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

     Рассмотрен набор контрольных процедур для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами.

     В практической части работы был проведен аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК», основная сфера деятельности которого является насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей организаций и физических лиц.

     В процессе аудита была проведена сплошная аудиторская проверка первичной  документации и данных регистров  бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     В результате проведения проверки не было выявлено нарушений действующего за проверяемый период законодательства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы. 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. Налоговый Кодекс Российской Федерации.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации.
4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.
5. Федеральный закон от 24.07.2007 N 216-ФЗ
6. Постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 N 184,
7. Постановлению Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 N 55
9. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15
10. План счетов бухгалтерского учета финансово-экономической деятельности организаций и инструкции по его применению № 94н от 31 октября 2000 г. (ред. от 18 сентября 2006 г.), правовая система «Консультант-Плюс».
11. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Госкомстата Российской Федерации № 20 от 24 марта 1999 г., правовая система «Консультант-Плюс».
12. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704
13. Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469
14. Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381
15. Письма Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82.
16. Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У
17. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.08.2003 N 29-12/44158
18. Глушков И. Е. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии./ И.Е. Глушков. – 12-е изд. Эффективная настольная книга бухгалтера. М.: «КноРус»; Новосибирск «Экор-книга», 2005.
19. Дробышевский Н.П. Ревизия и аудит: Учеб. пособие./ Н.П. Дробышевский. – Мн.: ООО «Мисанта», 2004.
20. Мартынов Н.В. Основы организации бухгалтерского учёта и аудита. Мн.: БГЭУ, 2003.