Аудит денежных средств

 

2.4.1 Аудит кассы и кассовых  операций.

 

Аудиторская проверка кассовых операций включает проверку рублевой и валютной кассы, а также расчетов с подотчетными лицами и соблюдение кассовой дисциплины на предприятии вцелом.

В процессе проверки аудитор должен установить степень соблюдения ведения кассовых операций Положению «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденному ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение № 373-П).

Для этого аудитор должен провести следующие аудиторские процедуры:

- установить наличие кассира (или работника, выполняющего его обязанности), а также наличие и правильность заключения договора с ним о полной материальной ответственности;

- установить наличие и соблюдение лимита остатка в кассе наличных денег, установленного приказом руководителя страховой организации;

- установить обоснованность выдачи (приема) денег из кассы (в кассу);

-  установить правильность документального оформления кассовых операций;

-  установить сохранность в кассе наличных денежных средств;

- установить полноту и своевременность оприходования денежных средств и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- установить правильность списания денег в расход и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- выяснить как организовано хранение свободных денежных средств в кассах организации.

Если аудитор выявил неправильное оформление кассовых документов, то можно сделать вывод о необоснованности выдачи (приема) наличных денег. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Аудитору в процессе проверки также необходимо устанавить соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, кассовой дисциплины при выдаче наличных денег под отчет.

Например, если из кассы выдавались ссуды физическим лицам - работникам, то аудитор должен проверить, за счет каких источников они выдавались (указанные ссуды могут быть выданы только за счет собственных средств), а также выяснить состояние учета выданных ссуд и наличие задолженности по ранее выданным ссудам, проанализировать их остатки.

Аудитор должен произвести проверку сохранности наличных денежных средств в кассе.

Необходимо также установить, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации аудитору необходимо запросить расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Согласно представленному расчету, аудитором выборочно проводится соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.

При проверке кассовых операций особое внимание аудитором должно уделяться выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка можно проверить сверкой идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки можно проверить путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, счетах-фактурах и накладных, в лентах кассового аппарата и т.п. По приходным кассовым ордерам анализируется возврат неиспользованных авансов.

Во время проверки на предмет расходования наличных денежных средств из кассы, аудитором должна быть выяснена юридическая обоснованность выдачи денег, т.е. наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание им материальной помощи, на выдачу средств на представительские расходы; на командировки; наличие  доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Необходимо также установить целевое использование средств, полученных из банка по чеку.

При проверке организации хранения свободных денежных средств в кассах предприятия (организации) аудитор должен установить соответствие Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому:

- касса организации должна находиться  в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;

- должна быть обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;

- все ценные бумаги и наличные деньги должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы запираются ключом и опечатываются печатью кассира.

За сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Обязанности кассира на малых предприятиях может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

В обязанности руководителей организаций входит:

- оборудовать кассу и обеспечить  сохранность денег в её помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;

- обеспечить ведение одной кассовой  книги;

- производить прием наличных  денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением контрольно - кассовых машин (ККМ).

Предприятие (организация) может иметь наличные деньги в своей кассе только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организации. Денежная наличность свыше установленных лимитов остатка наличных денег в кассе предприятия (организации) должна быть в обязательном порядке сдана в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, предприятие (организация) не имеет права накапливать в своей кассе.

Наличные деньги выдаются предприятиями (организациями) под отчет на хозяйственно - операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений (в том числе и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе) в размерах и на сроки, которые определяются руководителями.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, которым выданы наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия (организации) отчет (авансовый отчет) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Наличные деньги выдаются под отчет только при условии полного отчета подотчетного лица по выданному ему авансу.

Аудитор должен проверить, применяются ли на предприятии (в организации) формы первичной учетной документации для оформления кассовых операций. Эти формы разработаны министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти, в них должны быть заполнены все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом                      № 402-ФЗ.

Необходимо обратить внимание и на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом "Оплачено" с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений (имеют место случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году)). Проверяется наличие на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств, устанавливается подлинность подписей. Выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. Такого быть не должно. Большое значение имеет корректность произведенных ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправлений ошибок, которые связаны с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к завышению или же занижению выручки от реализации и неправомерному отнесению производственных затрат на себестоимость. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор также должен обратить внимание на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации. Наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать факты хозяйственной деятельности в установленном порядке. Проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно только в том случае, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами.

В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги должна обязательно производиться проверка правильности работы программных средств при обработке кассовых документов.

Существуют правила (стандарты) аудиторской деятельности, посвященные вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД). Аудит в условиях КОД может проводиться с использованием машино-ориентируемых или ручных процедур. В договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование электронной базы данных. Аудитор в обязательном порядке должен проверить надежность средств внутреннего контроля в системе КОД.

В разделе 4 Правила (Стандарта) «Аудит в условиях компьютерной обработки данных»  указаны вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах. Это организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование, как передаются данные. Аудитор должен обращать внимание и на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения в законодательстве, расширения ее функций для формирования бухгалтерского учета.

Руководство экономического субъекта должно нести ответственность за разработку системы внутреннего контроля.  Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом субъекте применяются процедуры внутреннего контроля, предусмотренные Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита». К таким процедурам можно отнести проведение сверок расчетов, проверку наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей.

Результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками, являются одним из источников получения аудиторских доказательств. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться по распоряжению руководителя организации периодически и перед составлением годового отчета. Инвентаризация, проведенная комиссией по назначению руководителя, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. Если кассир отказывается погашать недостачу, то организация имеет право подать исковое заявление в суд.

Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, которые аудитор получает непосредственно в результате исследования хозяйственных операций и самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг. Экономический субъект обязан создавать условия для своевременного и полного проведения проверки аудитором.

 

2.4.2 Аудит операций по  расчетному счету.

 

Аудит операций по расчетному счету начинается с определения количества открытых организацией расчетных счетов, целесообразности их открытия, уточнения банков, в которых находятся расчетные счета. Проверка сводится к тому, что определяется законность и достоверность операций с денежными средствами. Аудитор определяет, сходятся ли остатки денежных средств на начало и конец отчетного периода по данным выписок банка, учетных регистров, записей в учетных регистрах при отражении операций на счетах.

Производится сверка суммы остатка денежных средств с данными из журнала ордера счета 51.

Основные вопросы, на которые необходимо ответить при проверке операций по расчетному счету:

- в полном ли объеме имеются  договоры банковского обслуживания;

- ведутся ли регистры синтетического учета по каждому расчетному счету;

- своевременно ли отражаются  операции по движению денежных  средств на расчетном счете  в регистрах синтетического учета;

- производятся ли записи в  учетные регистры по каждой  выписке банка;

- тождественны ли записи в учетных регистрах и в выписках банка.

В Отчете о движении денежных средств должны в качестве справочной информации быть приведены данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:

- расчетов с юридическими лицами;

- расчетов с физическими лицами;

- поступления денежных средств  с применением контрольно - кассовых  машин или бланков строгой  отчетности;

- сумм денежных средств, сданных  организацией в кредитную организацию;

- сумм денежных средств, полученных в кассу организации из кредитной организации.

В Отчете о движении денежных средств используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути").