Анализ учета движения денежных средств

    Предприятиям разрешается иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета на год по согласованию с руководителями этих предприятий, в ООО «Урал» лимит составляет  80 000 рублей.

    В большинстве случаев деньги  в кассу поступают с расчетного  счета в банке через кассира,  который получает их по денежным  чекам. Чеки бывают предъявительские (на предъявителя) и именные. Они,  как правило, сброшюрованы в  чековые книжки.

    В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например выручка магазинов; за топливо, материалы, готовую продукцию; возврат подотчетными лицами не использованных ими сумм и т.д. основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение приема денег в кассу.

    К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы» и др.

    Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий работникам, расходами по командировкам, почтово-телеграфных и других расходов. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер, при получении денег (материалов) одним лицом, при согласии другого лица для представительства перед третьими лицами должна предоставляться доверенность.

    Приходные (рис.1) и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.

Рисунок 1 Приходный кассовый ордер

    Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50.

    На предприятии должна быть  только одна книга, и записи  в ней ведутся кассиром в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или химическим  карандашом. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые (оторванные) служат в качестве отчета кассира и ежедневно передаются в бухгалтерию вместе с приложенными к ним документами.

    На основании этих данных в  бухгалтерии формируется "Отчет кассира", где показываются операции по кассе за день. На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере 1 (приложение 3) по кредиту счета 50 и в ведомости 1 по дебету счета 50.

Пример 2.1 

    Организация ООО «Урал» получила авансовый платеж наличными денежными средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб., в том числе НДС— 5400 руб.

    В бухгалтерском учете организации отражаются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит  62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

— 35 400 руб. — на сумму поступившего авансового платежа в кассу организации;

Дебет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

— 5400 руб. — на сумму НДС от поступившего авансового платежа.

    Для хранения временно свободных  денег и безналичных расчетов  каждому предприятию в избранном  им банке открывается, прежде  всего, расчетный счет. Через него  и осуществляется расчеты путем  записей (переноса сумм) с расчетного  счета одного предприятия или объединения на расчетный счет другого.

    Предприятие, которому открыт  расчетный счет, является его  владельцем. Оно распоряжается в  пределах предоставленных ему  прав всеми средствами, числящимися  на этом счете. Выдачу денег,  безналичные перечисления, а в некоторых случаях и зачисления банк осуществляет по документам специальной формы, скрепленным подписями руководителя и главного бухгалтера, заверенными печатью предприятия.

    Прием, выдачу и перечисление  денег банк выполняет на основании  документов специальной формы. При внесении наличных денег из кассы на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными, а при получении в кассу на различные цели – чек. При расчетах с другими предприятиями и организациями применяются документы в зависимости от предусмотренной формы расчетов между ними. Если договором предусмотрено, что предприятие само перечисляет задолженность поставщикам, подрядчикам и различным организациям, то выписывается платежное поручение (приложение 4).

    В бухгалтерии предприятия учет  движения денег на расчетном счете по данным выписок банка ведется на активном счете 51. Кредитовые обороты по этому счету записываются в журнале-ордере 2 (приложение 5), а обороты по дебету отражаются в разных журналах-ордерах. Однако, учитывая важность точности учета и необходимость контроля, дополнительно к журналу-ордеру 2 ведется ведомость 2, в которой учитываются все суммы, отнесенные в дебет счета 51.

Пример 2.2 

    Согласно договору на расчетно-кассовое обслуживание с уполномоченным

банком  торговая организация сдает торговую выручку два раза в день. В первой половине дня выручку сдает кассир непосредственно в банк. Во второй половине дня организация сдает выручку через инкассатора. 31 марта кассиром сдана в банк выручка в сумме 50 000руб., через  инкассатора в банк сдано 125 000 руб.

    В бухгалтерском учете на сумму выручки, сданную кассиром в первой половине дня, составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 50 000 руб.

    Выручка, сданная через инкассатора во второй половине дня, на расчетный счет в этот день не зачислена. В связи с этим 31 марта в учете составляется запись.

Дебет 57 «Переводы  в пути»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 125 000 руб.

    Денежные средства, находящиеся в пути, будут зачислены на расчетный счет на следующий день. В учете будет составлена запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 57 «Переводы  в пути»

— 125 000 руб.

    Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит  51 «Расчетные счета».

    Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

    При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит  90-1 «Выручка».

    Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит  90-1 «Выручка».   

    Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал.

    Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.   

    В ООО «Урал» учет кассовых операций и операций по расчетному счету частично механизирован. Однако следует отметить некоторую громоздкость и объемность журналов-ордеров и ведомостей, что добавляет неудобство при работе с ними.

    Для учета денежных средств,  выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Правилами ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством РФ.

Пример 2.3

    Работнику организации ООО «Урал» Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. 

    Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия. 
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 2). При проведении документ формирует проводку:

Дебет 71.1 Кредит 50.1.

Рисунок 2 Расходный кассовый ордер

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

    Расходовать полученные под отчет  суммы допускается лишь на  те цели, на которые они выданы.

    После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

    Учет по счету 71 ведется в  журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

    Израсходованные подотчетные суммы  согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:

Д-т  сч. 10,12,20,28,29,31,43,50,51,80,81,84       К-т сч. 71

  В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

• приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

• производить  платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами — в пределах установленной Центральным банком РФ суммы;

• для  осуществления наличных расчетов иметь  кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита;

• прием  наличных денег от населения производить  с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

    Лимит остатка кассы устанавливается:

• для  организаций, имеющих денежную выручку  и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, — в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

• для  организаций, имеющих денежную выручку  и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России на следующий день, — в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

• для  организаций, имеющих денежную выручку  и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России не ежедневно, — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

• для  организаций, не имеющих денежной выручки, — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

    Бухгалтерские проводки по совершенным кассовым операциям отражаются в журнале учета хозяйственных операций следующим образом (табл. 1):