2.2 Конфигурация «Автотранспорт»

 

       Схема документооборота представлена на рисунке 2.

         
 
 
 
 

       Рисунок 2 – Схема документооборота

 

        Основной целью системы является решение круга задач, специфических для военных комиссариатов.

       В данный пакет входят:

• задачи технических служб военного комиссариата;
• задачи отдела труда и заработной платы;
• ряд бухгалтерских задач, в которых необходимо учитывать специфику работы с автотранспортом.

       Конфигурация  «Автотранспорт» представляет собой  комплекс взаимосвязанных задач, исключающий дублирование ввода информации и обеспечивающий доступ к необходимым данным всех заинтересованных служб предприятия.

       Состав  задач конфигурации «Автотранспорт»:

1. Обработка путевых листов - выписка путевых листов, расчет валового дохода, зарплаты водителей и расхода ГСМ;
2. Задачи производственно-технического отдела (контроль пробегов, карточка учета работы техники);
3. Задачи ремонтной службы (контроль прохождения сроков ТО, замены автошин, аккумуляторов).

       Работа  со справочником

       Изначально  для заполнения бланков различных  документов, для формирования всех форм отчетности необходимо иметь достоверную нормативно-справочную информацию.

       В системе 1С «Автотранспорт» существует возможность ведения таких форм справочников, которые несут полную информацию об объекте. Поэтому за различными реквизитами справочников закреплены ответственные лица, которые вводят их в справочник и редактируют, когда это необходимо.

       Например  при пользовании справочником «Основные  средства» можно получить информацию о: модели; марке; типе автомобиля; марке используемого горючего; нормах расхода ГСМ; закрепленном водителе; технических характеристиках и т.д. по каждому конкретному автомобилю (рисунок 2).

       

       Рисунок 2 – Данные о транспорте.

       Использование многоуровневых справочников позволяет  организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Некоторые реквизиты справочников могут быть периодическими т.е. Иметь различные значения в различные промежутки времени (например, расценки на услуги транспорта могут периодически меняться).  

       Работа  с  суточными  планами  и  путевыми  листами

       Система позволяет автоматизировать работу по обработке суточных планов по каждому автотранспорту для последующего автоматического формирования путевых листов. Это позволяет избегать ошибок в работе с системой.

       Суточный  план

       На  основе всех введенных планов работы формируется суточный план по каждому автотранспорту. Для этого используется список техники из справочника основных средств. При выборе автомобиля в списке техники делается пометка, что позволяет избежать дублирования при выборе единицы транспорта.

       Из  нормативно-справочной информации в  соответствующие поля таблицы суточного плана для каждого выбранного автомобиля проставляется фамилия закрепленного водителя, рассчитанная автоматически согласно заявленного маршрута норма горючего. Каждое поле таблицы суточного плана может быть в случае необходимости откорректировано диспетчером. 

       Работа  с возвращенными  путевыми  листами

       По окончанию смены  водитель сдает путевой лист в финансовый отдел. Для того, чтобы можно было выписать следующий путевой лист, бухгалтер должен перенести сведения о «последнем» пробеге, остатках горючего с предыдущего путевого листа. Для этого бухгалтер должен произвести операцию предварительного закрытия путевого листа. В таблице закрытия путевого листа заполняются поля «показания спидометра при возвращении» и «остаток горючего в баке». Здесь же есть возможность контроля за расходом горючего на спец.оборудование. (рисунок 3)

       

       Рисунок 3 - Экран предварительного закрытия путевого листа 

       После возвращения путевого листа бухгалтер делает полное закрытие путевого листа. В таблице полного закрытия бухгалтер проставляет время, отработанное водителем, время простоя и т.д. Все отчеты по автотранспорту формируются только по закрытым путевым листам. 

       Ведомость получения и расхода  горючего

       За  любой промежуток времени на основании  предварительно закрытых путевок можно сформировать ведомость получения и расхода горючего по каждому водителю. Согласно пробега машины за данный промежуток времени и норм расхода горючего из справочника «Основные средства» по данной машине производится расчет нормативного расхода топлива, что позволяет избежать его неоправданного расхода.

       Контроль  за пробегами позволяет менеджерам ПТО и ремонтных служб решать задачи планирования сроков прохождения  ТО, что способствует поддержанию технической исправности парка автомобилей, созданию равномерной нагрузки на ремонтные службы и, тем самым, уменьшает сроки неоправданного простоя автомобилей на ремонте.

       Комплекс 1С «Автотранспорт» обеспечивает автоматизацию трудоемких, рутинных операций и уменьшает трудозатраты управленческого персонала. Сделана высокая степень настройки расчетов, позволяющая учесть любые специфические ситуации. Обеспечивается любая дробность составляющих валового дохода.

 

        Вывод

      В ходе производственной практики в  военном комиссариате Приморского края Кировского района я изучила:

- организацию и управление деятельностью комиссариата;

- вопросы производимой, разрабатываемой или используемой техники;

- действующие стандарты, технические условия, должностные обязанности, положения и инструкции по эксплуатации средств ВТ, периферийного и связного оборудования, оформлению технической документации;

- правила эксплуатации средств ВТ, исследовательских установок, измерительных приборов или технического оборудования, а также их обслуживание.

      В ходе практики освоила:

• Организовывать хранение и обработку информации в любой файловой системе;
• Применять при создании деловой документации требования и правила оформления нормативных документов, определенных стандартами РФ;
• Выполнять основные операции по работе с системой 1С.

       1С  является гибкой настраиваемой  системой, с помощью которой можно  решать широкий круг задач  в сфере автоматизации деятельности  военного комиссариата.

       Внедрение системы 1С: «Автотранспорт» обеспечивает сокращение сроков и повышение качества принимаемых решений на основе оперативных данных о состоянии материальных и трудовых ресурсов комиссариата (за счет достоверности, целостности данных и автоматизации обработки информации).

       Конкретными примерами этого является следующее:

1. Автоматизация процесса формирования путевых листов.
2. Автоматизация расчетов зарплаты позволяет избежать ошибок при расчетах с работниками. Возможность простой настройки расчетов на любые ситуации позволяет легко учитывать сложные условия оплаты, вводить всевозможные стимулирующие производительность труда коэффициенты, надбавки, штрафы.
3. Расчет нормативного расхода топлива позволяет избежать его неоправданного расхода.
4. Задачи учета степени износа автошин, аккумуляторов, агрегатов обеспечивают возможность планирования их своевременной замены, что позволяет существенно экономить средства на неоправданной замене, обеспечивать техническую исправность парка автомобилей.
5. Решение задач планирования сроков проведения ТО способствует поддержанию технической исправности парка автомобилей, созданию равномерной нагрузки на ремонтные службы и, тем самым, уменьшает сроки неоправданного простоя автомобилей на ремонте.
6. Комплекс обеспечивает автоматизацию трудоемких, рутинных операций и уменьшает трудозатраты управленческого персонала.

       Внедрение также других модулей в комплексе  с данной системой позволяет вести контроль и учет за призывниками, их данными, прохождением военных комиссий, военных сборов, учет заработной платы и многое другое.

 

         Список используемой литературы

1. Общие положения  по формированию военных комиссариатов  Приморского края Кировского района.
2. Конфигурация системы 1С: Предприятие, 1С:Автотранспорт.

 

Приложение 1

 

        Общие положения по созданию военных комиссариатов

      
1. Настоящим Положением определяются основные принципы создания военных комиссариатов, их подчиненность, задачи, содержание и обеспечение, а также порядок их взаимодействия с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления муниципальных образований.

2. Военные комиссариаты являются территориальными органами Министерства обороны Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, муниципальных образованиях и входят в состав военных округов (в состав Балтийского флота).

     Военный комиссариат имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также лицевые счета в  территориальном органе Федерального казначейства.

3. Военные комиссариаты в своей работе руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, настоящим Положением и нормативными правовыми актами Министерства обороны Российской Федерации.

4. Военные комиссариаты при содействии органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований выполняют функции по обеспечению обороны страны путем организации в мирное время подготовки граждан Российской Федерации (далее - граждане) к призыву на военную службу или направления их для работы на должностях гражданского персонала, предусмотренных штатами военного времени, а также поставки техники в Вооруженные Силы Российской Федерации, другие войска, воинские формирования и органы, специальные формирования в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.

5. Министр обороны Российской Федерации принимает решение о создании, реорганизации и ликвидации военных комиссариатов:

1) субъектов Российской Федерации; 

2) муниципальных образований, имеющих  статус городского поселения,  городского округа, внутригородских  территорий городов федерального  значения, муниципального района;

3) объединенных военных комиссариатов  нескольких муниципальных образований.  
6. Организация деятельности военных комиссариатов осуществляется Министерством обороны Российской Федерации.

Командующий войсками военного округа (командующий  Балтийским флотом) является прямым начальником личного состава военных комиссариатов и руководит их деятельностью.

7. Военные комиссариаты содержатся и комплектуются военнослужащими и гражданским персоналом в соответствии с их структурой и штатной численностью, устанавливаемыми Министерством обороны Российской Федерации.  
Специальная подготовка и переподготовка военнослужащих военных комиссариатов осуществляются в образовательных учреждениях общей системы обучения офицеров Вооруженных Сил Российской Федерации, а также в военном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов мобилизационных органов Вооруженных Сил Российской Федерации и на сборах.