Последовательность  выполнения данных функций управления обеспечивает управление любым объектом.

     Функция управления «планирование» имеет особое значение и включает в себя следующие процессы:

• на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;
• определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;
• исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды намечаются, альтернативные стратегии;
• для реализации стратегий вырабатываются политика и процедуры, по которым действуют сотрудники организации;
• производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;
• планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.

2. Конкретные  функции управления (специфические) определяются объектом управления.

     К функциям управления современного предприятия  относятся следующие:

• планирование (используемый ресурс - время);
• маркетинг (используемый ресурс - потребитель);
• предпринимательство (используемый ресурс бизнес);
• финансы (используемый ресурс - деньги);
• организация (используемый ресурс - люди);
• производство (используемый ресурс - технологии);
• инновация (используемый ресурс - идеи);
• информация (используемый ресурс - данные);
• социальное развитие (используемый ресурс культура).

     Приведенный список функций не является единственным возможным, в зависимости от источника  его содержание может изменяться, но в этом списке приведены все основные и необходимые положения.

     Стоит помнить, что какой бы ясной и  понятной не была поставленная цель, осуществление  ее невозможно без наведения порядка, то есть в данном случае определения  функций в руководстве. 
 
 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

      Составление организационной структуры управления  - важнейший шаг в работе любого предприятия, а не только социально-культурного  сервиса и туризма.

      Структура управления представляет собой состав, взаимосвязи, и методы взаимодействия подразделений и отдельных специалистов в процессе выполнения функций менеджмента.

      Организационная структура управления чаще всего  изображается графически и представляет собой совокупность производственных и управленческих структур предприятия.

     Решение о выборе организационной структуры  принимается высшим руководством организации. Среднее и низшее звенья управления предоставляют исходную информацию, а иногда и предлагают свои варианты структуры подчиненных им подразделений. Наилучшей структурой организации считается такая структура, которая позволяет оптимально взаимодействовать с внешней и внутренней средой, удовлетворять потребности организации и наиболее эффективно достигать поставленных целей. Стратегия организации всегда должна определять организационную структуру, а не наоборот.

     Процесс выбора организационной структуры  состоит из трех этапов:

- деление  организации на укрупненные блоки  по горизонтали, в соответствии  с осуществляемыми направлениями  деятельности;  
- установление соотношения полномочий должностей;  
- определение должностных обязанностей и поручение их выполнения конкретным лицам.

     Типы  организационных структур:

1. Линейная организационная структура;
2. Линейно - штабная организационная структура;
3. Дивизионная структура управления;
4. Бригадная (кросс - функциональная) структура управления;
5. Проектная структура управления;
6. Матричная (программно - целевая) структура управления;
7. Многомерная организационная структура.

     При выборе организационной структуры  управления руководству предстоит решить несколько основных задач – выбрать параметры организационной структуры.

     К таким параметрам относятся: разделение труда; выбор способа деления  на подразделения (выбор типа структуры); норма управляемости (количество подчиненных  на менеджера); глубина делегирования полномочий (степень децентрализации); координационный механизм.

     Задача  по построению организационной структуры  содержит в себе много более мелких задач, что заметно усложняет  поиск решения.

     2.1. ВЫБОР ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ РЕСТОРАНА «БЕЛЫЕ НОЧИ»

     Ресторан  «Белые ночи» является закрытым акционерным обществом.

     Закрытое  акционерное общество — форма  организации публичной компании; (общепринятое сокращение — ЗАО) —  акционерное общество, акции которого распределяются только среди учредителей или заранее определенного круга лиц (в противоположность открытому).

     Акционеры такого общества имеют преимущественное право на приобретение акций, продаваемых  другими акционерами. Число участников закрытого акционерного общества ограничено законом. Как правило, закрытое акционерное общество не обязано публиковать отчётность для всеобщего сведения, если иное не установлено законом.

     Высшим  органом управления в закрытом акционерном  обществе является общее собрание акционеров, которое решает важнейшие вопросы деятельности общества, в том числе избирает постоянно действующий наблюдательный орган общества - Совет директоров и исполнительный орган. Для ЗАО формирование Совета директоров не является обязательным. Исполнительный орган ЗАО руководит его текущей деятельностью, решая вопросы, не отнесенные к исключительной компетенции общего собрания. Исполнительный орган ЗАО как правило бывает единоличным (директор, генеральный директор). Закон допускает формирование в ЗАО наряду с единоличным также и коллегиального исполнительного органа (дирекции, правления).

     Таким образом руководителем нашего ресторана  «Белые ночи» будет генеральный  директор.

     Это только на первый взгляд может показаться, что организационная структура  ресторана предельно проста. Что  вся структура ресторана заключается в команде поваров и официантов, над которыми стоит владелец заведения. Но на самом деле все несколько сложнее.

     Тщательно проанализировав стратегию и  деятельность предприятия, я пришла к выводу, что наиболее удачной  организационной структурой будет линейная, она обеспечит наиболее удачное взаимодействие отделов друг с другом и с руководством.

       Линейная организационная структура управления – это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что  во  главе каждого структурного  подразделения  находится  руководитель-единоначальник, наделенный  всеми  полномочиями  и  осуществляющий  единоличное  руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках  все  функции управления. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу  проходят  все команды   управления.   В   этом   случае   управленческие   звенья    несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых  объектов.  Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет  все виды работ, разрабатывает  и  принимает  решения,  связанные  с  управлением данным объеком.

     Поскольку  в  линейной  структуре  управления  решения  передаются  по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления  подчинен руководителю  более  высокого  над  ним  уровня,  формируется  своего   рода иерархия  руководителей  данной  конкретной  организации.  В  данном случае действует  принцип  единоначалия,  суть  которого   состоит   в   том,   что подчиненные выполняют распоряжения только одного  руководителя.  Вышестоящий орган  управления  не   имеет   права   отдавать   распоряжения   каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

        Преимущества линейной структуры управления:

• единство и четкость распорядительства;
• согласованность действий исполнителей;
• простота управления;
• оперативность в принятии решений;
• четко выраженная ответственность;
• личная ответственность руководителя;
• минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции; К недостаткам этого типа структур относятся: высокие требования к руководителю, отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, затруднительные связи между инстанциями. Однако, несмотря на перечисленные недостатки линейная структура, на мой взгляд, как нельзя лучше подходит банкетному ресторану, для которого не характерны частые и стремительные изменения.

     

       

 
 
 

 
 
 
 
 
 

 
 
 

 

 

 

 
 

 

     Рис. 1. Схема организационной структуры предприятия

     Ниже  представлены основные должностные  обязанности сотрудников ресторана:

1. Заместитель директора (управляющий): осуществляет организацию, планирование и координацию деятельности ресторана; составляет и исполняет бюджет ресторана; проводит анализ и оценку деятельности предприятия и качества обслуживания; в общем контролирует все аспекты деятельности предприятия.
2. Бухгалтер: Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
3. Старший кассир: Осуществляет операции  по  приему,  учету,  выдаче   и   хранению денежных  средств  и  ценных  бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих  их  сохранность.  Оформляет  документы  и  получает  в соответствии  с  установленным  порядком  денежные  средства  и ценные бумаги в учреждениях  банка  для  выплаты  заработной  платы,  премий, оплаты командировочных и других расходов.  Ведет на основе приходных и расходных  документов  кассовую  книгу.  Сверяет  фактическое  наличие денежных  сумм и ценных бумаг с книжным остатком.  Составляет кассовую отчетность.
4. Официанты: В должностные обязанности официантов входит: сервировка стола в соответствии с установленными стандартами; контроль над состоянием и комплектностью приборов, посуды, скатертей и салфеток на закрепленных за официантом столах; изучение меню, знание основных и сезонных блюд и напитков, предлагаемых гостям; консультирование гостей ресторана об особенностях блюд и напитков. Оказание помощи при составлении заказа; прием заказов от клиента ресторана; подача блюд и напитков согласно установленным правилам обслуживания; принятие мер, в рамках своей компетенции, по разрешению проблем, возникших у клиента; создание в заведение атмосферы гостеприимства (отношение к гостям, манера поведения, внешний вид); осуществление руководства над помощником официанта;  предоставление счета гостям;  получение платы по счетам.
5. Помощники официантов: обеспечивают бесперебойное обслуживание и фронт работ для официантов. Помощники официантов убирают со стола и подлавливают столы к приходу новых посетителей. В некоторых ресторанах помощники официантов начинают процесс сервирования стола. Например, они наливают воду в бокалы, приносят хлеб и масло и т.п. Они должны знать, как правильно подготовить стол (согласно концепции ресторана) и осторожно обращаться с посудой. Обычно от них не требуют досконального знания меню. Однако, помощники официантов должны знать требования к обслуживанию посетителей. Они должны понимать, когда можно убирать посуду, а когда лучше подождать.
6. Бармен: Должен в совершенстве владеть технологией приготовления коктейлей. Бармен должен уметь располагать к себе посетителей. Бармен служебного бара готовит напитки для официантов, помогает другим барменам и помогает подготовить бар к приему клиентов.
7. Метрдотель: Приветствует посетителей ресторана, провожает их к столику и вообще следит за тем, чтобы их визит прошел надлежащим образом. Метрдотель также провожает посетителей, когда они уходят. Он должен поблагодарить клиентов и сделать так, чтобы последнее впечатление от ресторана тоже было самым благоприятным.
8. Гардеробщик: Принимает и выдает одежду посетителям. Должен действовать организованно и методично, следить за тем, чтобы не спутать номерки.
9. Шеф-повар: Стимулирует креативность, способствует повышению профессионального уровня поваров и является лидером персонала кухни. Осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью подразделения предприятия общественного питания; проводит работу по совершенствованию организации производственного процесса, внедрению прогрессивной технологии, эффективному использованию техники, повышению профессионального мастерства работников в целях повышения качества выпускаемой продукции; осуществляет постоянный контроль над технологией приготовления пищи, нормами закладки сырья и соблюдением работниками санитарных требований и правил личной гигиены; контролирует правильную эксплуатацию оборудования и других основных средств.
10. Помощник шеф-повара: Помощник шеф-повара — второе лицо на кухне. Обычно он замещает шеф-повара в его отсутствие. Помощник шеф-повара — это что-то вроде стажера, однако и он может заниматься обучением подчиненных. Помощник шеф-повара изучает систему заказов, управление материально-техническим снабжением и ценообразование. Кроме того, помощники перенимают у шеф-поваров творческий подход к работе, кулинарный стиль и философию пищи в целом. Некоторые шеф-повара используют их как ассистентов, другие полностью передают им управление кухней.
11. Повар предварительного приготовления: Работающие на этом участке повара — скромные герои, которые выполняют самую тяжелую повседневную работу. На них держится меню и вообще вся кухня — они нарезают мясо, крошат зелень и овощи, варят супы, готовят основные соусы, замешивают тесто и пр. Участок предварительного приготовления обеспечивает фронт работ для смены. Повара предварительного приготовления должны ориентироваться в кладовых и холодильных комнатах, чтобы быстро находить продукты. Они должны знать, где находятся все ингредиенты, необходимые для приготовления того или иного блюда. Они также должны уметь обращаться с различными кухонными инструментами и оборудованием — разделочным ножом, топором, кухонными комбайнами, наклонной сковородой, обжарочным аппаратом, и даже грилем.
12. Повар линии: Эти повара работают на линии — участке кухне, где завершают приготовление пищи и готовят блюда на заказ. Линия включает несколько участков, предназначенные для разных операций — участок обжарки, участок соте, гриль и т.д. Большинство поваров линии должны иметь предварительный опыт работы на кухне. Многие начинают с участка предварительного приготовления, а потом переходят на линию.
13. Посудомойка: Мытье посуды — работа довольно простая и не требует особой квалификации. Мойщики посуды выполняют одну из самых важных работ в ресторане. Изысканная пища не будет в радость, если её нельзя подать в чистой тарелке и есть чистой вилкой.
14. Зав. складом: Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску готовой продукции, по ее размещению с целью наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров; обеспечивает сохранность готовой продукции; организовывает работы по комплектации, упаковке и подготовке продукции к отгрузке; производить отгрузку продукции согласно оформленным соответствующим образом документам; организовывает проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита; ведет учет складских операций; обеспечивать выполнение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов; составляет установленную отчетность; следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивать их своевременный ремонт.
15. Системный администратор: Для технического обслуживания компьютеризованного торгового терминала и других бытовых вопросов в ресторане.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

     Деятельность  компании регламентируется различными документами. Документы эти бывают разных видов. Так, например, внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой фирма осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников/акционеров компании осуществляется на основании учредительных документов. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

     Внутренние (локальные) документы компании –  это документы, определяющие обязанности  каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

     Нормативный документ как раз относится ко внутренним документам компании.

     В своей работе я разработаю положение  о деятельности технического отдела в ресторане «Белые ночи». При разработке положения о деятельности производственного подразделения, мною были учтены такие параметры как:

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.

  В разделе "Общие положения" указываются  полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

     Раздел "Основные задачи" – это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления  деятельности подразделения.

     В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

     В разделе "Права" перечисляются  права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.