3. Должностные обязанности  практиканта

     С 29.06.2009 г. по 13.07.2009 г. практикант работал в отделе организации мероприятий на должности помощника менеджера по событийному кейтерингу и помогал в организации обслуживания дня рождения с пикником на берегу водохранилища и свадебного банкета в банкетном помещении загородного отеля «Холидэй Инн Виноградово».

     Следует отметить, что это не самые крупные заказы компании. Как ранее отмечено, компания организовывала обслуживание таких мероприятий как Евровидение и международные спортивные соревнования.

     На  указанный период были утверждены следующие  должностные обязанности:

• отвечать на телефонные звонки;
• по просьбе непосредственного начальника составлять заявки на обслуживание, письма, служебные записки и иную документацию и пересылать их по факсу или электронной почте;
• организовывать кофе-паузы.

     Работа  осуществлялась в офисе компании, расположенном по адресу: г. Москва, Олимпийский пр-т, д. 5, стр. 1 с 10:00 до 18:00. Хотя, надо заметить, деятельность в сфере кейтеринга связана с большим количеством разъездов. Менеджеры могут выезжать к клиентам, на осмотр мест проведения мероприятий, для оформления документов и т.п. Проводятся презентации, промо-акции.

     Работа  в ООО «Улей Кейтеринг» позволила  приобрести практические навыки в следующих  областях:

• организация делопроизводства;
• управление информационными потоками;
• коммуникации с персоналом компании и сторонними лицами.

4. Описание технологии  деятельности на  рабочем месте

     У компании есть три типа клиентов:

• заказчики – физические лица;
• корпоративные заказчики;
• специализированные (event-) компании.

     Отмечается, что наиболее трудно работать с первыми, легко – с последними. С другой стороны, event-агентства заказывают у кейтеринговой компании только ресторанное обслуживание, а остальные клиенты могут приобрести больше услуг: не только ресторанное обслуживание, но и организацию праздника. В свою очередь, кейтеринговая компания может обратиться к event-агентствам, если их услуги необходимы. Таким образом, имеет место тесное сотрудничество с event-агентствами.

     У каждого менеджера есть своя клиентская база. Наиболее крупные заказы поступают  благодаря личным связям директоров.

     Менеджер, по поручению заказчика, разрабатывает  программу мероприятия, поручает кухне  сформировать меню, составляет смету  расходов, согласует цену обслуживания с бухгалтерией.

     В работе с заказчиками используются каталоги и презентационные видеоролики, чтобы клиенты могли наглядно увидеть возможности компании.

     Кроме того, принято формировать прозрачную отчетность. Т.е. заказчику представляется затратная часть с выделенными  в ней статьями расходов и отдельно указывается стоимость услуг  по организации мероприятия.

     После того, как одобрение заказчика  получено, предоплата внесена, начинается заказ услуг, предусмотренных в  данной программе:

1. отделам компании рассылаются служебные записки, в которых указываются условия оказания ими услуг;
2. фирмам, с которыми у ООО «Улей Кейтеринг» заключены договора о сотрудничестве, и услуги которых понадобятся при выполнении конкретного заказа, отправляются заявки на обслуживание.

     На  все исходящие документы надо собрать письменные подтверждения  и поместить их в специальную  папку заказа.

     Кроме того, следует проконтролировать  получение бухгалтерией счетов на оплату от фирм, которым разосланы заявки, и их своевременную и полную оплату (если договором не предусмотрено  иное).

     Достаточно  часто бывает, что после утверждения  программы обслуживания, у клиентов меняются планы или пожелания. ООО «Улей Кейтеринг», как ориентированная на клиента компания, идет им на встречу. В этом случае рассылаются письма об изменении заказа и собираются письменные подтверждения их учета.

     Примеры документации, составленной практикантом по разработанным в компании типовым формам, представлены в Приложениях:

• служебная записка в отдел управления персоналом об изменении требуемого количества официантов и барменов для обслуживания пикника – Приложение 1;
• заявка в партнерскую организацию на заказ автобуса для доставки работников компании к месту проведения пикника – Приложение 2;
• служебная записка повару-кондитеру, содержащая запрос на формирование меню для свадебного банкета. В ней указано, какие позиции заказчик выбрал из каталога блюд. Окончательный вид меню он, по пожеланию заказчика, должен определить сам и представить на согласование – Приложение 3;
• служебная записка в бухгалтерию о том, что заказчику требуется счет на безналичную оплату – Приложение 4.

     Отметим, что в кейтеринге важна любая мелочь. Поэтому в компании деталям уделяется большое внимание. Все, от цвета униформы работников до дизайна приглашений, должно соответствовать общей концепции праздника. Тогда гости почувствуют особую атмосферу мероприятия и насладятся ею. Все должно быть организовано так, чтобы у гостей не было никаких забот. Их берет на себя персонал. В день обслуживания менеджер, ответственный за заказ, выезжает на место и контролирует проведение праздника. При необходимости, вмешивается в ход оказания услуг.

     Исследователи сферы услуг часто говорят  о том, что стратегия обслуживания (план действий, учитывающий запросы  клиентов, и, кроме того, позволяющий  поддерживать конкурентоспособность  на рынке) должна учитывать специфику  целевого рынка. Эта специфика выражается в различных технологиях обслуживания. Е.Н. Ильина указывает, что целесообразно разработать подход к обслуживанию, учитывающий различные факторы: цели мероприятия, возраст, социальную принадлежность и т.п. При этом желательно выполнить следующие условия:

• знать, как это уже делается, какие сложились традиции, нормы, какие у клиентов пристрастия;
• уметь применять эти знания для разработки собственных технологий, учитывающих общепринятые нормы, но, по возможности, чем-то отличающихся в лучшую сторону от конкурентных⁴.

     Следует отметить, что менеджеры компании очень хорошо знают общепринятый опыт (и отечественный, и мировой), что позволяет организовывать мероприятия  на высоком качественном уровне.

     На  официальной сайте компании в  сети Интернет указано: …наша организация ресторана выездного обслуживания – это работа на высочайшем уровне за счет использования передовых технологий и мастерства лучших специалистов в этой области. Мы чутко реагируем на нововведения в индустрии, следуя последним тенденциям, разрабатываем сотни вариантов развлечений для Ваших гостей: анимированные шоу, выступления барменов, шоу–кукинг и многое другое⁵. И это не пустые слова. Компания хорошо зарекомендовала себя на рынке.

 

Заключение

     Как ранее отмечено, работа по оказанию кейтеринговых услуг в ООО «Улей Кейтеринг» проводится на высоком качественном уровне. Дирекция компании, менеджеры по организации мероприятий, повара и официанты и др. сотрудники имеют высокую квалификацию, постоянно совершенствуют используемые технологии. Сравнение их практической работы с теоретическими положениями кейтеринга позволяет дать высокую оценку деятельности компании.

     С другой стороны, следует отметить правоту  исследователей рынка кейтеринга, оценки которых представлены во введении: у ООО «Улей Кейтеринг», как и у большинства современных российских кейтеринговых компаний, нет стратегического конкурентного преимущества на рынке. Качество работы, уровень сервиса не может в долгосрочной перспективе послужить выгодным отличием от компаний, оказывающих аналогичные услуги. Другие кейтеринговые компании, тем более, обслуживающие премиум-сегмент, работают, как минимум, не менее качественно. Иначе им свою рыночную долю не удержать.

     Поэтому предложение практиканта по совершенствованию  деятельности касается, скорее, расширения рыночной доли и позиционирования оказываемых услуг. Хотя, и подразумевает внесение некоторых изменений в технологию.

     Например, ранее отмечалось, что у топ-менеджеров компании есть связи с представителями  крупного бизнеса и во власти. Возможно, имеет смысл предлагать фандрайзинг – привлечение спонсоров.

     Это позволит, с одной стороны, начать обслуживать средний или экономичный  ценовой сегменты на уровне, сравнимом  с обслуживанием премиум-сегмента. С другой стороны, компания сможет позиционировать свой бизнес как социально ответственный.

     И это, скорее всего, оценят заказчики  из премиум-сегмента. Ведь, ценовые  конкурентные преимущества компании их, как правило, не особенно интересуют, важнее статус, престиж организации, к которой они обращаются. Представители крупного бизнеса, поддержка которых ожидается, тоже получат (PR-)преимущества от такого сотрудничества.

 

Список  литературы

Учебные пособия:

1. Ильина Е.Н. Стратегия обслуживания. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 160 с.
2. Мильнер Б.З. Теория организации. 7-е изд. перераб. и доп.– М.: Инфра-М, 2008. – 864 с.
3. Эрдош Д. Кейтеринг. Как начать и успешно вести выездной ресторанный бизнес. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 238 с.

Интернет:

4. Визитная карточка «Улей Кейтеринг» на Ресторан.Ру [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.restoran.ru/msk/detailed/katering/uley_catering. Дата обращения: 19.05.2010.
5. ООО «Улей Кейтеринг» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://uley.ru/catering.htm. Дата обращения: 19.05.2010.
6. Погодин К. Переживая турбулентность [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.eventmarket.ru. Дата обращения: 19.05.2010.

 

Приложения

 

Приложение 1 
 

 
 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Просим  вас привлечь к обслуживанию по заказу 398 (день рождения, пикник на Истринском водохранилище, 01.08.2009 г.):

• 12 (двенадцать) официантов и
• 2 (два) бармена.

Требования  к обслуживанию не изменяются. 

Ждем  подтверждение.

Заранее благодарим. 

Менеджер  отдела организации мероприятий

Елена Шишкина

E-mail: shishkina@uley.ru 
 
 

Составитель: Ф.И. практиканта

 

Приложение 2 

 
 

ЗАЯВКА

В соответствии с телефонным разговором, в дополнение к заказу 307 от 28.05.2009 г., просим предоставить автобус Ford на 01.08.2009. 

Место подачи: Олимпийский пр-т, д. 5, стр. 1.

Время подачи: 01.08.2009 09:00.

Время использования: 3+1 ч. 

Оплата  в соответствии с договором №351-07 от 04.04.2007 г.

Ждем  подтверждение.

Заранее благодарим. 

С уважением,

Елена Шишкина

Менеджер  отдела организации мероприятий

E-mail: shishkina@uley.ru

Тел. (495) 795-75-75. 
 
 

Составитель: Ф.И. практиканта