Государственные стандарты в области делопроизводства, применяемые при оформлении кадровой документации

  Требования к бланкам документов  рекомендуется оформить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. При этом установленные требования не должны противоречить ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

  В ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.

Однако документ может содержать  и дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:

  «Электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной  цифровой подписи признается при  наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Заключение.

Каждый руководитель трудового  коллектива должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ. Необходимо учитывать, что  сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет  персональную ответственность за документированный  фонд, образующийся на предприятии, и  должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников  Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду.

Не менее важным для администрации  предприятия является использование  документов кадровой службы при решении  споров с работниками, особенно при  возникновении конфликтов, разбираемых судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Список литературы.

1.Трудовой кодекс Российской  Федерации. [Текст] Закон Российской  Федерации от 30.12.01 № 197- Ф5.-Новосибирск, 2002.-325 с.

2.Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты. [Текст]: постановление Госкомстата  Российской Федерации от 05.01.2004 №  1.// Рос. газета.-2004.-7июня

3. Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. [Текст]: – М.: Экономические новости, 1998.-175с.

4.Об утверждении Временных методических рекомендация по аттестации государственных служащих[Текст]: письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ

5.Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. [Текст]: практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез,2000.-480с.

6.Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе[Текст]: – М.: ИНФРА –М,2011.-650с.

7.Печникова, Т.В Практика работы с документами в организации .[Текст]:учебное пособие./Т.В. Печникова, А.В. Печникова– М.: Ассоциация авторов и издателей Тандем. Издательство ЭКМОС, 2009.-380с.

8.Пустозерова, В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу.[Текст]: –М.: ЗАО «Книга сервис», 2011.-196с.

9. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: учебно-практическое пособие – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2007 – 776с.