Государственные стандарты в области делопроизводства, применяемые при оформлении кадровой документации

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (см. приложения).

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение Альбомов унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий была возложена постановлением Правительства РФ от 08 июля 1997 № 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в постановлении, к первоочередным были отнесены формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утверждён постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. № 71а. В Альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включёнными в Альбом и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации».

Общие правила составления и  оформления документов закреплены в  ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он утверждён в 2000 г. и кадровая документация представлена в нём достаточно полно. Кроме того служба кадров акционерного общества должна также иметь «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03-33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 29 декабря 1995 № 208-ФЗ).

Порядок формирования и хранения дел  наиболее полно изложен в «Основных  правилах работы архивов организации». 
В тексте Правил условно можно выделить две части. В первой освещены вопросы делопроизводственные: 
–       требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения (раздел 3.4); 
–       порядок формирования дел в делопроизводстве (раздел 3.5); 
–       организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве (раздел 2); 
–       порядок выделения документов к уничтожению (раздел 2.4); 
–       подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив (раздел 3.6 и 3.7).

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.  
          Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок «Правила оказания услуг почтовой связи», утверждённые постановлением правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них даны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 грамм, а пределы его размеров – 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводит незнание порядка пользования франкировальными аппаратами.

Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении – «почтовое отправление … при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему… когда и кому вручено почтовое отправление». Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определённый день и т.д.

  «Собрание законодательства РФ», 2000, № 52 (Часть I), ст. 5021. (в ред.  Федеральных конституционных законов  от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ).

 

 

Глава 2. Учетно-кадровая документация.

 

В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам. 
  По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.  

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 
       2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия». 
  Различают следующие виды кадровых документов: 
     1) документация о приеме на работу: 
заявление о приеме на работу; 
трудовой договор (контракт о назначении на должность); 
приказ о приеме на работу; 
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу; 
2) документация о переводе на другую работу: 
• заявление о переводе на другую работу; 
• представление о переводе на другую работу; 
• приказ о переводе на другую работу; 
3) документация об увольнении с работы: 
• заявление об увольнении; 
• приказ об увольнении; 
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении; 
4) документация об оформлении отпусков: 
• график отпусков; 
• заявление о предоставлении отпуска; 
• приказ о предоставлении отпуска; 
5) документация об оформлении поощрений: 
• представление о поощрении; 
• приказ о поощрении; 
6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий; 
• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; 
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; 
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам.

  По целевой принадлежности  выделяют две большие группы  кадровых документов.

 

  1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

  2. Документы, связанные с  осуществлением функций по управлению  персоналом и организацией труда  (правила внутреннего трудового  распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Различают следующие виды кадровых документов:

1) документация о приеме на  работу:

• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор (контракт о назначении на должность);
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

 

2) документация о переводе на  другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении  с работы:

• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении;
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении  отпусков:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении  поощрений:

• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;

6) документация об оформлении  дисциплинарных взысканий;

• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В настоящее время действуют  следующие унифицированные формы  по учету кадров, ведение которых  согласно п. 2 постановления Госкомстата  РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно  для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

 

№ Т-1 — приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу;

№ Т-1а — приказ (распоряжение) о  приеме работников на работу;

№ Т-2 — личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 — штатное расписание;

№ Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 — приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу;

№ Т-5а — приказ (распоряжение) о  переводе работников на другую работу;

№ Т-6 —приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а — приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 — график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а — приказ (распоряжение) о  прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 — приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку;

№ Т-9а — приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку;

№ Т-10 — командировочное удостоверение;

№ Т-10а — служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 — приказ (распоряжение) о  поощрении работника;

№ Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 — табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда;

№ Т-13 — табель учета рабочего времени;

№ Т-49 —расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 — расчетная ведомость;

№ Т-53 — платежная ведомость;

№ Т-53а — журнал регистрации  платежных ведомостей;

№ Т-54 — лицевой счет;

№ Т-54а — лицевой счет (свт);

№ Т-60 — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении);

№ Т-73 — акт о приеме работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету  личного состава и 11 форм по учету  использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

 

• правильно оформить документы  в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

• обеспечить хранение и оперативное  использование документов в текущей деятельности;

• предотвратить негативные последствия  для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.