Управление деятельностью таможенных органов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность данной курсовой работы состоит в том, что на сегодняшний день в нашей стране, в условиях становления цивилизованных рыночных отношений, перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий.   В последние годы появилось большое количество работ, которые посвящены вопросам модернизации системы управления, совершенствования управления таможенной деятельностью, поиском новых управленческих технологий, автоматизации процессов управления, что отражает современные тенденции развития концепций управления в государственной службе.           Практика показывает, что управление без специальных управленческих знаний иногда приводит в таможенных органах к существенным просчетам в оперативно-служебной деятельности, наносит определенный вред в деле обеспечения экономической безопасности РФ и защиты ее экономических интересов.            Для того чтобы оптимально организовать выполнение задач и функций, возложенных на таможенные органы, необходимо знание основных теоретических положений, раскрывающих сущность и содержание управления.          Объектом курсовой работы является процесс управления таможенными органами.           Предметом выступают различные подходы к управлению деятельностью таможенных органов.       Целью данной работы является изучение подходов применяемых к управлению деятельностью таможенных органов.     Для реализации этой цели были поставлены следующие задачи:   - изучить понятие и особенности управления в таможенных органах;  - рассмотреть сущность  стратегического, оперативного и тактического управления;            - провести анализ стратегического, оперативного и тактического управления таможенным делом;         - рассмотреть пути совершенствования управления в таможенных органах на основе стратегического, оперативного и тактического подходов. Информационной базой для исследования послужили такие авторы как Малышенко Ю.В.,Ершов А.Д.,  Барамзин С.В., Макрусев В.В и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ СТРАТЕГИЧЕСКОГО, ОПЕРАТИВНОГО  И ТАКТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ТАМОЖЕННЫМ  ДЕЛОМ

1. 1 Понятие и особенности  управления в таможенных органах

 

 Современное таможенное дело – это сложная динамическая система, управление которой можно определить как непрерывный целенаправленный социально-экономический и организационно-технический процесс, осуществляемый с помощью различных методов.     Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.     Для формирования и реализации управляющего воздействия необходимо наличие субъекта управления (управляющей системы, подсистемы), объекта управления (управляемой системы, подсистемы) и определенным образом организованных прямых и обратных связей между ними.              В совокупности субъект управления, объект управления и взаимосвязи между ними образуют систему управления в таможенных органах.  

   Субъект управления (управляющие системы,          подсистемы)

 Поступающая      Информация о выполнении  командная         (обратная связь)  информация           (прямая связь)

Объект управления (управляемые системы,          подсистемы)                    

Схема 1 – Система управления

К субъектам управления в таможенных органах относятся все руководители, имеющие полномочия принимать управленческие решения, давать поручения подчиненным сотрудникам и коллективам и требовать их выполнения.           В качестве объектов управления в таможенных органах выступают исполнители решений, приказов, поручений управляющей подсистемы, специалисты таможенного дела, организационные структуры, технологические таможенные процедуры, все виды деятельности по осуществлению функций, возложенных на таможенные органы, ресурсы таможенной деятельности и другие.        Для уяснения вопроса о субъекте и объекте управления важно понять, что управление как структура в таможенных органах носит ступенчатый, иерархический характер и что различные уровни управления в таможенной системе одновременно выступают и как субъекты, и как объекты управления. Каждой ступени или уровню управления соответствует свой субъект и объект управления. Поэтому объект управления в единой системе таможенных органов следует рассматривать как субъект последующих управленческих и исполнительских действий. Соответственно, и управление как вид деятельности в такой структуре имеет и распорядительную, и исполнительную сторону.        Существенную роль в системе управления играют взаимосвязи и взаимоотношения между субъектом и объектом управления, зависящие от организационной структуры управления, других факторов.   Система управления в таможенных органах состоит из следующих компонентов: механизма управления, структуры управления, процесса управления и механизма совершенствования системы управления.   Механизм управления составляют: законы, принципы, цели, методы и функции управления.           Структура управления включает: органы управления, кадры управления и технические средства управления.     Процесс управления — это деятельность всех звеньев управления по достижению целей управления.        Механизм совершенствования системы управления включает организацию изменений в ней в результате развития объекта управления.  Для более глубокого понимания сущности управления в таможенных органах необходимо знать особенности, которые присущи этому управлению: ярко выраженную нацеленность управления на конечный результат служебной деятельности, осуществление полномочий органа государственного управления, допустимость разумного риска в процессе управления, динамичность процессов управления в условиях противоборства сотрудников таможенных органов с недобросовестными участниками ВЭД и их пособниками, относительная неопределенность условий, в которых осуществляется управление.          Общее руководство таможенным делом в России осуществляет Правительство Российской Федерации.      Непосредственную реализацию задач в области таможенного дела обеспечивает Федеральная таможенная служба (ФТС) — федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела.   ФТС осуществляет функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области таможенного дела. Таможенные органы составляют единую федеральную централизованную систему. Элементами системы таможенных органов являются:             - Федеральная таможенная служба ФТС;        - Региональные таможенные управления (РТУ);     - таможни;            - таможенные посты.          Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единых действий всех сотрудников таможенных органов . Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.          

1. 2 Сущность стратегического, оперативного и тактического  управления

 

Стратегическое управление – это постановка целей, планирование и движение на годы вперед, когда четко просматривается будущее, когда руководителю ясно, что он хочет получить в перспективе.  Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации и контроля, ориентировано на выработку стратегических планов. Процесс стратегического планирования управления обеспечивает основу для стабильного управления.        Таможенные органы в широкой мере используют стратегическое управление.            На сегодняшний день стратегическое управление – не роскошь, а средство достижения реальной цели.       Оперативное управление – решение ежедневных, текущих задач. Это управление состоит из оперативного планирования, учета и контроля. Делится по отраслям и службам:         - оперативное управление организацией;       - производством;           - финансами;           - закупками;           - сбытом;            - продажами;           - запасами и т.д.          Цель оперативного управления – формирование бесперебойной работы вверенной руководителю службы, согласованной работы со всеми остальными подразделениями.         Все применяемые методы оперативного управления делятся на оперативное планирование, оперативный учет управления и оперативный контроль.            К оперативному планированию относят такие методы как:    - составление плана, нацеленного на конкретные результаты;   - поиск способов снижения затрат для повышения прибыли;   - согласование взаимодействия всех структур, задействованных в планировании;            - разработка критериев для оценки результативности выполнения оперативного плана.         Оперативный учет управления включает в себя следующие методы:  - различные инструменты фактического исполнения намеченного плана;             - распределение функциональных обязанностей, согласно степени ответственности руководителей и исполнителей за результат;    - система внедренного документооборота.     К оперативному контролю относят такие методы:     - организация ежедневной работы с подчиненными;     - инструменты для замера эффективного исполнения выполненной работы;             - использование правил постановки задач, проверка их должного выполнения.          Оперативное управление – это то, что каждый сотрудник, каждый руководитель делает «здесь и сейчас». Это рутина, будни, без которых невозможно достичь никаких серьезных результатов.    Тактическое управление – это выбор способов и методов. Тактическое управление ресурсами: временем, финансами, людьми, сырьем и материалами, очень выгодно тем руководителям, у которых есть долгосрочная стратегическая цель. Для всех остальных, не владеющих основами целеполагания, не умеющих планировать и выбирать из множества решений необходимое и рациональное в данный момент времени, тактическое управление - тупиковый путь.      Тактическое управление незаменимо на этапе внедрения ключевых идей, когда необходим поиск способов и методов достижения большой, главной цели. В таможенном деле ярко выражалось тактическое управление при создании ТС, при введении ТКТС, при вступлении в ВТО и т.д.   Будущее любой организации формируется на уровне стратегического управления. Те результаты, которые организация получает сегодня, были заложены в основу вчера.        Разработка «своей» стратегии базируется на том уникальном материале, который был собран на этапе стратегического анализа. При этом часто необходима более сфокусированная информация о внешней среде, действиях конкурентов на рынке, и их стратегических планах    Сбор информации или увлечение анализом не должно перейти в самоцель для руководителя: эти методики нужны только для разработки уникального, «своего» стратегического плана.      После того, как стратегический план разработан, необходимо без промедления переходить к самой главной задаче - практической реализации стратегии. Этот этап может занять значительно больше времени, чем планировалось, потому при постановке стратегической цели следует определиться как с четкими временными рамками, так и с другими ресурсами, назначив ответственных исполнителей, сроки и промежуточные векторы, по которым можно определить правильность движения по курсу. И оперативное, и тактическое, и стратегическое управления для руководителя любого ранга необходимы. Однако опираться только на какой-то один рычаг весьма неразумно.

1. 3 Методика стратегического, оперативного и тактического управления таможенным делом

 

Общее руководство в таможенном деле включает в себя выбор стратегии и тактики осуществления таможенного дела, определение его основных направлений, конкретных составных частей, координацию и контроль за их развитием, акцентирование внимания на тех или иных сторонах и участках таможенной деятельности, имеющих значение для экономического Суверенитета и экономической безопасности России. Таможенные органы составляют единую федеральную централизованную систему и включают федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела, региональные таможенные управления; таможни; таможенные посты. В систему таможенных органов также входят не являющиеся правоохранительными органами учреждения, которые учреждаются для обеспечения деятельности таможенных органов .          Важным компонентом управления является сам процесс управления. Процесс управления - это деятельность органов и аппаратов управления, направленная на достижение целей таможенных органов путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления.          Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение идентичных действий всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.         Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.     Управление в таможенных органах опирается как на объективные экономические законы и законы управления, так и на формирующуюся на их основе единую систему интересов всех участников оперативно-служебной деятельности: общественных, коллективных и личных. Важной особенностью управления является то, что оно играет созидательную роль, повышая эффективность таможенной деятельности.     Законы управления отражают общие, существенные и необходимые связи между элементами и подсистемами системы управления, происходящими в ней процессами и внешней средой. Они объективны и не зависят от сознания и воли людей.         Знание законов управления позволяет учитывать их требования при создании систем управления и при организации их функционирования. К ним относятся:             - закон единства системы управления;       - закон пропорциональности;         - закон оптимального соотношения централизации функций управления;            - закон соотносительности управляющей и управляемой систем. Действие закона единства системы управления проявляется в неразрывной цепи отношений управления от высших органов системы государственного управления до низших ее звеньев; в непрерывности, ритмичности, согласованности всех стадий, операций и этапов процесса управления; в единстве управления всеми составными частями глобальных целей и интересов людей; в единстве функций и методов управления; в единстве требований к сотрудникам аппарата управления.    Закон пропорциональности профессиональной деятельности и управления определяет, что важнейшей задачей управления является обеспечение оптимального пропорционального функционирования управляющей и управляемой систем, организация непрерывного сопряжения составных частей системы. Пропорциональность измеряется тем, насколько полно и четко будет обеспечена управлением основная деятельность системы - таможенное оформление и таможенный контроль, осуществление других функций, чтобы она могла с минимально возможными затратами дать необходимый эффект.          Закон оптимального соотношения централизации предполагает такое построение системы управления и такую организацию ее функционирования, при которой существует непрерывная и достаточно устойчивая подчиненность каждого нижестоящего звена системы таможенных органов центральным органам управления. Централизованное управление не означает предельно жесткой регламентации деятельности всех звеньев системы. Для каждого этапа развития системы существует свой оптимальный уровень централизации, под которым понимается максимальное соответствие форм централизации управления реальным потребностям системы, выражающим уровень ее развития.        Суть закона соотносительности управляющей и управляемой систем состоит в требовании обеспечения соответствия управляющей системы управляемой.Изменение этой соотносительности происходит под воздействием различных факторов, главным образом организационных и экономических. Прежде всего, уровень развития и функционирования управляющей системы должен соответствовать уровню оперативно-служебной деятельности управляемой системы.      Через законы раскрываются содержание теории управления, основные функции, методы и структуры, а также особенности процесса управления. Поэтому главным в использовании законов управления является системный подход. Он позволяет системно выразить их требования и определить оптимальный вариант функционирования и развития всей системы.  В настоящее время в таможенной системе наблюдается совершенствование динамических характеристик управления, прежде всего, за счет внедрения автоматизированных систем и информационных технологий управления.

2 ОСНОВНЫЕ ПОДХОДЫ К  УПРАВЛЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТАМОЖЕННЫХ  ОРГАНОВ 

2. 1 Процессно-ориентированный  подход и логистический подход  к управлению деятельностью таможенных  органов

 

Процессный подход позволяет уменьшить число уровней иерархии и объединять ряд частных функциональных подзадач в рамках целостного охвата задачи. При этом каждый сотрудник отвечает за свою часть работы и осуществляет самоконтроль. В результате происходят упрощение и ускорение процессов и оптимизация расходов всех видов ресурсов.  Процесс – это деятельность, для которой должны быть определены:  - ценность этой деятельности для организации в целом;    - ценность результатов деятельности для потребителей (внешних и внутренних);            - руководитель, отвечающий за результативность и эффективность;  -ресурсы, необходимые для выполнения (персонал, оборудование, программное обеспечение, среда, информация и т. д.).    На сегодняшний день выделяют три основных группы процессов:  -сквозные процессы, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений (сквозные процессы часто называют межфункциональными);          -процессы (подпроцессы) подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации (такие процессы называют внутрифункциональными);     -операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, которые, как правило, выполняются одним человеком. Для управления процессом назначается должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия.          Процессно-ориентированный подход к управлению позволяет получить структуру, деятельность которая направлена на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента.      То есть суть этого процесса в таможенных органах, это постоянное увеличение эффективности имеющихся у таможенных органов ресурсов, уменьшение времени прохождения таможенного контроля, без понижения его эффективности, использование в полной мере системы управления рисков и т. д.            Необходимость логистической организации таможенного дела объясняется большими и все возрастающими масштабами ВЭД, все более полной интеграцией экономики РФ в мировое экономическое сообщество. Таможенная логистика – это ряд мероприятий, основная задача которых решить вопросы различного рода связанные с организацией и документальным обеспечением доставок грузов между странами.    В состав таможенной логистики входят проверка грузов на соответствие декларации, проведение рейсов, подготовка всех необходимых документов, и многое другое.         К таможенной логистике относят следующие действия:    - помощь в заполнении декларации;       - послетаможенное сопровождение грузов;      - перечень услуг по ответственному хранению товаров и грузов;   - оценка грузов экспертами, необходимая для заполнения декларации;  - документация, лицензирование и сертификация на товары и ввозимую продукцию.           В общем случае все методы и средства таможенной логистики направлены на оптимизацию внешнеэкономической деятельности.   Логистический подход к управлению деятельностью таможенных органов, как и любой другой деятельности, основан на принципе глобальной оптимизации, интеграции и взаимодействия (координации) всех участников и процессов такой деятельности с целью создания дополнительной ценности для потребителей и всех заинтересованных сторон.     По мнению ряда ученых «Логистический подход состоит в установлении адекватности информационного и материального потоков, определении технологии оптимального перемещения ресурсов и товаров, выработке требований к качеству товаров и их упаковке, выявлений центров возникновения потерь времени, нерационального использования материальных и трудовых ресурсов, оборудования и помещений».  Сохраняя смысловую направленность данного определения, по отношению к таможенной деятельности его можно было бы перефразировать так: логистический подход к организации таможенного дела состоит в установлении адекватности материальных, информационных и финансовых потоков, определении технологии оптимального перемещения товаров через таможенную границу, выработке стандартных требований как к таможенным процедурам, так и участникам ВЭД.      Применение логистического подхода к управлению таможенных органов позволяет:           - выявить нерациональное распределение функций между структурными подразделениями и устранить это;      - исключить дублирование и разрывы в информационных потоках при принятии управленческих решений;        - повысить эффективность управления основными организационными процессами в таможенных органах за счет упрощения или минимизации процедур, не приносящих добавленной ценности;      - устранить недостаточную проработанность или отсутствие нормативной базы, определяющей функции и ответственность сотрудников структурных подразделений таможенных органов.     В основу логистического подхода к управлению таможенными органами должно быть положено управление результативностью, охватывающее все иерархические уровни управления и процессы.  Логистический подход помогает понять движущие силы организации и уровень потребления ресурсов, что позволяет контролировать и планировать будущие результаты деятельности исходя из системных показателей.