Организационная деятельность таможенных органов

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия — их создает другая функция управления — организация.

Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой и создаются условия для выполнения разработанных в процессе планирования планов.

Сущность этой функции состоит в создании системы сил и средств, установлении   необходимых связей и отношений между исполнителями, в

определении рациональных форм и методов их деятельности.

Функция управления "организация" в таможенных органах реализуется посредством выполнения таких управленческих работ (операций) как постановка задач по выполнению решений и разработанных планов; организация взаимодействия; подготовка исполнителей, включающая их обучение, а также проведение других мероприятий по всестороннему обеспечению выполнения планов.

Под регулированием следует понимать основную функцию управления, посредством которой возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются отклонения от параметров, заданных при планировании.

Регулирование осуществляется на основании результатов обратной связи. Оно может реализовываться путем поддержания взаимодействия, координации, перераспределения усилий, а также мотивацией и стимулированием отдельных сотрудников и коллективов.

Реализация функции управления "регулирование" включает исполнение таких управленческих работ (операций) как анализ результатов контроля; принятие решения на регулирование; доведение решений в виде задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности регулирования.

Сущность функции учета состоит в накоплении, систематизации и первичной обработке информации о текущем состоянии управляемой системы, направлении и темпах ее движения, о достигнутых результатах и переменных проблемах.

Для того чтобы определить правильно ли выполняются планы, каковы условия и результаты их выполнения, существует контроль.

Контроль — это основная функция управления, посредством реализации которой осуществляется наблюдение за процессом функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, условиях, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени.

Контроль за реализацией принятых решений направлен на выявление соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное внесение в зависимости от изменений обстановки необходимых коррективов в ранее принятые решения и утвержденные планы.

Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

Контроль ведется в двух направлениях: с одной стороны, начальник таможенного органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой — совместно с ними по единому плану проверяет деятельность структурных подразделений.

Для реализации функции "контроль" требуется выполнить такие управленческие работы как определение объектов, сроков, методов контроля; определение исполнителей контроля и их подготовка; подготовка объекта контроля; осуществление контроля; обработка данных контроля и их реализация.

Контроль необходим не только при рассмотрении результатов исполнения управленческих решений, но и для анализа и оценки управления в целом. Все эти функции управления находятся в неразрывной связи друг с другом и представляют собой единое целое.

Таким образом, управление в таможенных органах — это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации всей оперативно-служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.

К специфическим функциям управления в таможенных органах относятся следующие функции:

• функция управления таможенной деятельностью (управление таможенным оформлением и таможенным контролем, правоохранительной деятельностью, экономической деятельностью, деятельностью по правовому регулированию и научно-техническому развитию).
• функция управления финансово-экономической деятельностью (управление финансовой деятельностью и управление бухгалтерской деятельностью).
• функция управления социальной деятельностью (управление кадровой, трудовой и психолого-педагогической деятельностью, а также социальным обеспечением).
• функция управления административно-хозяйственной деятельностью (управление административной деятельностью.
• Управление развитием таможенной инфраструктуры и капитальным строительством.
• Управление всесторонним материально-техническим обеспечением).

Таким образом, специфические функции управления в таможенных органах обусловлены самой сущностью оперативно-служебной деятельности и ее многогранностью.

В современной организации таможенного дела все большее значение приобретает совершенствование организационной структуры таможенных органов, адекватной их функциональному назначению. Эти факторы оказывают решающее воздействие на качественное состояние организации таможенного дела, результативность и последствия его осуществления. Поэтому на основе данных исследований необходимо рассмотреть сложившуюся организационную структуру таможенных органов.

1.3 Организационная структура. Понятие, типы.

   Развитие системы таможенных  органов России тесно связано  с решением управленческих проблем, т.к. управление всегда начинается с установления четких взаимосвязей между отдельными звеньями той, или иной организации, распределения между ними прав и ответственности. Организационное оформление этих вопросов предполагает разработку оптимальной организационной структуры управления таможенными органами.

Под организационной структурой управления чаще всего понимают упорядоченную совокупность элементов иерархической системы управления и их взаимоотношений друг с другом, обеспечивающих развитие этих элементов как единого целого.

При анализе организационных структур управления в них выделяются следующие    элементы:   звенья   управления,   уровни   управления  и их

взаимоотношения.

  К звеньям управления в системе таможенных органов относятся:  ФТС России, управления и самостоятельные отделы ФТС России, РТУ, отделы РТУ, таможни, отделы таможен, таможенные посты и отдельные специалисты, выполняющие соответствующие профессиональные и управленческие функции. Эти звенья управления находятся на соответствующих уровнях иерархии управления.

 Под уровнем управления понимается совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией.

  Структура управления в единой системе таможенных органов состоит из четырех уровней: ФТС России, РТУ, таможни и таможенные посты.

При этом чаще всего могут рассматриваться следующие каналы управленческих взаимоотношений: 1) ФТС России – РТУ; 2) РТУ – таможни; 3) начальник таможни – отделы таможни; 4) отдел таможни – отдел таможни; 5)таможня – таможенный пост; 6) таможенный пост – таможенный пост;

7) таможня – таможня; 8) ФТС России  – таможня.

  В центре таких взаимоотношений – таможня с ее начальником, отделами и таможенными постами. Это не случайно, ибо здесь решаются основные вопросы таможенной деятельности.

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены задачи и функции управления, а,  следовательно – права и ответственность за их выполнение. С этих позиций организационную структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в которой происходит процесс управления, направленный на достижение поставленных целей.

 Между звеньями и уровнями управления складываются следующие виды взаимоотношений:

1 Вертикальные управленческие отношения (ФТС России – РТУ; РТУ – таможня; начальник таможни – отделы таможни; таможня – таможенный пост; ФТС – таможня). Вертикальные отношения предполагают, прежде всего, взаимоотношения между руководителями и его подчиненными, когда часто вырисовывается так называемая линейная субординация: все нижестоящие по уровням управления звенья находятся в подчинении у руководителя, находящегося на более высоком уровне управления. Это так называемые линейные отношения.

  Вертикальные отношения в  системе таможенных органов существуют  не только между линейными  звеньями организационной структуры, но и между функциональными звеньями, связанными отношениями субординации. Такие взаимоотношения проявляются тогда, когда, например, управленческие звенья, предназначенные для выполнения определенной функции управления, находятся в функциональном (по роду профессиональной деятельности) подчинении у аналогичного вышестоящего управленческого звена (Приложения Б и В).

   Например, начальник отдела  кадров таможни находится в  линейном подчинении (вертикальные  линейные взаимоотношения) у заместителя  начальника таможни по работе с личным составом, у начальника таможни и у других вышестоящих линейных руководителей.

   В функциональном же подчинении (вертикальные функциональные взаимоотношения) начальник отдела кадров таможни  находится у начальника отдела  кадров РТУ, а также у начальника Управления кадров и учебных заведений ФТС России. Здесь уже управленческое воздействие носит больше рекомендательный характер. Одновременно с этим тот же начальник отдела кадров таможни является линейным руководителем по отношению к сотрудникам своего отдела.

   Таким образом, приведенный  пример показывает сложную иерархию  вертикальных взаимоотношений. Помимо  этого они включают в себя  и так называемые отношения  управленческого аппарата, работающего  в виде института советников  и помощников под началом линейного и функционального руководителя. Должностные обязанности советников (помощников) при этом состоят в разработке рекомендаций и советов.

   Но вместе с тем им  предоставляются порой определенные  права и полномочия. Например, советнику (консультанту) линейного руководителя может быть разрешено вступать в отношения с начальниками отделов того же подразделения от имени и по поручению линейного руководителя, выражая волю и желания последнего. В этом случае помощник осуществляет полномочия, которыми обладает линейный руководитель. Не располагая лично этими полномочиями, помощник не принимает решения, но его обязанность состоит в предоставлении рекомендаций своему непосредственному руководителю по тем или иным оперативно-служебным вопросам. Поэтому к его мнению начальники отделов могут отнестись как возможному мнению начальника управления.

      Это хороший метод  обучения и подготовки помощников  будущих руководителей, способ экономии  рабочего времени высшего звена  руководителей, освобождение их  от рутинной, чисто административной работы.

 Линейная и функциональная организационная структуры управления наиболее характерны для вертикальных управленческих взаимоотношений. Принцип единоначалия предполагает, что подчиненные выполняют распоряжение только  одного руководителя. Вышестоящий орган правления не имеет права отдавать распоряжения, каким либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.

 В числе преимуществ линейной  организации выделяют: ярко выраженную  систему вертикальных связей; ответственность; четкое распределение обязанностей  и полномочий; оперативный процесс  принятия решений; простоту в  понимании и использовании указаний; возможность поддерживать необходимую дисциплину; личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности его подразделения. Этот тип управленческой структуры ведет формированию стабильной и прочной организации.

 К недостаткам линейного  построения организационной структуры управления относятся: негибкость, жесткость; неприспособленность к дальнейшему росту организации; волокита при рассмотрении вопросов, в решении которых задействованы несколько подразделений (по горизонтали); повышенная зависимость результатов работы от личных и деловых качеств руководителей; большая перегрузка информацией, огромный поток бумаг, множественность контактов с подчиненными, вышестоящими и смежными организациями.

Функциональная организационная структура управления требует создания подразделений для выполнения определенных функций на всех уровнях управления. Каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнение отдельных видов управленческой деятельности (функций). Выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Функциональная организация существует наряду с линейной, что создает двойное подчинение для исполнителей, решения по общим вопросам принимаются коллегиально. Функциональная специализация  аппарата управления, а именно ей в последнее время начинают уделять все большее внимание в таможенных органах, повышает эффективность его деятельности. Вместо универсальных руководителей, которые должны разбираться в особенностях всех функций управления,  появляется штат специалистов, имеющих высокую компетентность в своей области и отвечающих за определенное направление деятельности. Так появляются функциональные службы, к которым в таможенных органах можно отнести кадровую службу (Управление кадров и учебных заведений ФТС России, отделы кадров и отделы подготовки кадров таможенных органов), финансовые службы, службы по борьбе с таможенными правонарушениями, службы материально-технического снабжения и др. В этих условиях приобретает важное значение функция управления деятельностью руководителей служб, т.е. организация межфункциональной координации управленческой деятельности.